11. díl: Není firemní náklad jako firemní náklad
V podnikání existuje přímá úměra, čím jsou náklady vyšší, tím méně se platí státu na daních. Zjednodušeně je to tak, ale existují přísná pravidla. Vždy se musí jednat o daňově uznatelné náklady, což nejsou automaticky všechny firemní výdaje. Udělejte si jasno alespoň v těch nejdůležitějších, abyste věděli, jaké výdaje firmě na dani uleví a jaké nikoli, a ušetříte na daních tisíce.
Jak lze pomocí daňově uznatelných nákladů ušetřit na daních
Základ daně, z něhož se vyměřuje částka, kterou odvedete státu na daních, lze snížit pomocí daňově uznatelných nákladů. To jsou z legislativního pohledu všechny položky, bez nichž byste nemohli dosahovat, zajišťovat a udržovat příjmy z podnikání, ze kterých odvádíte daň z příjmu.
Jak se počítá daň z příjmu
Základ pro daň z příjmu se počítá za kalendářní rok odečtením nákladů od příjmů. Výsledná částka se dále snižuje odečtením odčitatelných položek, k nimž patří ztráty z minulých let, podpora výzkumu a dary. Poslední možností, jak je možné snížit konečnou částku odvedenou na dani z příjmu, je uplatnění slev.
- Příjmy – daňově uznatelné náklady = x,
- x – odčitatelné položky = základ daně,
- 15 % (u fyzických osob) a 19 % (u právnických osob) ze základu daně = daň z příjmů,
- daň z příjmů – slevy na dani = konečná výše daně z příjmů.
Jaké náležitosti musí splňovat daňově uznatelné náklady
Ne všechny náklady, které firma má, jsou daňově uznatelné. Některé vnímá legislativa jako daňově neuznatelné náklady neboli nedaňové náklady. Každý daňově uznatelný náklad musí splňovat určité náležitosti, mezi něž patří:
- prokazatelnost, potřebujete od nich daňový doklad (účet, fakturu), jenž dokazuje kdy, komu a za co jste zaplatili,
- souvislost s dosažením, zajištěním a udržením příjmů,
- doba vystavení, účet musí spadat do příslušného účetního období,
- vedení, účty musí být vedeny v daňové evidenci (v případě OSVČ) nebo v účetnictví (u právnických osob).
Daňově uznatelné náklady
U každého daňově uznatelného nákladu platí jednoduché pravidlo, musíte si ho před výběrčím daně umět obhájit. U mnoha položek není situace černobílá a náklady lze považovat za daňově uznatelné jen při splnění určitých podmínek. Mezi daňově uznatelné náklady patří:
- Reklamní a propagační předměty označené názvem, logem firmy nebo ochrannou známkou poskytovatele předmětu, jejichž cena nepřesahuje 500 Kč bez DPH za kus. Zároveň platí, že dary s výjimkou tichého vína nesmí podléhat spotřební dani.
- Náklady na pracovní cestu (doprava, ubytování). Pracovní cestou se rozumí krátkodobé vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo smlouvou sjednané místo výkonu práce. Ubytování na pracovní cestě musí být zaměstnanci poskytnuto jako nepeněžní plnění.
Daňově uznatelné náklady při práci z domova
Při podnikání z domova splývají soukromé a pracovní výdaje v jedno. Nedávat si do nákladů nic je nesmyslné stejně jako uvádět tam vše, co si do bytu pořídíte. Zvolte zlatou střední cestu a do daňového přiznání uvádějte náklady, které opravdu souvisí s dosažením, zajištěním a udržením zdanitelných příjmů. Pokud něco používáte jak k soukromým, tak k pracovním účelům, rozpočítejte to a uplatněte jen poměrnou část připadající na podnikání.
Pro případ daňové kontroly si poznamenejte, jak jste při rozdělování postupovali a proč, protože důkazní břemeno je na vás jako na podnikateli. Neexistuje přesný návod, jak postupovat při určení daňově zdanitelných výdajů. Zda správce daně uzná vaše výdaje jako daňově účinné, bude záviset na vaší argumentaci.
- U pracovního oblečení obecné pravidlo říká, že daňově uznatelné mohou být oděvy, které se používají výhradně pro pracovní účely. S montérkami, lékařskými plášti a třeba kuchařskými rondony problémy nebývají, protože se předpokládá, že slouží výhradně k práci. Jiná situace nastává u takzvaných společenských oděvů, jako jsou dámský kostýmek, oblek, košile, které lze využít i mimo práci. Výběrčí daně v tomto případě přimhouří oko jen u oděvů, jež jsou viditelně opatřeny logem firmy nebo plní funkci reklamního stejnokroje.
- Nápoje jsou pro podnikatele daňově uznatelným nákladem jen v případě, že se jedná o vodu. S čaji, kávou ani limonádami na daních neušetříte.
- Pokuty a sankce, které vám udělí stát (finanční úřad, policie), slouží jako trest, jenž není daňově uznatelný. V případě penále za nedodržení smluvních podmínek plynoucích z dodavatelsko-odběratelských vztahů je legislativa mírnější a umožňuje zahrnutí zaplacených smluvních pokut mezi daňově uznatelné náklady.
- Svoz zaměstnanců na pracoviště je daňově uznatelný, jestliže je ujednán v kolektivní smlouvě, vnitřním předpisu, pracovní nebo jiné uznatelné smlouvě.
- Sociální a zdravotní pojištění odvedené za zaměstnance je daňově uznatelné v případě, že je kompletně uhrazeno do konce následujícího měsíce po ukončení zdaňovacího období.
Pokud jsou položky uvedeny v nesprávné výši a nejsou 100% využity k dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů, dochází k jejich krácení. U OSVČ jsou to často výdaje, které slouží jak pro soukromou, tak pro podnikatelskou potřebu. Druhým nástrojem k omezení neoprávněného snížení daně jsou odpočty, jež zabraňují zvýšené úlevě na dani.
Nejběžnější nedaňové náklady
K nejčastějším položkám, které podnikatelé chybně uvádí mezi daňově uznatelné položky, patří:
- Náklady na pohoštění často zvané náklady na reprezentaci, k nimž patří firemní obědy a večeře pro klienty, občerstvení na schůzky s obchodními partnery nebo pro zaměstnance.
- Dary jsou daňově neuznatelné.
- Příspěvky na rekreaci zaměstnanců.
- Nákupy tištěných knih.
- Příspěvky na sportovní a kulturní akce a na služby či produkty léčebného charakteru.
- Vyplacené podíly na zisku.
- Zdravotní a sociální pojištění u OSVČ.