42. díl: Náklady vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů – jak je prokázat?

Zákon o daních z příjmů (dále jen ZDP) rozděluje náklady související s podnikáním v podstatě do tří skupin. A to na náklady, které jsou vždy daňově neuznatelné, i když souvisí s podnikáním, dále náklady, které jsou ze zákona daňově uznatelné, pokud slouží k podnikání a největší skupinou jsou blíže neurčené náklady, které jsou daňově uznatelné za podmínky, že poplatník prokáže, že slouží k zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Jak lze tyto náklady prokázat?

Univerzální zásada § 24 odst. 1 Zákona o daních z příjmů stanoví, že daňovým nákladem jsou:

“Výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně odečtou ve výši prokázané poplatníkem a ve výši stanovené tímto zákonem a zvláštními předpisy…”

K tomu, aby náklad byl považován za daňově uznatelný, musí být splněny následující podmínky:

• Náklad musí být vynaložen na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů,
• náklad musí být daňově uznatelný podle zákona o daních z příjmů,
• náklad musí být skutečně prokazatelně vynaložen,
• náklad musí být vynaložen v daném zdaňovacím období.

Prokazování daňových nákladů leží na daňovém subjektu, jak stanoví § 92 odst. 3 Daňového řádu:

“Daňový subjekt prokazuje všechny skutečnosti, které je povinen uvádět v daňovém tvrzení a dalších podáních.”

To znamená, že pokud si daňový subjekt uplatní náklad jako daňový v daňovém přiznání, je na něm, aby předložil důkazy o daňové uznatelnosti a o skutečném vynaložení nákladu.

Reklama

Skutečné vynaložení nákladu

Samotné předložení faktury či jiného účetního dokladu neprokazuje, že došlo skutečně k uskutečnění deklarovaného nákladu, tzn. že nejde o tzv. fiktivní fakturaci.

Zákony nijak konkrétně nespecifikují, jakým způsobem prokázat skutečné vynaložení nákladu. To je věcí daňového subjektu. To, jaký důkaz je vhodné předložit, bude souviset s povahou nákladu.

Např. náklady související se služební cestou (ubytování, doprava apod.) lze doložit vyúčtováním služební cesty s uvedením konkrétního účelu cesty, doložením např. vstupenky na školení, objednávky a další komunikace vč. elektronické s klientem či dodavatelem, zápisy z jednání, fotodokumentací apod. Náklady na PHM a další náklady související s provozem firemního auta lze doložit evidencí jízd dokládající služební cesty a jejich účel.

Dodávky materiálu a zboží lze doložit kromě objednávek a komunikace také dodacími a přepravními listy a svědomitě vedenou skladovou evidencí. Obecně lze říci, že významným důkazem je kvalitně vedené účetnictví, skladová evidence a archivovaná komunikace s dodavateli i zákazníky.

Největší problém v praxi bývá s prokazováním uskutečnění služeb s nehmotnými výsledky, jako je poradenství, konzultace či administrativní a manažerské služby. Při prokazování se nelze spoléhat na mlčenlivost, obchodní tajemství či ochranu údajů. Pokud daňový subjekt není schopen prokázat, co konkrétně bylo obsahem poskytovaných služeb, že byly skutečně poskytnuty a že slouží k dosažení zdanitelných příjmů, neobhájí daňovou uznatelnost nákladů. Zejména v případě větších částek je potřeba mít připravené smlouvy, zápisy z jednání, objednávky a komunikaci dokládající rozsah a konkrétní charakter poskytnutých služeb.

Jedním z důkazů je také výpis z účtu potvrzující, že došlo k úhradě z účtu odběratele a na účet dodavatele. Z důvodu průkaznosti jsou zejména větší hotovostní úhrady rizikové. Lze proto doporučit v maximální možné míře hradit firemní náklady bankovním převodem. A zároveň dávat pozor, aby úhrada byla realizována z oficiálního bankovního účtu společnosti na oficiální účet odběratele zveřejněný v registru plátců DPH, popř. na oficiálních webových stránkách firmy. V praxi jsou možnosti odběratele ověřit správnost účtu dodavatele omezené. Lze však zejména u větších částek doporučit využít všechny možnosti ověření. Úhrada nákladu by měla být řádně zaúčtována v účetnictví.

Prokazování, že náklad byl použit na zajištění zdanitelných příjmů

První linií důkazů prokazujících účel vynaloženého nákladu je samotný účetní doklad – faktura či jiný doklad. Čím konkrétnější a přesnější je doklad, popř. jeho přílohy, tím lépe. Naopak největší problém představují doklady formulované všeobecně, např. za stavební práce, za konzultační služby či za dodávku materiálu. Bližší popis plnění nemusí být nutně přímo na dokladu. Může být blíže specifikován v příloze – v dodacím listu, servisním listu, předávacím protokolu, specifikaci zakázky apod. Doklad se také může odvolávat na smlouvu, cenovou nabídku, objednávku či další dokumenty, kde je konkrétní obsah blíže specifikován.

Jako důkaz lze použít i výslech svědků, např. zaměstnanců. Jako svědectví nelze použít výpověď člena orgánu dané firmy, tj. např. jednatele či člena představenstva daňového subjektu. Nicméně je lepší důkazy stavět na nezpochybnitelných písemných dokladech než na výslechu svědků.

Daňově uznatelný náklad podle Zákona o daních z příjmů

Zákon o daních z příjmů uvádí náklady, které nelze uznat za daňově uznatelné, a to ani v případě, že slouží k zajištění zdanitelných příjmů. Takovými náklady jsou například náklady na reprezentaci. Ty nelze uplatnit jako daňové ani v případě, že je daňový subjekt schopen prokázat, že jsou k zajištění zdanitelného příjmu nezbytné.

Vynaložení nákladu v daném zdaňovacím období

Náklad lze uplatnit jako daňový pouze v období, se kterým věcně a časově souvisí, a to bez ohledu na to, kdy byl uhrazen. Toto je zejména záležitost správného zaúčtování nákladu. Nicméně daňový subjekt musí být schopen prokázat, kdy byl náklad vynaložen. V tomto, podobně jako ve výše uvedených případech, pomůže zejména konkrétní formulace textu na dokladu, smlouvy, objednávky a dokumentace k průběhu zakázky.

Závěrem je potřeba připomenout, že za prokázaní daňového nákladu nese odpovědnost daňový subjekt. Samotná existence faktury či jiného dokladu není důkazem o tom, že náklad byl skutečně vynaložen, o jeho rozsahu a účelu. Čím konkrétnější je doklad a jeho přílohy, tím lépe. Ke každému většímu nákladu by měly existovat další dokumenty jako smlouvy, objednávky, komunikace a evidence průběhu zakázky, přičemž je možná i elektronická forma. Důležitou roli hraje též dobře vedené účetnictví a skladová evidence.

Autor: Zuzana Bartůšková – daňový poradce ev. č. 4960, jednatel BKP FINANCE s.r.o. – https://www.bkpfinance.cz