11. díl: Jak být dobrým lídrem: Jak nastavit ve firmě rozhodovací proces
Přijmout v podnikání rozhodnutí je momentem, který firmu směruje k novým možnostem i výzvám. Proto je dobré následovat několik osvědčených kroků, které vás tímto procesem provedou. A ačkoli je rozhodování nejčastěji v rukou majitelů firem, je dobré rozhodovací kompetence rozdělit i mezi zaměstnance, kteří se tak mohou pracovně rozvíjet. Tím snadno zvýšíte i jejich loajalitu firmě.
Rozhodování je o příležitosti posunout firmu novým směrem
Mít firmu znamená rozhodovat se dnes a denně. Jedině tak se může podnik posouvat a reagovat na nově vzniklé situace. A to nejen ohledně témat, ke kterým máte vzhledem ke svému podnikání patřičné know-how. Často se musíte rozhodovat i v otázkách, které jsou vašemu oboru na míle vzdálené. Proto je dobré mít alespoň základní povědomí o úskalích rozhodovacího procesu včetně toho, jak rozhodování nastavit u vás ve firmě.
V rozhodování jde o posouzení vstupních informací, na základě kterých následně vyberete pro vás nejvhodnější řešení. Jak praví teorie, v rámci rozhodovacího procesu se může jednat o posouzení jak dobře tak i špatně strukturovaných problémů. Neboli problémů, které jsou buď opakující se a lze je mnohdy i dobře kvantifikovat, nebo naopak problémů, které jsou úplně nové a nemáte pro ně v historii své firmy žádné obdobné srovnání. Pro obě skupiny však slouží následující kroky rozhodovacího procesu:
Jaké jsou jednotlivé fáze rozhodovacího procesu?
Definujte si problém
V první řadě je potřeba správně identifikovat a pojmenovat, s jakým problémem se potýkáte. V manažerských příručkách je často zmiňováno, že problém byste měli definovat co nejúžeji. Nezapomeňte však taky na kontext situace, kterou řešíte a na lidský faktor, který může mnohdy s definicí problému až překvapivě zamávat.
Problém dostatečně zanalyzujte
Ať už si problém definujete jako čistě kvantifikovatelnou záležitost nebo zapojíte širší kontext, je potřeba o dané skutečnosti zjistit co nejvíce relevantních informací. Jak bylo napsáno výše, může se jednat o problém, který už jste v minulosti řešili. Pak máte z poloviny vyhráno. U nových témat bude však analýza problému vyžadovat více času, úsilí i zapojení širšího týmu, který se bude problémem zabývat.
Projděte všechny alternativy řešení
Do řešení problému byste měli ideálně zapojit všechny členy týmu, kterých se situace týká. A právě jejich názor budete potřebovat při zvažování možných alternativ řešení. Ne nadarmo se říká, že víc hlav víc ví. Nezapomenete tak zvážit zajímavá řešení a pohledy, které by vás vůbec nenapadly.
Ke zvážení všech možných řešení vám mohou posloužit manažerské techniky jako brainstorming a brainwriting. Brainstorming je forma hledání řešení, kdy tým společně vymýšlí co nejvíce alternativ a z těch následně vybírá. Podobné je to i u brainwritingu, jen s tím rozdílem, že schůzka neprobíhá osobně, ale účastníci setkání píší své návrhy například do sdíleného online dokumentu, který se často stává rovnou zápisem z takového setkání.
Vyberte pro vás nejvhodnější řešení
V tomto kroku už by měl být uzavřen prostor pro další nápady a tým by se měl soustředit na výběr řešení. Jak bylo zmíněno výše, vybrat byste měli takový návrh, který vám nejvíce vyhovuje, a to jak v souvislosti s aktuální situací, tak i se strategickým směřováním firmy.
Velkou roli bude hrát také váš vztah k riziku. Tedy zda máte spíše sklon zvolit odvážnější kroky, nebo je pro vás důležitá jistota a vyšší riziko nepřipadá v úvahu. Co tým, to jiné řešení a může se stát, že zatímco kdysi jste daný problém řešili jednou cestou, nyní je pro vás vhodnější jiný způsob, jak se se situací vypořádat.
Přejděte k realizaci
Dost bylo schůzek a porad. Je čas přijmout reálné kroky. Ty by měly vyplynout z vybraného řešení. Budete jej však ještě muset doplnit o atributy jako:
- určení osob, které budou mít realizaci na starosti,
- jaké budou jejich role a odpovědnosti,
- jaký bude pro dané řešení rozpočet
- a v neposlední řadě harmonogram jednotlivých kroků realizace.
K tomu slouží řada metod projektového řízení, kterými se můžete inspirovat.
Dejte si zpětnou vazbu
V podnikání se žádné kroky nevyhnou zpětnému zhodnocení. Přineslo vám vybrané řešení to, co jste očekávali, nebo musíte situaci přehodnotit a ujmout se problému jinak? Nebuďte překvapení, pokud se budete muset vrátit na úplný začátek, znovu definovat problém a doslova začít od píky. Podmínky podnikání se mohou měnit ze dne na den a některé obory jsou skutečně velmi dynamické.
Přidělení rozhodovacích kompetencí motivuje a rozvíjí zaměstnance
I když rozhodování je většinou považováno za doménu majitelů a ředitelů firem, není dobré podceňovat ani důležitost delegování této kompetence jednotlivým zaměstnancům. Především ve velkých firmách je témat k rozhodování opravdu hodně a delegováním pravomocí včetně rozhodování si tak můžete značně ulehčit práci a vyvarovat se stresu.
Rozdělením kompetencí dáte členům svého týmu příležitost růst, čímž získáte zkušené a zainteresované zaměstnance. Právě nedostatek rozhodovacích pravomocí bývá totiž zaměstnanci zmiňován jako jedna z příčin syndromu pracovního vyhoření. Přidělení rozhodovacích kompetencí se tak může stát dobrou prevencí proti odchodu nadějných zaměstnanců z vaší firmy.
- V rozhodování jde o posouzení vstupních informací, na základě kterých následně vyberete pro vás nejvhodnější řešení.
- Začněte tím, že definujete problém a dostatečně jej zanalyzujete. Poté projděte všechny alternativy řešení a vyberte pro vás nejvhodnější řešení.
- Přejděte k realizaci a přijměte reálné kroky. Určete osoby, které budou mít realizaci na starosti, a definujte, jaké budou jejich role a odpovědnosti. Stanovte pro dané řešení rozpočet a harmonogram jednotlivých kroků realizace.
- Po realizaci nezapomeňte na zpětnou vazbu.
- I když rozhodování je většinou považováno za doménu majitelů a ředitelů firem, není dobré podceňovat ani důležitost delegování této kompetence jednotlivým zaměstnancům. Rozdělením kompetencí dáte členům svého týmu příležitost růst, čímž získáte zkušené a motivované zaměstnance.