Optimalizace mzdových nákladů – náhrady a benefity
Mzdové náklady představují významnou složku hrubých nákladů společnosti. Zaměstnavatelé proto ve snaze snížit náklady a minimalizovat současné výdaje mohou učinit rozhodnutí, která budou znevýhodňovat zaměstnance, nebo budou dokonce bránit budoucímu rozvoji organizace. Jak tedy optimalizovat mzdové náklady, aby byly přínosné nejen z hlediska ekonomického, ale i sociálního?
Je třeba si uvědomit, že rozhodnutí týkající se osobních nákladů jsou přijímána dlouhodobě a mají dopad na budoucí práci organizace. Optimalizace mzdových nákladů není jen o snižování počtu zaměstnanců nebo o snižování jejich mezd. Principem optimalizace mzdových nákladů je zajištění rovnováhy, která zahrnuje spravedlivé odměňování zaměstnanců, což je zásadní faktor pro udržení kompetentní pracovní síly.
Zaměstnavatelé často vybírají benefity s ohledem na jejich daňový režim. Nejčastěji poskytují příspěvky na stravování a volnočasové aktivity, vzdělávací kurzy a týden dovolené navíc. Některé benefity podléhají stejnému daňovému režimu jako mzda, takže se z nich odvádí daň z příjmů a pojistné na sociální a zdravotní pojištění. Jiné benefity jsou pro zaměstnance osvobozeny od daně z příjmů a pro zaměstnavatele jsou daňově neuznatelné. V tomto článku se podíváme na zaměstnanecké benefity, které mohou být atraktivní nejen pro zaměstnance, ale z hlediska daní také pro zaměstnavatele.
Náhrady při přijetí a přeložení
Daný benefit není příliš známý ani mezi zaměstnavateli ani zaměstnanci, ale pro nové zaměstnance z větší vzdálenosti od pracoviště může být velmi lákavý.
Dle § 177 zákoníku práce může zaměstnavatel v rámci pracovního poměru poskytovat náhrady při přijetí do zaměstnání nebo při přeložení zaměstnance na jiné pracovní místo. Poskytnutí těchto náhrad se řídí § 165 zákoníku práce.
Poskytování náhrad daného typu je omezeno. Zaměstnavatel je přestává poskytovat, jakmile si zaměstnanec nebo jeho rodinný příslušník zajistí bydlení v obci výkonu práce, nejdéle je možné náhrady poskytovat 4 roky. Pokud je pracovní poměr na dobu určitou, nárok na náhradu zanikne uplynutím této doby.
Pokud se zaměstnanec přestěhuje do jiné obce, může zaměstnavatel zaměstnanci proplatit prokazatelné náklady spojené s jeho přestěhováním, jako je doprava nábytku a další vedlejší výdaje včetně nákladů na renovace bytu, a to až do výše 15 000 Kč. Pro zaměstnance jsou tyto náhrady osvobozené od daně z příjmů až do výše dle zákoníku práce. Zároveň jsou pro zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem.
Peněžní a nepeněžní benefity
Od roku 2024 zaměstnanci, kteří se nechtějí spoléhat jen na státní důchodový systém, mohou začít spořit prostřednictvím dlouhodobých investičních produktů nebo penzijních fondů až do maximální výše 24 000 korun ročně. Platí to rovněž pro životní pojištění, což je tedy celkem 48 000 korun ročně. Tento finanční benefit je daňově výhodný jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele, jelikož zaměstnavatel může poskytnout až 50 000 korun na zaměstnance. Tato částka je pro zaměstnavatele daňově uznatelný náklad a pro zaměstnance je osvobozeným příjmem od daně.
Jiné finanční benefity mohou zahrnovat bezúročné půjčky zaměstnancům osvobozené od daně z příjmů až do výše 300 tisíc Kč dle § 6 odstavce 9 písmena r) zákona o daních z příjmů.
Mezi nepeněžní benefity patří dále náklady na odborný rozvoj zaměstnanců související s předmětem činnosti zaměstnavatele, jako jsou školení, zvýšení kvalifikace, odborné praxe pro absolventy, rekvalifikace zaměstnanců apod. Dle § 6 odstavce 9 písmena a) zákona o daních z příjmů je daný benefit osvobozen od daně z příjmů.
Pokud by chtěl zaměstnavatel poskytnout zaměstnancům na pracovišti různé formy jídla a pití jako benefit, hodnota takového stravování by byla pro zaměstnance osvobozena od daně z příjmu ze závislé činnosti. Pro zaměstnavatele se však podle zákona o daních z příjmů jedná až na pár výjimek (např. poskytnutí pitné vody na pracovišti) o daňově neuznatelný náklad.
Poskytnutí služebního vozidla pro soukromé účely je dalším nepeněžním benefitem pro zaměstnance. Jeho výše se určuje jako 1 % (u nízkoemisních automobilů 0,5 %, u elektrických automobilů je od roku 2024 sazba 0,25 %) ze vstupní ceny vozidla za každý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla.
