Povinnosti mzdové účetní na konci roku
Ke konci roku musí mzdová účetní provést řadu kroků, které jsou nutné proto, aby měla společnost všechny dokumenty v pořádku a za své zaměstnance splnila nejen daňové povinnosti, ale také povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám a České správě sociálního zabezpečení.
Pro mzdovou účetní nebo účetního je klíčové udělat tyto úkony:
Zpracovat mzdové listy
Podle § 38j zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů je osoba zodpovědná za správu mzdové agendy povinná vést pro poplatníky mzdové listy, rekapitulaci o sražených zálohách a dani sražené podle zvláštní sazby daně za každý kalendářní měsíc i za celé zdaňovací období. Mzdové listy je nutno archivovat po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.
Roční zúčtování záloh na daň z příjmů FO ze závislé činnosti
Poplatník, který během daného období pobíral mzdu od jednoho nebo více zaměstnavatelů postupně, může požádat o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění od posledního zaměstnavatele. Toto je možné nejpozději do 15. února následujícího roku. Další podmínkou je podpis prohlášení k daňovým zvýhodněním (kterým typicky je daňové zvýhodnění na dítě). Pokud však poplatník podá nebo je povinen podat daňové přiznání, zaměstnavatel roční zúčtování neprovede.
Pokud poplatník neuplatňuje daňové zvýhodnění a má přeplatek z ročního zúčtování záloh, zaměstnavatel mu tento přeplatek vrátí nejpozději při zúčtování mzdy za březen následujícího roku, pokud je celková výše přeplatku více než 50 Kč. Zaměstnavatel pak sníží své nejbližší odvody záloh o vrácený přeplatek, nebo požádá o jeho vrácení u správce daně.
Vystavení potvrzení o zdanitelných příjmech
V případě, kdy si zaměstnanec vyplňuje daňové přiznání, tak potřebuje od svého zaměstnavatele potvrzení o zdanitelných příjmech. Toto potvrzení je dostupné na internetových stránkách Finanční správy.
Z praktického pohledu je výhodné potvrzení vyplnit elektronicky a dokument opatřit digitálním podpisem. Tento postup ušetří práci nejen mzdové účetní, ale také zaměstnanci. Dokument slouží zaměstnanci, který podává daňové přiznání, k prokázání výše příjmů ze zaměstnání, neboť ho zaměstnanec použije jako povinnou přílohu.
Potvrzení zaměstnavatele o úhrnu vyměřovacích základů
Zaměstnavatel je povinen písemně potvrdit zaměstnanci na jeho žádost úhrn vyměřovacích základů za kalendářní rok, z nichž bylo za zaměstnance odvedeno pojistné na sociální zabezpečení. Toto je důležité, protože existuje maximální vyměřovací základ pro sociální pojištění, který určuje maximální částku, kterou fyzická osoba musí odvést státu na sociálním pojištění.
Pokud totiž OSVČ příslušné správě sociálního zabezpečení doloží, že dosáhla maximálního vyměřovacího základu pro zaměstnance, nemusí platit od měsíce, kdy tuto skutečnost doložila, zálohy na pojistné, a to až do kalendářního měsíce, který předchází kalendářnímu měsíci, ve kterém byl nebo měl být podán přehled za kalendářní rok, který následuje po kalendářním roce, v němž OSVČ tohoto maximálního vyměřovacího základu dosáhla.
Pokud je osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ) zároveň zaměstnancem a celkový vyměřovací základ přesáhne tento maximální limit, sníží se nejprve vyměřovací základ OSVČ. Pokud je přebytek stále vyšší, sníží se vyměřovací základ ze zaměstnání.
Zaměstnavatel je povinen toto potvrzení vydat do 8 dnů od obdržení žádosti.
Vyúčtování daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti
Vyúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti je zákonnou povinností, kterou musí splnit každý plátce daně (zaměstnavatel). Toto vyúčtování musí být podáno do dvou měsíců po skončení kalendářního roku v listinné podobě, nebo elektronicky do 20. března. Pokud zaměstnavatel podává vyúčtování za část zdaňovacího období, postupuje dle lhůt uvedených v zákoně č. 280/2009 Sb., daňový řád.
