6. díl: Trend virtuálních asistentek: Nejsou vidět, ale jejich práce rozhodně ano

Nestíháte? Potřebovali byste ulevit sobě či svým zaměstnancům od práce, kterou může vyřešit někdo i na dálku? Tak zkuste využít služeb virtuální asistentky. V článku se společně zaměříme na to, s čím vám může pomoci, kde ji hledat i jak si spolupráci s ní správně nastavit.

První oficiální virtuální asistentkou na světě se stala Američanka Anastacia Brice, která už v roce 1996 pomáhala na dálku osobnímu kouči Thomasu J. Leonardovi. A to pouze prostřednictvím telefonu a faxu. Během pracovního rozhovoru přes telefon ji pak jednoho dne Leonard označil za „virtuální“ asistentku. Toto označení se mladé ženě líbilo a vycítila velmi zajímavou obchodní příležitost. Různé typy prací se přece mohou s klidem dělat i na dálku, třeba z pohodlí domova. Stačí jen využít moderních technologií. Otevřenost novým možnostem se nakonec Anastacii velmi vyplatila. Založila úspěšnou firmu, první společnost pro virtuální asistentky na světě.

Co je to virtuální asistentka?

Dnes už nejsou virtuální asistentky ničím neobvyklým. Jedná se o člověka, který nebude vaším stálým zaměstnancem a bude pro vás pracovat ze svého bydliště či jiného místa mimo vaši firmu, třeba na opačném konci světa. V kontaktu tak budete přes telefon a internet. 

S čím většinou virtuální asistenti pomáhají?

Nabízejí služby obchodní, asistentské či marketingové. Jedná se vlastně o veškeré úkony, které lze dělat na dálku.

Příklady toho, co pro vás může virtuální asistentka zařídit:

Marketingové služby

• může spravovat váš web či e-shop,
• tvořit vhodný obsah pro váš firemní blog a sociální sítě,
• rozesílat newslettery,
• vytvářet pro vaši firmu rešerše a marketingové průzkumy,
• spravovat a rozvíjet vaši databázi lidí, které oslovujete se svými produkty či službami, a další.

Asistentské služby

• vedení administrativy a účetnictví online,
• hlídání důležitých termínů,
• vedení vašeho kalendáře,
• organizace firemních akcí,
• zvedání telefonů a podávání informací v době vaší dovolené a další.

Náš TIP: Objevte výhody bezpapírové kanceláře.

Obchodní služby

• online zákaznická podpora,
• nabídka vašich služeb přes telefon,
• oslovování vhodných dodavatelů a další.

Jazykové služby

• korektury,
• překlady a další.

Kdy je čas si ji pořídit?

Začínáte podnikat a jste přetížení. Vaši zaměstnanci nemají čas na některou z činností, která nevyžaduje přítomnost ve firmě. Situací, kdy vám virtuální asistentka může vytrhnout trn z paty je prostě celá řada. Velkou výhodou je, že se na ni můžete obrátit s prací, která zabere jen pár hodin měsíčně, ale i s úkoly, které vyžadují nějaký ten čas každý den. Je to jen na domluvě mezi virtuální asistentkou a vámi. I maličký objem práce vám může některá z virtuálních asistentek vzít, protože takových klientů má více a pokryje tak čas, který je ochotna věnovat práci. A vám se jistě uleví.

Jaký pracovní vztah je u virtuální asistentky nejčastější?

Virtuální asistentky pracují většinou na IČO za předem domluvenou hodinovou sazbu, která je závislá na zkušenostech a typu práce. Po dokončení úkolu (či každý měsíc v případě dlouhodobé spolupráce) vám tak jednoduše přijde faktura.

Vyplatí se víc zadat poptávku firmě, nebo jednotlivci?

Můžete si vyhlédnout buď jednotlivce, nebo oslovit firmu, která vám nabídne kombinaci znalostí různých lidí, většinou za jednotnou hodinovou sazbu. To se vyplatí především v případě, že potřebujete více různých typů prací, ale žádná z nich nevyžaduje stálého zaměstnance. Například potřebujete někoho, kdo bude psát a rozesílat newslettery, ale také někoho, kdo se bude starat o drobnou administrativu a účetnictví. Do firmy jednoduše zašlete poptávku a oni práci rozdělí mezi různé virtuální odborníky.

Kde sehnat tu pravou?

Zní to všechno skvěle, že? Ale kde se takový poklad hledá? Konkrétního odborníka, který pracuje na dálku, můžete najít například na navolnenoze.cz . V případě, že hledáte firmu, která vám nabídne balíček prací hned několika virtuálních asistentek, stačí zadat do vyhledávače „virtuální asistent“ a vybrat si z široké nabídky tu, která vám bude nejvíce vyhovovat.

Jak zadávat práci a vše si pohlídat?

V případě, že si najmete firmu, odpadá vám starost s kontrolou. Na konci měsíce vám solidní společnost spolu s fakturou zašle i výpis toho, co pro vás v rámci vašeho tarifu či za jednorázový poplatek vykonala.

Pokud si však domlouváte spolupráci s konkrétním odborníkem, který pro vás bude na dálku pracovat, nastavte si jasné podmínky. Dopřejte si společné online setkání přes Skype, Google Hangouts či třeba Zoom, a předem se domluvte na detailech. Jak bude virtuální asistentka dostávat zadání? Zapíše si vše během pravidelných online meetingů s vámi, nebo chce bodové zadání prostřednictvím e-mailu? A co více vyhovuje vám? Pravidla si nastavte jasně hned od začátku.

Kvalitní virtuální asistentka vám také nabídne, že bude měřit čas strávený na vašich projektech a bude jej přehledně štítkovat, aby bylo úplně jasné, na čem pracovala a jak dlouho. Může k tomu využít například šikovný nástroj Toggl. Budete si tak moci případně lépe zkontrolovat, že platíte za skutečně produktivní čas virtuální asistentky.

Férové podmínky pro obě strany jsou skvělým základem spolupráce, kdy vy získáte spolehlivou oporu a virtuální asistentka dalšího klienta, díky kterému může žít svobodně a přitom dělat, co ji baví. To je jedno z kouzel moderní doby, nebojte se jej využít a odlehčit si tak od úkolů, kterých máte jako podnikatel jistě víc než dost.