Co všechno je potřeba zařídit s nástupem nového zaměstnance

Příchod nového zaměstnance do firmy je spojený s celou řadou povinností ze strany zaměstnavatele. V případě, že byste některý z administrativních úkonů vynechali, hrozila by vám vysoká pokuta. Na co tedy nezapomenout, pokud do pracovního kolektivu přibíráte nového člena?

Pracovní smlouva

Pracovní smlouva zakládá pracovní poměr mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a je jedním z nejdůležitějších dokumentů v pracovněprávním vztahu. V pracovní smlouvě, kterou upravuje zákoník práce, jsou uvedeny klíčové informace spojené s pracovním poměrem, například délka dovolené, výpovědní lhůta nebo mzda.

Zákonem je stanovené, že pracovní smlouva musí být uzavřená písemně a obsahovat několik náležitostí. Pracovní smlouvu je třeba podepsat nejpozději v den nástupu do práce.

Povinnosti zaměstnavatele před uzavřením smlouvy

Zaměstnavatel má před uzavřením pracovní smlouvy povinnost seznámit zaměstnance s právy a povinnostmi, které vyplývají z pracovní smlouvy a také s platovými podmínkami.

TIP: Pracovní smlouva – vzor

Nechcete nad sepisováním pracovní smlouvy strávit příliš mnoho času? Pak vám přijde vhod praktický vzor pracovní smlouvy, který obsahuje všechny náležitosti pro rok 2022, takže stačí doplnit údaje a můžete smlouvu používat.

Nahlášení zaměstnance na úřadech

Zaměstnavatelé mají ohlašovací povinnost hned pro několik institucí. Nového zaměstnance musíte nahlásit na příslušné správě sociálního zabezpečení a u jeho zdravotní pojišťovny, a to do osmi dnů od nástupu do zaměstnání. Nahlášení provedete vyplněním a odesláním speciálního tiskopisu dostupného na webu dané pojišťovny, který je pojmenovaný jako „Hromadná oznamovací povinnost zaměstnavatele“.

V případě, že plánujete zaměstnávat cizince, musíte o jeho nástupu do zaměstnání písemně informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce nejpozději v den nástupu do práce. Pokud se stanete zaměstnavatelem, musíte jako plátce daně splnit i registrační povinnost vůči finančnímu úřadu.

Lékařská prohlídka

V případě klasického pracovního poměru a služebního poměru je ze zákona povinná lékařská prohlídka, která musí být uskutečněná ještě předtím, než začne zaměstnanec vykonávat práci.

Co se týče práce na dohody, vstupní lékařská prohlídka je povinná jen ve specifických případech. Pokud zaměstnanec lékařskou prohlídku neabsolvuje, bude shledaný nezpůsobilým k výkonu práce. V případě, že zaměstnavatel zaměstnance nepošle k lékaři, za neprovedení vstupní prohlídky mu hrozí vysoké pokuty.

Kdo hradí lékařskou prohlídku?

Cena vstupní prohlídky se obvykle pohybuje okolo 500 Kč. Uzavře-li zaměstnavatel se zaměstnancem pracovní smlouvu, hradí lékařskou prohlídku zaměstnavatel.

Školení BOZP

Při nástupu nového zaměstnance do práce je také třeba provést školení BOZP. Bez vstupního školení zaměstnanec nesmí práci vykonávat. Vstupní školení musí zajistit zaměstnavatel a je povinné nejen pro zaměstnance pracující na hlavní pracovní poměr, ale i pro brigádníky.

Vstupní školení BOZP se provádí první den nástupu do nového zaměstnání. Školení je možné provádět prezentační formou na pracovišti nebo prostřednictvím e-learningu. Zvažte také další školení, která by se mohla zaměstnancům hodit při výkonu práce.

Vyplnění tiskopisu Prohlášení k dani z příjmů

Zaměstnanec může u zaměstnavatele vyplnit dokument Prohlášení poplatníka daně z příjmů, známý také jako „růžový formulář“. Podpisem dokumentu zaměstnanec potvrzuje způsob odvádění záloh na daň z příjmů. Formulář také slouží k tomu, aby mohl zaměstnanec uplatňovat slevu na poplatníka a další slevy na dani. Dokument je dostupný na stránkách Finančního úřadu.

Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele

Pokud zaměstnáváte alespoň jednoho zaměstnance, máte ze zákona povinnost platit pojištění, ze kterého bude zaměstnanci vyplacena případná škoda vzniklá v souvislosti s vykonáváním práce.

Volitelné úkony ze strany zaměstnavatele

V případě některých profesí může zaměstnavatel se zaměstnancem uzavřít také dohodu o hmotné zodpovědnosti nebo dohodu o mlčenlivosti a před nástupem vyžadovat výpis z rejstříku trestů.

Dohoda o mlčenlivosti

Pokud bude mít nový zaměstnanec přístup k informacím, které považujete za důvěrné nebo za obchodní tajemství, můžete se zaměstnancem podepsat dohodu o mlčenlivosti, která může být obsažena v pracovní smlouvě nebo být uzavřená samostatně.

Dohoda o hmotné zodpovědnosti

Zaměstnavatel může se zaměstnancem starším 18 let, který převezme odpovědnost za schodek na svěřených hodnotách, uzavřít písemnou dohodu o hmotné zodpovědnosti.

Výpis z rejstříku trestů

Některé profese vyžadují bezúhonnost, proto po uchazečích zaměstnavatelé mohou požadovat výpis z rejstříku trestů. Myslete ale na to, že podle Zákoníku práce může zaměstnavatel po zaměstnanci nebo zájemci o práci požadovat výpis z rejstříku trestů pouze v některých případech. Konkrétně v případě, že je požadavek bezúhonnosti přiměřený k práci, kterou bude zaměstnanec vykonávat, nebo v případě, kdy právní předpisy stanoví, že musí být uchazeč pro danou profesi bezúhonný (např. policisté, hasiči, advokáti, učitelé, sociální pracovníci, lékaři apod.).

Stručně

• V první řadě musíte se zaměstnancem nejpozději v den nástupu do práce písemně uzavřít pracovní smlouvu, v níž jsou uvedeny klíčové informace spojené s pracovním poměrem, například délka dovolené, výpovědní lhůta nebo mzda.
• Zaměstnavatel má před uzavřením pracovní smlouvy povinnost seznámit zaměstnance s právy a povinnostmi, které vyplývají z pracovní smlouvy a také s platovými podmínkami.
• Zaměstnavatelé mají také ohlašovací povinnost hned pro několik institucí. Nového zaměstnance musíte nahlásit na příslušné správě sociálního zabezpečení a u jeho zdravotní pojišťovny, a to do osmi dnů od nástupu do zaměstnání.
• V případě klasického pracovního poměru a služebního poměru je ze zákona povinná lékařská prohlídka, která musí být uskutečněná ještě předtím, než začne zaměstnanec vykonávat práci.
• Při nástupu nového zaměstnance do práce je také třeba provést školení BOZP.
• Pokud zaměstnáváte alespoň jednoho zaměstnance, máte ze zákona povinnost platit pojištění, ze kterého bude zaměstnanci vyplacena případná škoda vzniklá v souvislosti s vykonáváním práce.
• Mezi nepovinné úkony patří podepsání Prohlášení poplatníka daně z příjmů, uzavření dohody o hmotné zodpovědnosti nebo dohody o mlčenlivosti či doložení výpisu z rejstříku trestů.