Uvedené vyúčtování je povinné pro zaměstnavatele, kteří zúčtovali nebo vyplatili příjmy ze závislé činnosti (zaměstnání). Nicméně, pokud zaměstnavatel srážel z příjmů ze závislé činnosti pouze daň vybíranou srážkou podle zvláštní sazby daně, povinnost podání tohoto vyúčtování neplatí.
Povinnost oznámit krajské pobočce úřadu práce plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením
Zaměstnavatelé s více než 25 zaměstnanci jsou povinni zaměstnávat osoby se zdravotním postižením ve výši 4 % z celkového počtu zaměstnanců. Tato povinnost může být splněna:
- zaměstnáváním těchto osob,
- odvodem do státního rozpočtu,
- nebo odebíráním výrobků nebo služeb od určitých zaměstnavatelů (jedná se o zaměstnavatele na chráněném trhu práce, kteří zaměstnávají určitý podíl zaměstnanců s nějakým druhem zdravotního postižení) nebo osob se zdravotním postižením.
Povinnost může být splněna kombinací těchto způsobů.
Plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením, včetně způsobů plnění, je zaměstnavatel povinen do 15. února následujícího roku písemně ohlásit krajské pobočce Úřadu práce, v jejímž územním obvodu je sídlo zaměstnavatele, který je právnickou osobou, nebo bydliště zaměstnavatele, který je fyzickou osobou.
Vedení evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP)
Zaměstnavatelé jsou povinni každý rok do 30. dubna předat svým zaměstnancům Evidenční list důchodového pojištění (ELDP). Tento dokument, který lze vyplnit online na ePortálu ČSSZ, je souhrnnou evidencí příjmů a odpracovaných dní zaměstnance za uplynulý rok. Je určen pro účely důchodového pojištění a je elektronicky zaslán ČSSZ. Zaměstnavatel vytvoří dva stejnopisy ELDP, jeden pro svou evidenci a druhý pro zaměstnance. Tuto povinnost stanovuje zákon č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
Stejnopisy evidenčních listů je nutno archivovat po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají.
Příprava prohlášení poplatníka
Aby mohl získat zaměstnanec slevu na poplatníka a další daňové slevy, tak musí u zaměstnavatele do 15. února daného roku podepsat prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti. Zaměstnanci tento formulář hovorově označují jako tzv. „růžový formulář“.
Vyplnit statistické výkazy pro ČSÚ
Český statistický úřad vybírá různé společnosti, které jsou mu pak povinny poskytovat data potřebná pro činnost ČSÚ. Tento úřad si nejčastěji vybírá společnosti s větším počtem zaměstnanců a s vyšším obratem. Vyplňování výkazů je povinné, právnická osoba vykonává tuto činnost na vlastní náklady. Při nedodržení této povinnosti může dostat účetní jednotka pokutu až do výše 100 tis. Kč.
Autoři:
Lukáš Jankovec
Pracuje v EKP Advisory od začátku roku 2023 na pozici asistent daňového poradce. Lukáš je studentem Fakulty financí a účetnictví na VŠE, program Zdanění a daňová politika. V roce 2021 studoval také na škole Zhaw school of management and Law ve Švýcarsku. Lukáš je aktivní v psaní odborných článků. Domluví se anglicky a německy.
Zuzana Tregnerová
Je součástí teamu EKP Advisory, s.r.o. od roku 2017. Její hlavní specializací je řešení daňových sporů s finančním úřadem ve věci daňových kontrol, zajišťovacích příkazů a odvolacích řízení. Má dlouholeté know-how ve zpracování správních žalob i kasačních stížností. Při řešení této problematiky je v případě potřeby zvyklá úzce spolupracovat s advokátními kancelářemi. Mimo uvedené má zkušenosti z oblasti daně z příjmů právnických osob, spotřební daně, mezinárodního zdanění, DPH, dotační problematiky, nemovitostních daní a likvidace společností.
Zuzana Tregnerová je velice zkušenou daňovou poradkyní – členkou KDP ČR je již od roku 2007. Z důvodu své specializace v KDP ČR je členkou sekce správy daní, DPH, mezinárodního zdanění a nemovitostních daní.
