1. díl: Home office: právní aspekty a chytré nástroje

Ve vyhlášeném stavu nouze a karantény je pro mnoho zaměstnavatelů a živnostníků „home office“ jediný způsob, jak udržet plynulý chod svého podnikání. Přinášíme vám přehled právních aspektů práce z domova a také tipy na chytré nástroje, díky kterým zůstanete se svými zaměstnanci ve spojení.

Chytré nástroje udrží váš tým pohromadě

Práce na dálku s sebou nese některá úskalí. Nemožnost vidět se s kolegy osobně a řešit věci flexibilně je jednou z hlavních překážek. Naštěstí dnes už máme technologie, které nám s absencí osobního kontaktu mohou výrazně pomoci. Často je to jen o přepnutí nastavení mysli, abychom se novým technologiím zbytečně nebránili. 

Jak nahradit porady

Náhradou osobního kontaktu při poradách nebo při akutním řešení problému mohou být videohovory. Skype je jeden z nejstarších nástrojů. Donedávna ještě vyžadoval registraci a  instalaci aplikace, což ho limitovalo pro běžné použití. 

Mezi další velmi dobré nástroje patří Google Hangouts Meet. Pokud máte účet na Googlu (například používáte Gmail), nemusíte se nikde registrovat a můžete těžit z dobré integrace s dalšími aplikacemi od Googlu, jako je právě Gmail nebo Google kalendář. Google navíc s ohledem na koronavirus uvolnil tuto službu všem zdarma, a to až do 1. července 2020. 

Mezi další oblíbené alternativy patří třeba Zoom. Ten kromě standardních video konferencí poslouží dobře i pro organizování webinářů, nebo zde můžete vytvářet různé místnosti. Ve verzi zdarma ho můžete využít pro videohovory až pro 100 účastníků, ale jen v délce 40 minut. V placených verzích různé limity padají. Určitým omezením pro některé české uživatele může být absence české lokalizace, nebo nutná instalace aplikace pro všechny účastníky hovoru. 

Velmi oblíbeným nástrojem je i Whereby (dříve známý pod jménem Appear.in). Ve verzi zdarma nabízí schůzky až pro 4 účastníky a jednu místnost. Více účastníků a více místností je pak možné využít v placených verzích. Whereby také není v češtině, ale aplikace je velmi jednoduchá a znalost angličtiny není proto nezbytně nutná. 

Všechny výše uvedené nástroje umožňují v průběhu hovoru sdílet obrazovku nebo komunikovat přes chat. Zoom ještě ve verzi zdarma nabízí i nahrávání probíhajícího hovoru.

Ukázka nástroje Whereby. Zdroj: Whereby.com

Průběžná komunikace

Pracovní záležitosti nemusíte řešit jen po e-mailu, který není vždy pro komunikaci efektivní. Typicky se v rámci jednoho e-mailového vlákna rozvede diskuse na jiná témata, nebo někdo chybí v kopiích, někdo je tam naopak navíc apod. Přes e-mail se také hůře práce deleguje nebo kontroluje průběžné plnění úkolu.

Pokud vyžadujete jen textovou komunikaci, velmi populárním je Slack. V tomto nástroji můžete komunikaci rozdělit do několika týmu (například zvlášť komunikace marketingového týmu, zvlášť obchodního apod.). Pro běžnou potřebu vás uspokojí jeho bezplatná verze, jejíž největší limit je jen v zachování historie komunikace. 

V korporátnějším prostředí nebo ve firmách, kde se používají služby od Microsoftu, se často používá Teams. Tento nástroj je komplexní, je propojen s dalšími aplikacemi od Microsoftu a můžete ho využít i pro videohovory. Samozřejmě pro rychlou komunikaci můžete použít i Facebook Messenger, ale mnoho lidí používá Facebook jen pro soukromé účely a z pochopitelných důvodů ho nechce sdílet s kolegy z práce.

Ukázka nástroje Slack. Zdroj: Slack.com

Delegování práce a kontrola plnění úkolů 

Výše uvedené komunikační nástroje jsou skvělé pro rychlou komunikaci a často se očekává, že druhé straně poskytnete i rychlou odpověď. Pracujete-li ve větším týmu, kde je každý zodpovědný za konkrétní úkol nebo nějakou část úkolů a potřebujete práci delegovat, e-mail ani textové komunikační nástroje už vám nebudou stačit. 

V těchto případech je možná čas poohlédnout se po aplikacích pro řízení úkolů a projektů. Každá z nich má různé funkce, ale to hlavní je, že ve všech můžete úkoly rozdělit do několika projektů a průběžně sledovat jejich stav, nastavit, kdo je za jaký úkol zodpovědný a každému úkolu můžete nastavit i termín splnění. Řízení týmu pak dostává mnohem přehlednější a efektivnější režim. 

A jak to můžete vypadat v praxi? Představte si, že byste e-mailem poslali jen zadání úkolu ve znění: “Pošli newsletter našim zákazníkům.” Díky šikovnému nástroji můžete úkol rozdělit na dílčí úkoly, aby se na nic nezapomnělo. Ten, kdo je za splnění zodpovědný, tak bude mít možnost jednotlivé kroky postupně odškrtnout. O splnění úkolu se tak vždy dozvíte automaticky.

