Jak postupovat, pokud měníte sídlo společnosti?

Plánujete změnu sídla společnosti? V tomto článku se dozvíte všechny důležité informace, které jsou se změnou sídla spojené. Přiblížíme vám, jak postupovat při změně sídla v rámci stejné obce i při přesídlení do jiné obce a jaké instituce je nutné o změně sídla společnosti informovat.

Sídlo společnosti: Společenská smlouva a obchodní rejstřík

Sídlo společnosti, jež je základní identifikací, bez které společnost nemůže existovat, se zapisuje do společenské smlouvy a do obchodního rejstříku. Ne vždy je však nutné měnit údaje jak ve společenské smlouvě, tak i v obchodním rejstříku. Podle občanského zákona totiž může právnická osoba do společenské smlouvy uvést pouze název obce (např. Ústí nad Labem), ve které se sídlo nachází, nikoliv celou adresu. Do veřejného rejstříku je pak nutné uvést celou adresu, kterou je třeba při změně upravit.  

Změna sídla v rámci stejné obce

V případě, že chystáte změnu sídla v rámci obce a při zakládání společnosti jste do zakladatelské smlouvy uvedli pouze název obce, nebudete muset společenskou smlouvu nijak upravovat, a ušetříte tak náklady za notářské služby. Proto se také doporučuje uvádět do zakladatelské smlouvy sídlo co nejobecněji.

Máte ve společenské smlouvě uvedenou celou adresu sídla? V tom případě je nutné provést změnu adresy nejen v obchodním rejstříku, ale také ve společenské smlouvě.

Změna sídla do jiné obce

Druhá situace, která může při změně sídla nastat, je přesídlení z obce do obce. V tomto případě je vždy nutné provést změnu sídla ve společenské smlouvě, kdy musí být opatřena notářským zápisem, i v obchodním rejstříku. 

Jak postupovat při změně sídla společnosti?

Nyní už se pojďme podívat na to, jaké kroky udělat, aby ke změně sídla došlo.

Rozhodnutí o změně sídla

Prvním krokem je samotné rozhodnutí o změně sídla. Pokud při změně sídla dochází ke změně obsahu společenské smlouvy, musí o změně sídla rozhodnout valná hromada a rozhodnutí je třeba doložit notářským zápisem. V případě, že nedochází ke změně zakladatelského dokumentu a rozhodnutí učinil statutární orgán (jeden nebo více jednatelů), rozhodnutí nemusí mít podobu notářského zápisu.

Podání návrhu na zápis změny v obchodním rejstříku

Návrh na zapsání změny sídla v obchodním rejstříku, který se podává příslušnému rejstříkovému soudu, musí obsahovat plnou adresu nového sídla a být dodaný spolu s těmito přílohami:

• Rozhodnutí valné hromady nebo rozhodnutí statutárního orgánu v náležité formě,
• pokud došlo k aktualizaci, tak dvě vyhotovení aktuální verze společenské smlouvy,
• dokument, který prokazuje právní důvod užívání prostor nového sídla (souhlas s poskytnutím sídla od vlastníka nemovitosti nebo výpis z katastru nemovitostí ne starší 3 měsíců),
• kolek v hodnotě 2 000 Kč.

Návrh na zápis změny sídla je možné podat prostřednictvím takzvaného inteligentního formuláře, který najdete na webových stránkách Veřejného rejstříku a Sbírky listin. Výstupem elektronicky vyplněného formuláře bude PDF formulář, který můžete po doplnění příloh rejstříkovému soudu zaslat firemní datovou schránkou, e-mailem na podatelnu soudu nebo vytisknout a donést na podatelnu.

Soud má povinnost se do 5 dnů vyjádřit, jestli přijal návrh na změnu sídla.

Jakým institucím musíte nahlásit změnu sídla společnosti?

Při změně sídla máte povinnost tuto skutečnost nahlásit několika institucím. Zatímco některé instituce hlášení změny vyžadují, jiné si aktualizované informace zjistí samy z obchodního rejstříku. Nicméně je dobré si ověřit, jestli tyto instituce skutečně zaznamenaly změnu sídla.

