Účetní knihy pro daňovou evidenci

Pokud máte povinnost vést daňovou evidenci, jistě vám přijde vhod náš výčet účetních knih v rámci daňové evidence. Přečtěte si tento článek a zjistěte, jaké knihy je potřeba vést a co musí obsahovat.

Co je daňová evidence a kdo ji musí vést?

Daňová evidence nahrazuje dřívější jednoduché účetnictví a slouží ke stanovení základu daně a také pro výpočet výše daně z příjmů fyzických osob. Upravuje ji zákon o daních z příjmů. Kdo je tedy povinen vést daňovou evidenci?  Daňovou evidenci musí vést podnikatelé, kterým zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví neukládá povinnost vést účetnictví a kteří zároveň neuplatňují výdaje paušálem.

Jaké knihy jsou součástí daňové evidence?

V následujících řádcích si přiblížíme, co je to deník daňové evidence (evidence příjmů a výdajů), kniha pohledávek a závazků, kniha přijatých a vydaných faktur, kniha zásob, evidence mezd a kniha jízd a také co musí dané knihy obsahovat.

Deník příjmů a výdajů (peněžní deník)

Nedílnou součástí daňové evidence je deník daňové evidence, nazývaný také jako deník příjmů a výdajů. Podnikatelé v deníku příjmů a výdajů evidují veškeré daňové příjmy a daňově účinné výdaje, které souvisí s podnikatelskou činností. V deníku není nutné rozlišovat, jestli se jedná o příjmy nebo výdaje v hotovosti nebo pohyby na účtech, je však nutné rozlišit příjmy a výdaje neovlivňující základ daně a příjmy a výdaje daňově účinné, tedy ty, které ovlivňují základ daně.

Forma deníku není nijak zákonem upravena, můžete mít jedinou knihu pro všechny subjekty, s nimiž spolupracujete, nebo také knihu pro každý subjekt zvlášť. Deník příjmů a výdajů můžete jednoduše vést například v Excelu nebo si pořídit speciální software. Co musí deník daňové evidence obsahovat?

Každý daňový výdaj v peněžním deníku musí být doložený příslušným dokladem. Na dokladech musí být uvedeno datum a musí být očíslovány. V deníku musí být uvedený také popis uskutečněných transakcí a přehled o úpravách zvyšujících nebo snižujících základ daně.

Pro interní účely firmy můžete do daňové evidence přidat i další kolonky, díky kterým budete mít ještě lepší přehled o detailech jednotlivých příjmů a výdajů. Může se jednat například o příjmy z kapitálového majetku nebo příjmy z pronájmu.

Kniha pohledávek a závazků

Další důležitou knihou pro daňovou evidenci je kniha pohledávek a závazků, do které podnikatelé zaznamenávají, komu dluží a kdo dluží jim a jakou částku. Součástí knihy jsou pohledávky a závazky založené na fakturách, pokladních dokladech nebo výpisech z účtů. Pohledávky a dluhy se uspořádávají chronologicky.

Kniha přijatých a vydaných faktur

Základem evidence pohledávek a závazků je kniha přijatých a vydaných faktur. Co musí obsahovat?

• Datum přijetí nebo vystavení faktury
• Číslo faktury
• Číslo dokladu, kterým byla faktura uhrazena
• Popis účetního případu (odběratel/dodavatel)
• Částka
• Datum úhrady a datum splatnosti

Kniha zásob

Díky knize zásob mají podnikatelé přehled o zásobách firmy. Do knihy se zaznamenávají zásoby bez ohledu na způsob jejich nabytí. Kromě zásob se zapisuje také drobný hmotný majetek, jehož doba použitelnosti přesahuje jeden rok. Co musí karta zásob obsahovat?

• Druh zásoby
• Cena zásoby
• Množství přijaté na sklad
• Množství vydané ze skladu
• Zůstatkové množství na skladu

Evidence majetku

Do evidence majetku podnikatelé zaznamenávají dlouhodobý hmotný, nehmotný a finanční majetek a také daňové odpisy, které k němu náleží. Úkolem evidence dlouhodobého majetku je zaznamenat pořízení, opotřebení a vyřazení dlouhodobého majetku a také poskytnutí podkladů pro kontrolu stavu dlouhodobého majetku.

Evidence mezd

V případě, že podnikatel zaměstnává další osoby a uzavřel s nimi zaměstnanecký poměr, vzniká mu povinnost sledovat jejich docházku a zodpovídá také za správný výpočet mezd. Co evidence mezd zahrnuje?

• Osobní karta zaměstnance
• Mzdový list
• Zápočtový list
• Zúčtovací a výplatní listina
• Kniha mezd

Kniha jízd

Podnikatelé, kteří vedou daňovou evidenci a využívají k podnikání automobil, by měli vést také knihu jízd. Kniha jízd je účetním dokladem, na kterém jsou zaznamenané údaje o jednotlivých jízdách vozidla v obchodním majetku nebo soukromého automobilu, který je používaný k podnikání. Co musí obsahovat kniha jízd?

• Informace o vozidle (typ automobilu, SPZ, průměrná spotřeba pohonných hmot)
• Datum cesty
• Čas odjezdu a příjezdu
• Destinace
• Účel cesty
• Ujeté kilometry
• Bezpečnostní přestávky
• Údaje o čerpání pohonných hmot

Softwary pro daňovou evidenci

Většinu potřebných knih můžete vést například v Excelu, pokud však chcete ušetřit čas, můžete také začít používat některý ze softwarů, díky kterým bude vedení daňové evidence jednodušší než kdy dříve. Vyzkoušet můžete například program POHODA, MONEY S3, STEREO nebo iucto.cz.

Chcete se o daňové a účetní problematice dovědět více? Účetnictví a daně jednoduše a v souvislostech můžete nalézt na TAXART CZ s.r.o.

Ing. Zita Drábková, Ph.D., MBA – daňový poradce TAXART CZ s.r.o., odborný asistent, Metropolitní univerzita, e-mail: drabkova@taxart.cz, www stránky: www.taxart.cz