Jak správně zaúčtovat faktury na přelomu roku
Odeslali jste fakturu v prosinci, ale zaplacena vám byla až v lednu? Poradíme vám, jak určit, do kterého zúčtovacího období faktura spadá a jak to můžete ovlivnit pomocí časového rozlišení.
Zaúčtování faktur na přelomu roku se nevyhne žádný podnikatel. Každou fakturu je ale potřeba zařadit právě do jednoho zúčtovacího období. Zatímco u fyzických osob je snadné určit zařazení faktury, u právnických je to již trochu složitější. Mohou ale využívat tzv. účty časového rozlišení, kterými lze zařazení faktury za určitých podmínek přizpůsobit potřebám.
U živnostníků rozhoduje datum realizace platby
Velmi jednoduchá je situace u OSVČ, kteří obvykle používají daňovou evidenci. Tedy nerozhoduje datum vydání faktury, ale až samotná úhrada peněz. Vystavíte-li například fakturu 20. prosince 2018 a částka je uhrazena 10. ledna 2019, částku započítáváte až do účetnictví za rok 2019.
Rozdíl mezi daňovou evidencí a účetnictvím
Daňovou evidenci, dřívější jednoduché účetnictví, využívají především OSVČ, jejichž obrat ročně nepřesahuje 25 000 000 Kč, a nemají tak povinnost být zapsáni v obchodním rejstříku. Povinnost vést daňovou evidenci vzniká tehdy, pokud OSVČ uplatňují skutečné výdaje místo paušálních, a zahrnovat by měla přehled všech příjmů a výdajů. Oproti tomu stojí právnické osoby, eventuálně i podnikající fyzické, které, splňují-li některý ze zákonných důvodů, musí vést účetnictví, jež v oficiální terminologii nahradilo termín podvojné účetnictví. Využívá se tedy princip Má dáti/dal, kromě příjmů a výdajů se zaznamenávají i veškeré další pohyby financí, aktiv či majetku.
Právnické osoby toho musí brát v potaz více
V případě právnických osob je u faktury rozhodující DUZP neboli datum uskutečnění zdanitelného plnění. Dle tohoto data se zúčtovává faktura bez ohledu na to, kdy byla zaplacena. Pokud jím nedisponuje, pak je určující datum vydání samotné faktury.
TIP: Přečtěte si velké srovnání nástrojů na tvorbu faktur.
Respektovat je ovšem potřeba také tzv. akruální princip. Ten říká, že náklady a výnosy by měly být zaúčtovány do toho období, s nímž mají věcnou a časovou souvislost. Věcná souvislost se odvíjí od realizace fakturovaných výkonů, nejčastěji tedy dodání služby či zboží odběratelům. Časová souvislost se využívá v případě, když věcnou není možné určit věcného nositele. Jde tedy o položky jako nájemné, úroky apod. Pokud tedy například platíte nájem na konci měsíce, můžete ten prosincový zahrnout do účetnictví za rok 2017, i když vám faktura přijde až začátkem ledna.
Časové rozlišení je nejen možností, ale někdy i nutností
Nejen s ohledem na akruální princip se velmi často využívá tzv. časové rozlišení. To vyplývá právě z akruálního principu, často je ale ku prospěchu věci. Pokud jste teď začali pracovat na rozsáhlém projektu v aktuálním účetním období s přesahem do příštího roku, tak přestože první faktury či výdaje proběhnou v roce 2018, měli byste je s ohledem na věcnou a časovou souvislost účtovat až ve zdaňovacím období roku 2019.
Časové rozlišení se může využít například při pronájmu prostor s úhradou na dva roky dopředu. Za ten firma kupříkladu zaplatí 200 000 Kč, do nákladů si ale v prvním roce dá pouze 100 000 Kč, ve druhém zbytek. Tato situace se nazývá „náklady příštích období“.
Dodržování věcné a časové souvislosti není vyžadováno u nevýznamných částek. Ty jsou pochopitelně u každé firmy jiné s ohledem na její celkové hospodaření, právě podle něj lze ale určit hranici, pod kterou budou náklady a výnosy zaúčtovány jednoduše dle vydání faktury či DUZP. Příkladem může být například platba za doménu, jež obvykle činí pouze několik stokorun ročně.
Nevíte si rady? Obraťte se na odborníka
Výběr správného zúčtovacího období nebývá obecně složitý, ale například určování věcné či časové souvislosti již může být problematické. Existuje také celá řada zákonných výjimek a specifických případů, u nichž je určení též složité. Celkově jde o poměrně náročnou problematiku, a pokud si nevíte rady, je lepší se obrátit na ekonomicky a účetně vzdělaného odborníka než riskovat postih od finančního úřadu.