Jak může účetní uzavřít rok bez „ocásků“ – kontrolní body
Uzavření účetního roku je jedním z nejdůležitějších úkolů každého účetního. Správné provedení tohoto procesu minimalizuje riziko chyb, usnadňuje komunikaci s úřady a zajišťuje přesnost výkazů. Následující kontrolní body vám pomohou uzavřít rok bez zbytečných „ocásků“.
1. Kontrola úplnosti dokladů
- Získání všech dokladů: Ujistěte se, že máte všechny faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, smlouvy a další dokumenty. Bez kompletních dokladů nebo přinejmenším bez znalostí o tom, co v účetnictví chybí, nemůže být účetní závěrka reprezentativní.
- Časové rozlišení: Ověřte, zda byly všechny výnosy a náklady správně časově rozlišeny. Doporučujeme projít také účetní zápisy v prvních měsících následujícího roku a posoudit, zda mezi nimi nejsou takové, které je třeba časově rozlišovat s přesahem do předešlého (uzavíraného) roku.
- Dohadné položky: Pokud nemáte veškeré doklady, ale disponujete informacemi, jaké doklady chybí, nezapomeňte zaúčtovat dohadné položky aktivní a pasivní. Dohadnými položkami kompenzujete absenci primárních účetních dokladů, o kterých víte, že přijdou (zpravidla až po provedení účetní závěrky).
2. Kontrola hlavní knihy a účtového rozvrhu
- Aktivní vs. pasivní účty: Ověřte, zda mapování účtového rozvrhu do statutárních výkazů odpovídá jejich náplni a zůstatku. Pozor dejte zejména u účtů třídy 3xx, z nichž některé mohou mít zůstatek aktivní i pasivní (např. zúčtovací účty daní) – je třeba je správně namapovat do rozvahy.
- Zůstatky účtů: Ujistěte se, že zůstatky aktiv a pasiv odpovídají inventarizaci/saldokontu a dokážete tak přesně popsat, co představuje zůstatek daného účtu. Doporučujeme inventarizovat veškeré rozvahové účty a zkontrolovat např. i to, zda základní kapitál v účetnictví odpovídá základnímu kapitálu evidovanému v obchodním rejstříku.
3. Kontrola majetku a zásob
- Inventura majetku: Zajistěte fyzickou inventarizaci majetku a zásob, včetně jejich správného ocenění, a zvažte tvorbu opravných položek.
- Odpisy: Zkontrolujte, zda byly správně spočítány a zaúčtovány odpisy dlouhodobého majetku a zda fyzický stav/opotřebení majetku odpovídá zůstatkové ceně majetku. Pokud ne, zvažte tvorbu opravných položek nebo odpisů nad rámec odpisových plánů.
- Zásoby na skladě: Ověřte, zda stav zásob odpovídá skutečnosti a správně reflektuje případné škody, opotřebení, prodejnost/použitelnost.
4. Kontrola daní
- Výpis z osobního daňového účtu: Zajistěte si od finančního úřadu stav všech daňových povinností a překontrolujte, zda souhlasí na účetnictví. Pokud ne, zkontrolujte, zda jste podali všechna daňová přiznání a správně zaúčtovali veškeré daňové povinnosti. Cílem je, aby finanční úřad evidoval shodné částky u jednotlivých daní, jaké evidujete v účetnictví.
- Daň z příjmu: Nezapomeňte zaúčtovat splatnou daň z příjmů právnických osob a pokud se na vás vztahuje, vypočtěte a zaúčtujte také odloženou daň.
5. Mzdová agenda
- Mzdy a odvody: Zkontrolujte, zda zůstatky účtů pro mzdy (zpravidla skupina 33x) odpovídají hodnotám ve mzdové rekapitulaci.
6. Rezervy
Zvažte, zda existují náklady, o kterých dosud nebylo účtováno, ale riziko jejich vzniku není zanedbatelné. Pokud vznik takového nákladu spadá do uzavíraného roku, měli byste uvažovat o účtování rezerv. Mezi nejčastější rezervy patří:
- rezerva na opravy majetku,
- rezerva na nevyčerpanou dovolenou,
- rezerva na záruky (vztahuje se k produktům prodaným v daném roce a rozpouští se po expiraci záruk),
- rezerva na soudní a jiné spory (dle právní konfirmace vašich advokátů).
7. Závěrečné kroky
- Archivace dokladů: Uložte všechny účetní doklady a dokumenty podle zákonných požadavků.
- Uzavření účetních knih: Po kontrole všech položek proveďte uzavření účetních knih.
- Předání výstupů: Připravte podklady pro management nebo další zainteresované strany.
Tipy na hladký průběh
- Pravidelnost kontroly: Průběžná kontrola během roku vám ulehčí práci při uzávěrce.
- Software a automatizace: Využívejte účetní software, který dokáže identifikovat nesrovnalosti.
- Komunikace s týmem: Ujistěte se, že každý v týmu ví, co má udělat a jaké dokumenty dodat. Nejde jen o účetní tým, ale o každého, kdo disponuje jakýmikoliv doklady a informacemi, o nichž je třeba účtovat.
Uzavření roku může být náročné, ale s dobře nastaveným systémem a pečlivým přístupem lze minimalizovat rizika a zajistit hladký přechod do nového období.
Autor:
Lukáš Eisenwort, partner a daňový poradce
Je zakládajícím partnerem společnosti EKP Advisory a zároveň jejím jednatelem. Dále je Lukáš členem sekce mezinárodního zdanění a sekce daně z příjmů právnických osob Komory daňových poradců ČR.
Mezi jeho hlavní specializace patří daně z příjmů, mezinárodní zdanění, daňové a účetní dopady přeměn, akvizic, restrukturalizací a jiných korporátních změn.
V minulosti působil jako partner ve středně velké poradenské společnosti a věnoval se i publikační činnosti. Lukáš Eisenwort je rovněž soudním znalcem v oboru ekonomika, odvětví účetní evidence a v oboru ekonomika, ekonomická odvětví různá, specializace daně.
