Účetní průvodce pro podnikatele: Archivace účetních dokladů

Jednou z povinností podnikatelů je archivace dokladů a dokumentů. Jaké dokumenty jste povinni archivovat? Jaká je archivační lhůta? Jakým způsobem dokumenty archivovat a co vám hrozí v případě, že tuto povinnost nesplníte?

Podle jakých zákonů se řídí archivace dokladů?

Archivace dokladů firmy je popsána hned v několika zákonech. V případě daňových dokladů se jedná o Zákon o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.), účetní záznamy se řídí Zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.), archiválie Zákonem o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.) a doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele Zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.).

Jaké druhy dokladů je nutné archivovat

Povinnost archivovat jednotlivé typy dokumentů se liší podle toho, zda jste podnikatel vedoucí daňovou evidenci, plátce DPH, účetní jednotka nebo zaměstnavatel.  

Podnikatel vedoucí daňovou evidenci

Nejjednodušší situace je u podnikatelů, kteří vedou daňovou evidenci nebo uplatňují výdaje paušálem. Archivování dokumentů se totiž týká pouze takových dokumentů, které jsou potřebné v případě daňové kontroly.

Plátce DPH

Plátce DPH má ze zákona povinnost uchovávat veškeré daňové doklady rozhodné pro stanovení daně po dobu nejméně 10 let od konce zdaňovacího období. Plátce DPH je odpovědný za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu a také jejich čitelnost. Na žádost správce daně musí umožnit přístup k dokumentům bez zbytečného odkladu.

Účetní jednotka

Účetní jednotky mají povinnost vést účetní závěrky a výroční zprávy, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a účetní záznamy například v podobě mzdových listů, daňových dokladů nebo dokumentace vyplývající ze zvláštních právních předpisů.

Zaměstnavatel

Zaměstnavatelé jsou povinni uchovávat stejnopisy evidenčních listů, účetní záznamy a mzdové listy. Obchodní společnosti musí také uchovávat seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady společnosti a u poživatelů starobního nebo invalidního důchodu vzniká povinnost vést záznamy o skutečnostech vedených v evidenci zaměstnavatele.

Archivační lhůty

Archivační lhůty se odvíjí od toho, o jaký druh dokumentu se jedná. Zákonná lhůta pro délku archivace se tedy liší u daňových dokladů, mzdových listů nebo odpisových plánů. Pojďme si tedy představit lhůty pro jednotlivé dokumenty.

Daňové doklady

• 5 let: účetní knihy, účetní doklady, odpisové plány, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, inventurní soupisy.
• 10 let: účetní závěrka, výroční zpráva, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty.

Účetní záznamy

• 5 let: účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh.
• 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva.

Doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele

• 3 roky: stejnopisy evidenčních listů.
• 6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti.
• 10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu.
• 30 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění.

Sankce za nedodržení povinnosti archivace dokumentů

Pokud podnikatel nedodržuje archivaci dokumentů nebo pokud dokumenty skartuje před uplynutím skartační lhůty, hrozí mu pokuta až do výše 3 % hodnoty aktiv podniku. Pokuta až do výše 250 000 Kč hrozí i firmám zapsaným v obchodním rejstříku, jež zničí dokumenty bez souhlasu státního archivu.

Pokud dojde ke zničení dokladů například během požáru nebo při povodni a není je možné nahradit, oznamte tuto skutečnost finančnímu úřadu a pohromu doložte příslušnou dokumentací od policie.

Fyzická, nebo elektronická archivace?

Podnikatelé se často ptají i na to, zda jsou povinni dokumenty uchovávat v elektronické, nebo fyzické podobě. Zákon umožňuje vést tištěnou, elektronickou i smíšenou formu, takže je jen na podnikateli, které variantě dá přednost.

Tipy pro skladování tištěných dokumentů

Pokud se rozhodnete skladovat tištěné dokumenty, je klíčové je správně a přehledně roztřídit, abyste vždy měli dokonalý přehled o tom, kde se jaké dokumenty nachází. Třídění dokumentů vám usnadní pořadače, do kterých je možné uložit dokumenty různých formátů. Dále vám přijdou vhod archivní krabice, do kterých se vejdou pořadače a takzvané rozdružovače, jež slouží ke třídění dokumentů uvnitř šablony. Nezapomeňte ani na štítky na pořadače, které vám umožní dokumenty dobře označit a popsat, dostatek papírů do tiskárny, euroobaly a sešívačku.

Tipy pro elektronickou archivaci

Řada firem dává přednost elektronické archivaci dokumentů. I přesto, že tato varianta vyžaduje počáteční investici, z dlouhodobého hlediska se jedná o levné, efektivní a v neposlední řadě ekologické řešení. V případě elektronicky archivovaných dokladů je nutné dodržet tři podmínky, a sice věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu a čitelnost. Těchto podmínek dosáhnete tím, že dokumenty nejdřív podepíšete elektronickým podpisem a posléze je opatříte kvalifikovaným časovým razítkem, které bude dokazovat, že dokument nikdo neměnil. Platnost razítka je však omezená 5 lety, po uplynutí této doby musíte dokumenty opět přerazítkovat.

Skartace dokladů

Jak dokumenty podle zákona zlikvidovat po uplynutí skartační lhůty? Nejbezpečnější metodou je bezesporu skartace. Skartovačku si můžete buď přímo pořídit do firmy, nebo dokumenty předat skartační firmě, která dokumenty zničí za vás a dodá vám potvrzení o skartaci. Je však důležité vědět, že v některých případech potřebujete skartační povolení. Jedná se o dokumenty, u kterých vzniká povinnost nabídnout je nejdříve oblastnímu archivu k výběru, zda se nejedná o dokumenty trvalé hodnoty (např. účetní uzávěrky, zakladatelské dokumenty). V tomto případě musíte poslat příslušnému archivu skartační návrh a získat od něj povolení ke skartaci.