Nemáte vlastní kancelář pro své podnikání? Řešením může být virtuální sídlo

Zákon ukládá každému podnikateli povinnost uvést adresu sídla podnikání. Pokud máte vlastní kancelář, je situace poměrně jednoduchá a nijak vás nezaskočí. Problém přichází ve chvíli, pokud pracujete z domu, využíváte coworking nebo jste většinu času na cestách. Jak se vyhnout zápisu sídla na adrese trvalého bydliště?

Co je to virtuální sídlo

Dle § 429 občanského zákoníku je sídlo společnosti definováno jako adresa zapsaná ve veřejném rejstříku. Samozřejmě existují určité podmínky, které toto sídlo musí splňovat, nepatří k nim však vaše fyzická přítomnost na dané adrese. Z tohoto důvodu je zcela legální možností vytvořit virtuální sídlo, tedy místo, na kterém ve skutečnosti fyzicky nesídlíte.

Virtuální sídlo je službou, při které poskytovatel za určitý měsíční či roční poplatek pronajímá podnikateli určitou adresu. Pronajímané prostory se zpravidla vůbec neužívají, s výjimkou krátkodobých či hodinových pronájmů, jakým je např. schůzka s klienty v zasedací místnosti. Fakticky tak můžou na jedné adrese sídlit stovky až tisíce společností.

Kdy se virtuální sídlo vyplatí

Virtuální sídlo nejčastěji využívají podnikatelé, kteří nevlastní kancelář, případně chtějí mít sídlo firmy na lukrativním místě, aby zvýšili svou důvěryhodnost. Příkladem můžou být programátoři, překladatelé, taxikáři, účetní, lektoři, majitelé e-shopů, obchodníci apod.

Mezi další uváděné důvody se řadí například časté stěhování firmy, s níž je spojená i změna smluv, nová razítka, poplatky atd., či trvalé bydliště na úřadě.

Ačkoliv zákon umožňuje umístit sídlo na místě trvalého bydliště, nebývá tato situace ideální. Pokud nejste přímým vlastníkem nemovitosti, musíte se připravit na řešení písemného souhlasu s umístěním sídla. U družstevních bytů musíte získat souhlas družstva, tedy osob družstvo zastupujících, u nemovitostí v osobním vlastnictví souhlas majitele.

I v případě, že jste vlastníkem daného bytu či domu a souhlas si tedy vystavíte sami, se sídlo společnosti na adrese trvalého bydliště nedoporučuje. Problémem mohou být neohlášené návštěvy, ať už ze strany klientů či úředníků, narušování soukromí s potenciálním rizikem okradení, v nejhorším případě exekuce v místě bydliště.

Povinnosti spojené s virtuálním sídlem

Virtuální sídlo nemůže být jakákoliv nemovitost, i zde je nutné dodržovat povinnosti vyplývající ze zákona. Základní povinností je viditelné označení objektu názvem a identifikačním číslem, v opačném případě hrozí pokuta až do výše 100 000 Kč.

Dle živnostenského zákona jste také povinni na žádost prokázat právní důvod pro užívání prostor, tzn. zpravidla souhlas vlastníka nemovitosti s užíváním sídla na předmětné adrese. Musí být také umožněn kontakt s veřejností i státními úřady, přebírání a včasné přeposílání korespondence.

Ačkoliv vás finanční úřad na dané adrese fyzicky nezastihne, neznamená to, že vás virtuální sídlo ochrání před daňovou kontrolou. Současné ustanovení § 429 odst. 2 občanského zákoníku jednoznačně stanovuje, že pokud podnikatel uvádí jako své sídlo místo, na němž se ve skutečnosti nevyskytuje, může se každý včetně finančního úřadu dovolat jeho skutečného sídla, kde fyzicky vykonává svou činnost. V případě, že byste skutečné sídlo nechtěli nahlásit, hrozí vám několik sankčních postihů, např. pokuta až do výše 500 000 Kč za porušení povinnosti při správě daně.

Výhody a nevýhody

Mezi jednoznačné výhody virtuálního sídla lze zařadit:

• finanční úsporu,
• odlišení podnikatelských a soukromých aktivit,
• prestiž a reprezentativní adresu sídla, v ČR zejména v Praze a Brně,
• stálou adresu sídla bez ohledu na fyzické stěhování.

Je nutné však počítat také s určitými nevýhodami, které může virtuální sídlo přinést, např.:

• nechtěnou pozornost finančního úřadu, jelikož virtuální sídla vzbuzují častěji u finančního úřadu podezření,
• omezené služby či neadekvátní cena při špatném výběru poskytovatele,
• nedůvěryhodnost, pokud na stejné adrese sídlí tisíce dalších firem.

Na co si dát pozor při výběru virtuálního sídla

Nevýhody virtuálního sídla jsou však často spojené s prostým faktem, že jste si vybrali nesprávného poskytovatele. Na co si tedy dát pozor, než uzavřete smlouvu o poskytnutí obchodního sídla?

Rozhodně začněte prohlídkou místa, jenž by mělo být vaším potenciálním sídlem. Vyhnete se tak zejména podvodníkům, kteří umisťují virtuální sídla do pochybných či nezpůsobilých objektů.

Ověřte si, že v pracovní době zde bude někdo k zastižení, kdo je připraven převzít a předat poštu či vzkazy. Některá virtuální sídla nabízí také rychlé přeposílání pošty, případně okamžité skenování dokumentů.

Nenechte se nalákat na příliš nízkou cenu, která je podmíněná dlouhou dobou pronájmu, nebo obsahuje pouze omezené služby a za většinu standardních služeb si stejně připlatíte.

Pečlivě si prostudujte, co vše smlouva zahrnuje. Obvykle virtuální sídla nabízí recepci, která vyřídí běžné obchodní i administrativní záležitosti, případně možnost využití zasedací místnosti. Připlatit si běžně můžete např. za virtuální sekretářku či vedení účetnictví.

Po uzavření smlouvy o poskytnutí obchodního sídla byste měli dostat souhlas s umístěním sídla. Tento dokument je potřebný pro zápis daného sídla do obchodního rejstříku, proto jej musíte obdržet.

Nakonec můžete pro jistotu překontrolovat, že se na daném virtuálním sídle objevilo po uzavření smlouvy správné označení vaší firmy.