Ukázka úkolu v nástroji Freelo. Zdroj: Freelo.cz

Nástrojů na řízení projektů je celá řada. Mezi komplexní nástroje patří například české Freelo. Vyhovuje-li vám jednoduchý úkolovník, zkuste Trello. Mezi další oblíbené nástroje patří třeba Basecamp nebo Asana. Všechny nástroje si můžete na pár dní vyzkoušet zdarma, abyste si otestovali, který bude vašim potřebám vyhovovat nejvíce. Kromě Basecampu mají tyto nástroje i bezplatné varianty, ale často jsou pro každodenní použití omezené. Nejčastěji v počtu projektů, množství spolupracovníků nebo kapacitou úložného prostoru. 

Úložiště a sdílení dokumentů

Potřebujete s kolegy sdílet soubory nebo pracovat současně a online na konkrétním dokumentu? Posílání příloh v e-mailu není efektivní a navíc různé e-mailové služby mají omezení na maximální objem zaslaného souboru. Využijte proto moderní a dostupné služby. 

Pokud hledáte čistě úložiště různých souborů, mezi nejznámější patří Dropbox. Jestli používáte nějakou službu od Googlu (např. Gmail), máte automaticky prostor 15 GB v rámci služby Google Disk. Microsoft Office 365 nabízí svým uživatelům úložiště OneDrive.

Google a Microsoft mají i své online kancelářské aplikace jako Dokumenty (Word), Tabulky (Excel) nebo Prezentace (PowerPoint). Zamyslete se, jestli v rámci vašich procesů není vhodnější přejít na online tvorbu dokumentů, než je vytvářet offline a pak si různé verze posílat e-mailem. 

Ukázka nástroje Google Dokumenty. Zdroj: Google G Suite

TIP: V případě „home office“ hrozí mnohem více únik důležitých dat. Přečtěte si náš seriál o GDPR a zjistěte, jak zákon upravuje nakládání s osobními a citlivými daty.

Ještě chytřejší home office

Využívat můžete nejen chytré nástroje, ale při práci doma se hodí celá chytrá domácnost. Pokud se v automatizaci a inteligentním ovládání pohybujete jako ryba ve vodě (jste tzv. podnikatel geek), nebudou vám cizí tipy pro lepší koncentraci při práci z domova.

Konstantní regulace osvětlení, správná teplota, vlhkost a optimální čas pro ventilaci anebo výběr hudby podle toho, zda pracujete (Mindfulness Meditation Music for Focus, Concentration to Relax), nebo se zrovna bavíte. Nejen s tím vám může automatizovaná domácnost pomoci a ulehčit některé povinnosti v domácnosti. Ušetřený čas pak můžete věnovat koncentraci nebo dalším členům rodiny.

Co říká na „home office“ zákon

Zákonem daná práva a povinnosti zaměstnanců a zaměstnavatelů jsou v případě „home office“ poměrně vágní. Na tento typ pracovněprávního vztahu se tedy vztahuje zákoník práce s několika výjimkami či úpravami:  

1. Zaměstnavatel má povinnost hradit zaměstnanci náklady (např. na vytápění, chlazení, elektrickou energii, úklid, internetové připojení apod.), které zaměstnanci prokazatelně vzniknou při výkonu práce z domova. Tyto náklady ale musí zaměstnanec doložit výdajovými doklady s přesnou kalkulací toho, která část výdajů přímo souvisí s výkonem práce. Tyto náhrady jsou pro zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem.    
2. Poskytnutím náhrady nákladů vynaložených zaměstnancem při práci z domova nevzniká na straně zaměstnance zdanitelný příjem. Pouze v případě, že by zaměstnanec obdržel náhradu nad rámec prokázaných výdajů, by se jednalo o příjem zaměstnance podléhající dani z příjmů i odvodům.
3. Zaměstnanec pracující z domova nemá nárok na náhradu přesčasů či příplatek za práci ve svátek ani na náhradní volno za tuto práci, a to z důvodu, že si pracovní dobu rozvrhuje sám.
4. Zaměstnanec má nárok na náhradu mzdy z důvodu osobních překážek pouze v případě vlastní svatby, úmrtí blízkého rodinného příslušníka a stěhování v zájmu zaměstnavatele. 
5. Uplatňování náhrady škody (újma na zdraví či majetku způsobená přímo výkonem práce, nemoc z povolání) není v tomto případě zákonem upraveno. Předpokládá se, že by zaměstnanec musel dokázat přímou souvislost újmy s výkonem práce, což v případě „home office“ není jednoduché.

Tzv. práci z domova (resp. mimo pracoviště) v současnosti upravuje pouze § 317 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, který říká:

Na pracovněprávní vztahy zaměstnance, který nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, ale podle dohodnutých podmínek pro něj vykonává sjednanou práci v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje, se vztahuje tento zákon s tím, že

a) se na něj nevztahuje úprava rozvržení pracovní doby, prostojů ani přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy,

b) při důležitých osobních překážkách v práci mu nepřísluší náhrada mzdy nebo platu, nestanoví-li prováděcí právní předpis jinak (§ 199 odst. 2) nebo jde-li o náhradu mzdy nebo platu podle § 192; pro účely poskytování náhrady mzdy nebo platu podle § 192 platí pro tohoto zaměstnance stanovené rozvržení pracovní doby do směn, které je zaměstnavatel pro tento účel povinen určit,

c) mu nepřísluší mzda nebo plat nebo náhradní volno za práci přesčas ani náhradní volno nebo náhrada mzdy anebo příplatek za práci ve svátek.