Práce na home office
Práce na home office se stává oblíbenou volbou nejen pro OSVČ, ale i pro firemní zaměstnance. Home office je v mnoha zemích již dlouho běžnou součástí pracovního procesu, zejména po období pandemie covidu.
Dle § 317 zákoníku práce mají zaměstnavatelé povinnost uzavřít písemnou dohodu o výkonu práce na dálku. Zaměstnanci, kteří pracují na home office, by měli dostávat stejnou mzdu, jako kdyby pracovali u zaměstnavatele v kanceláři. Dle ustanovení § 190a zákoníku práce mají zaměstnanci nárok na proplacení nákladů spojených s prací z domova včetně nákladů na internetové připojení nebo spotřebu energie, pokud skutečně prokáží, v jaké výši vznikly tyto náklady a jak souvisí s výkonem práce. Zaměstnavatel má právo stanovit podmínky, výši a způsoby poskytování daných náhrad. To lze provést smlouvou, vnitřním předpisem nebo individuálním písemným rozhodnutím. Jedním ze způsobů úhrady je použití paušální částky, kterou lze vypočítat pomocí skutečných výdajů.
Stravenky a stravenkový paušál
Benefit v podobě stravenek je v České republice stále oblíbený.
Zaměstnanec má nárok na stravenku, pokud je přítomen na pracovišti alespoň 3 hodiny, dále je možné mu poskytnout až 2 stravenky při směně delší než 11 hodin. Pro zaměstnance jsou stravenky daňově osvobozeny, ale zaměstnavatel si může uplatnit jako daňový náklad maximálně 55 % hodnoty stravenky. Pro rok 2024 činí limit uplatnění 116,20 Kč. Stravenky však mají omezenou platnost a musí být fyzicky předány zaměstnanci.
Nárok na stravenkový paušál má zaměstnanec, který je přítomen na pracovišti alespoň 3 hodiny. Stravenkový paušál je však možné poskytnout pouze jednou za směnu bez ohledu na její délku. Peníze mohou být vyplaceny na účet nebo hotově. Stravenkový paušál je osvobozen do výše 70 % horní hranice stravného poskytnutého zaměstnanci při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin za jednu směnu. Stravenkový paušál poskytnutý nad tento limit podléhá zdanění a odvodům na sociálním a zdravotním pojistném. Pro zaměstnavatele je daňově uznatelným nákladem bez ohledu na částku.
Náhrada za dovolenou
Nárok na dovolenou je mezi zaměstnanci velmi oblíbeným benefitem, který mohou zaměstnavatelé nabídnout nad rámec zákonných povinností. Novinkou v roce 2024 je právo na dovolenou pro zaměstnance pracujícího na dohodu o provedení práce – předtím toto právo měli pouze zaměstnanci s podepsanou pracovní smlouvou.
Podle § 212 zákoníku práce je základní výměra dovolené nejméně 4 týdny za kalendářní rok. Zaměstnavatel však může nabídnout i více, a to podle vnitřních předpisů nebo podle smlouvy se zaměstnancem. Výše náhrady závisí na výši průměrného výdělku. Průměrný výdělek se vypočítá jako hrubá mzda dělená počtem odpracovaných dní v předchozím čtvrtletí. Do hrubé mzdy se zahrnují rovněž bonusy a prémie. Naopak se nezapočítávají náhrady mzdy.
Z daňového hlediska se pro zaměstnavatele jedná o daňově uznatelný náklad, u zaměstnance částka podléhá zdanění a odvodům sociálního a zdravotního pojištění.
Závěr
Optimalizace mzdových nákladů je komplexní proces, který vyžaduje pečlivé vyvážení mezi sociálními a daňovými aspekty. Správné nastavení mzdových nákladů a benefitů nejenže pomáhá snížit výdaje, ale také přispívá k udržení zaměstnanců. Zaměstnavatelé musí pečlivě vybírat benefity s ohledem na jejich daňové důsledky a dlouhodobý dopad na pracovní sílu. V kontextu nových legislativních změn, které mohou ovlivnit atraktivitu některých benefitů, je důležité sledovat aktuální právní předpisy a přizpůsobovat strategii odměňování a benefitů tak, aby zůstala efektivní a přínosná pro obě strany.
Autoři:
Kateřina Žáčková, daňový poradce
Kateřina Žáčková vystudovala obor Účetnictví a finanční řízení podniku na Vysoké škole ekonomické v Praze. Daním a účetnictví se věnuje profesně již od února 2018. Oblíbenou oblastí Kateřiny je účetnictví a daň z přidané hodnoty. V červnu 2023 složila úspěšně zkoušky na daňového poradce. Kateřina se domluví anglicky a německy.
Assida Fazliyeva, asistent daňového poradce
Studentka Vysoké školy ekonomické v Praze, oboru Účetnictví a finanční řízení podniku. V týmu EKP pracuje téměř rok na pozici asistent daňového poradce a chtěla by se dále rozvíjet hlavně v oblasti mezinárodního zdanění. Aktivně sleduje daňové novinky a navštěvuje semináře tykající se daňových a účetních problematik. Je aktivní v psaní odborných textů.