Instituce, kterým změnu nemusíte nahlašovat

Mezi instituce, u kterých není třeba ohlašovat změnu sídla, patří živnostenský úřad, který si změnu zjistí sám v případě, že už byla propsaná do obchodního rejstříku. Totéž platí i pro finanční úřad, kterému také není třeba změnu oznamovat.

Kterým institucím naopak změnu sídla společnosti nahlásit musíte?

ČSSZ

Pokud je vaše společnost zaměstnavatel, máte povinnost změnu sídla nahlásit České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ), a to do 8 dnů od provedení změny. Změnu můžete nahlásit prostřednictvím předepsaného formuláře nebo datové schránky vaší společnosti.

Zdravotní pojišťovna

Nahlášení ve lhůtě 8 dnů od provedení změny sídla vyžadují také zdravotní pojišťovny v případě společností, které jsou zaměstnavatelem. V tomto případě je nutné zjistit, u kterých zdravotních pojišťoven jsou zaměstnanci společnosti pojištění a následně změnu nahlásit všem zdravotním pojišťovnám.

Registr silničních vozidel

Vlastní vaše společnost silniční vozidla? Pak je třeba změnu sídla společnosti nahlásit i registru silničních vozidel. O zápis změny v registru silničních vozidel je třeba zažádat do 10 pracovních dnů ode dne, kdy změna nastala.

Úřad práce

V případě, že má vaše společnost povolení ke zprostředkování zaměstnání dle zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti (typicky se jedná o agentury práce), je povinná změnu sídla nahlásit nejpozději do 1 měsíce Úřadu práce. Pokud byste tuto změnu nenahlásili, mohlo by to vést až k o odnětí povolení ke zprostředkování zaměstnání.

Kde všude uvést změnu sídla společnosti?

Kromě nahlášení změny sídla výše uvedeným institucím byste měli adresu sídla aktualizovat i na svých webových stránkách, v e-mailových podpisech a na sociálních sítích, vizitkách, pracovních portálech, u svých dodavatelů nebo také v účetních programech, které využíváte.

Stručně

• V případě, že chystáte změnu sídla v rámci obce a do zakladatelské smlouvy jste uvedli pouze název obce, nebudete muset společenskou smlouvu nijak upravovat. Pokud máte ve společenské smlouvě uvedenou celou adresu sídla, je nutné provést změnu adresy také ve společenské smlouvě.
• V obou případech musíte požádat o zápis změny v obchodním rejstříku. Návrh na zapsání změny sídla v obchodním rejstříku se podává příslušnému rejstříkovému soudu.
• Při přesídlení do jiné obce je vždy nutné provést změnu sídla ve společenské smlouvě, kdy musí být opatřena notářským zápisem, i v obchodním rejstříku.
• Pokud při změně sídla dochází ke změně obsahu společenské smlouvy, musí o změně sídla rozhodnout valná hromada a rozhodnutí je třeba doložit notářským zápisem.
• Mezi instituce, u kterých není třeba ohlašovat změnu sídla, patří živnostenský a finanční úřad, které si změnu zjistí samy.
• Pokud je vaše společnost zaměstnavatel, máte povinnost změnu sídla nahlásit České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ) a zdravotním pojišťovnám zaměstnanců, a to do 8 dnů od provedení změny.
• Pokud vaše společnost vlastní silniční vozidla, je třeba změnu sídla společnosti nahlásit i registru silničních vozidel, a to do 10 pracovních dnů. V případě, že má vaše společnost povolení ke zprostředkování zaměstnání, je povinná změnu sídla nahlásit nejpozději do 1 měsíce Úřadu práce.
• Adresu sídla byste měli aktualizovat i na svých webových stránkách, v e-mailových podpisech a na sociálních sítích, vizitkách, pracovních portálech, u svých dodavatelů nebo také v účetních programech, které využíváte.