5 tipů od právníka při sjednávání dohody o mlčenlivosti (tzv. NDA)
Snad každá firma a každý podnikatel má své know-how, duševní vlastnictví a jiné cenné informace. Pro technologické firmy jde většinou o ten nejhodnotnější a nejklíčovější majetek vůbec. Na rozdíl ale třeba od stavby jde takový váš nehmotný majetek velmi snadno zneužít či ukradnout, což může někdy až likvidačním způsobem ohrozit váš business. Nejpoužívanějším právním nástrojem ochrany cenných informací je dohoda o mlčenlivosti (NDA). Co by měla obsahovat a na co si dát pozor?
Tip č. 1: Vyhodnoťte, kdy a s kým NDA uzavřít
Dohodu o mlčenlivosti můžete uzavřít takřka s kýmkoliv a kdykoliv, když druhé straně zpřístupňujete vaše know-how a další hodnotné informace, které si chcete ochránit před jejich zneužitím. Nejčastěji ji uzavírají podnikatelé a firmy se svými:
- zaměstnanci či kontraktory (např. s vývojářem podílejícím se na vývoji vaší nové mobilní aplikace nebo s manažerem disponujícím kontakty na vaše nejdůležitější klienty);
- investory (např. s investičním fondem, který bude chtít před zainvestováním do vaší firmy v rámci prověrky zpřístupnit veškeré vaše know-how);
- konkurenty (např. s konkurenční firmou, se kterou se budete chtít spojit pro společný businessový projekt nebo která bude chtít váš podnik koupit);
- dodavateli, odběrateli a jinými obchodními partnery (např. s dodavatelskou firmou provádějící u vás dobrovolný finanční audit, typický je i požadavek vašeho odběratele zesmluvnit NDAčkem vaše subdodavatele na zakázce).
Někdy sice druhé straně zveřejňujete citlivé informace, ale není nutné NDA sjednávat. Typicky jde o advokáty, daňové poradce nebo auditory, kteří mají velmi striktní povinnost mlčenlivosti automaticky ze zákona.
Uzavírat NDA nebývá druhé straně většinou příjemné. Tlačit tam, kde NDA nemá velký smysl, proto nemusí být nejlepší strategie (např. zaměstnanec, který nemá přístup k žádnému know-how nebo citlivým informacím).
Samotná dohoda o mlčenlivosti může být zahrnuta do jiné smlouvy (např. o spolupráci či o investici) nebo může být zcela samostatným dokumentem. Vždy však doporučujeme vše sjednat písemně na papír nebo elektronicky.
Tip č. 2: Definujte přesně chráněné informace
Aby byla smlouva vymahatelná, je lepší co nejpřesněji vymezit okruh informací, které jsou mlčenlivostí chráněné. Například formulace „Povinnost mlčenlivosti se vztahuje na veškeré informace o společnosti“ by u soudu nemusela projít. V praxi se mlčenlivost vztahuje například na následující obecné okruhy informací, které bývají ve smlouvách dále zpřesňovány:
- know-how vztahující se k vaší hlavní podnikatelské aktivitě (postupy, metody atd.);
- klientská databáze a komunikace (CRM, e-mailové komunikace);
- duševní vlastnictví (zdrojový kód software);
- informace o klíčových zaměstnancích (pro zamezení přetahování vašich klíčových zaměstnanců konkurencí);
- finanční informace o vašem podnikání (plánované investice, negativní informace o zadluženosti);
- právní informace (probíhající soudní spory, obsah smluv).
Pozor na to, že příliš široký výčet může v některých případech způsobit neplatnost dohody o mlčenlivosti. Naopak velmi úzké vymezení vás nemusí dostatečně ochránit. Správnou identifikaci citlivých informací je proto vhodné zkonzultovat s právníkem.
Tip č. 3: Nezavazujte pracovníka k nemožnému
Mlčenlivost by měla primárně zakládat povinnost chráněné informace nezveřejnit, nezneužít proti jejich účelu a nepoužít pro vlastní potřebu. Praktické je přidat povinnost chráněné informace dostatečně zabezpečit (zaheslováním počítače, dvoufaktorovým přihlašováním do e-mailu či používáním výhradně pracovního počítače pro pracovní záležitosti).
Povinnost mlčenlivosti by se měla vztahovat pouze na informace, které dosud nejsou veřejně dostupné. Pokud tedy zveřejníte na vašem webu informaci o spolupráci s určitou firmou, tak zveřejnění této samé informace vaším zaměstnancem nemůže být porušením mlčenlivosti.
Porušením mlčenlivosti by ani nemělo být zpřístupnění informací např. finančnímu úřadu v rámci daňové kontroly. Je ale dobré stanovit povinnost vás o takovém zpřístupnění informovat. Typické také bývá umožnit například zaměstnancům si chráněné informace předávat mezi sebou.
Tip č. 4: Sjednejte za porušení smluvní pokutu
Za porušení mlčenlivosti můžete ze zákona požadovat po povinné osobě náhradu škody. Ta je v praxi v případech NDA extrémně složité vyčíslitelná a vymahatelná. V naprosto drtivé většině případů se proto v NDA sjednává smluvní pokuta, typicky jako fixní částka za porušení mlčenlivosti.
Při zakomponování smluvní pokuty do smlouvy je klíčové správně vymezit, k jaké povinnosti se vztahuje. V minulosti před soudem totiž třeba neuspěly formulace, že smluvní pokuta náleží „za porušení jakékoliv povinnosti vyplývající z této smlouvy„. Smluvní pokuta musí být také přiměřeně vysoká. V opačném případě bude těžko vymahatelná a soud vám ji může klidně výrazně snížit.
Tip č. 5: Nesázejte vše na jednu kartu
Dohoda o mlčenlivosti je velmi hojně využívaný právní nástroj, a to zejména pro svou preventivní funkci. Osoba zavázaná mlčenlivosti si většinou důkladně rozmyslí, zda se jí vyplatí chráněné informace nějak zneužívat.
Stoprocentně vás ale nikdy neochrání. Pokud váš zaměstnanec neoprávněně zveřejní veškeré vaše know-how, můžete se s ním sice soudit, ale informace už z veřejného prostoru nikdy nesmažete. Proto doporučujeme citlivé informace chránit preventivními praktickými a technickými nástroji (určit okruhy osob, kterým se sdílí určité informace, sdílet jen to nejnutnější, dostatečné technické zabezpečení atd.).
Shrnutí
Dohodu o mlčenlivosti doporučujeme sjednat vždy, když sdílíte citlivé a hodnotné informace se zaměstnanci, kontraktory nebo třeba investory v rámci procesu prověrky vaší firmy. V NDA ideálně co nejpřesněji vymezte okruhy chráněných informací a vyvarujte se příliš obecným formulacím. Sjednejte za porušení mlčenlivosti smluvní pokutu v přiměřené výši a zaveďte ve vaší firmě ideálně další technická preventivní opatření. Dohodu o mlčenlivosti je dobré vždy konzultovat s právníkem. Pro opakující se případy je vhodné si nechat připravit vzorovou smlouvu, kterou lze opakovaně použít.
Článek připravila skupina SimpleTax&Law
Autoři: Mgr. Jaroslav Roch (SimpleTax&Law)