7. díl: Digitalizace podnikání: Uzavírání smluv online
Současná koronavirová krize urychlila zavádění nových technologií v podnikání. Podnikatelé díky digitalizaci zjistili, že některé procesy je možné dělat podstatně efektivněji. Jedním z takovýchto procesů se stalo i uzavírání smluv online. Víte, jak z pohledu práva správně uzavírat smlouvy elektronicky?
Uzavírání smluv: ústně, písemně i online
Smlouvu je ve většině případů možné uzavřít jakýmkoliv způsobem, ze kterého je dostatečně jasné a srozumitelné, co chce jednající udělat. Zákon umožňuje uzavřít smlouvu i ústně nebo faktickým jednáním, písemná forma však může výrazně usnadnit důkazní situaci v přímém sporu. Ústní smlouva se navíc těžko prokazuje třetím stranám, například soudu či katastru.
Proto je výhodnější smlouvy uzavírat písemně. Na některé smlouvy se dokonce ze zákona vztahují výjimky, písemná smlouva se vyžaduje například v případě převodu nemovitosti. V době digitalizace ovšem nemusíte smlouvy již podepisovat fyzicky. Způsobů, jak uzavřít smlouvu online, je hned několik.
Možnosti uzavíraní smluv rychle a jednoduše online
V mnoha případech můžete v písemné formě jednat velmi jednoduše bez nutnosti elektronického podpisu, například prostřednictvím e-mailu, datové schránky nebo naskenované smlouvy.
Smlouvu lze v mnoha případech „podepsat“ zasláním obyčejného e-mailu bez elektronického podpisu. Soudy takovéto jednání většinou akceptují jako jednání písemné. Smlouva uzavřená prostřednictvím e-mailu se nedoporučuje v případě důležitých smluv, v praxi se často používá například u smluv na zboží nebo smluv o dílo.
Datová schránka
V případě, že máte zřízenou datovou schránku, můžete si vyměňovat smlouvy přes ni. Takovéto úkony mají, v případě, že to jiný právní předpis nebo vnitřní právní předpis nestanoví jinak, stejné účinky jako písemné úkony.
Naskenovaná smlouva
Pokud si nechcete zařizovat elektronický podpis, můžete smlouvu vytisknout na tiskárně, ručně podepsat, naskenovat a zaslat elektronicky druhé straně. Zde ovšem vzniká riziko, že takto naskenovaný podpis někdo zneužije a použije jej pro jakýkoliv jiný dokument.
Uzavírání smluv se spotřebiteli
Podnikatelé mají v případě uzavírání smluv elektronicky, tedy takzvaných distančních smluv, vůči spotřebiteli několik povinností. Jedná se o povinnost poskytnout spotřebiteli před uzavřením smlouvy informace o své totožnosti a kontaktních údajích, povinnost nabízené zboží nebo službu řádně označit, povinnost informovat spotřebitele o ceně zboží nebo služby, o způsobu platby a dodání předmětného zboží a také o nákladech na jeho dodání. Podnikatelé mají také povinnost informovat spotřebitele o době trvání závazku a podmínkách jeho případného ukončení.
Je také důležité vědět, že v případě distanční smlouvy má spotřebitel možnost odstoupit od smlouvy do 14 dnů od podpisu smlouvy.
Na co si dát při uzavírání smluv online pozor?
Vždy, když jednáte písemně a uzavíráte smlouvu elektronicky, měli byste konkrétní formu přizpůsobit důležitosti smlouvy a také potenciálním důsledkům, které mohou z dané formy vyplývat. V těch nejméně důležitých případech si vystačíte s e-mailem, pokud se však jedná například o vyšší částku, spolehněte se raději na smlouvu podepsanou zaručeným elektronickým podpisem.
Elektronické podpisy
Podle nařízení Evropské unie č. 910/2014, známého pod názvem eIDAS, je možné plnohodnotně používat elektronické podpisy pro právní jednání. Rozlišuje se hned několik typů elektronických podpisů, a sice kvalifikovaný elektronický podpis, zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, zaručený elektronický podpis, prostý elektronický podpis a v neposlední řadě uznávaný elektronický podpis. Uznávaný elektronický podpis, který zavedl český adaptační zákon, je souhrnným označením kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis a kvalifikovaného elektronického podpisu.
U konkrétních typů smluv záleží na tom, který typ elektronického podpisu právní předpis vyžaduje. Ve většině případů se jedná o uznávaný elektronický podpis. Elektronický podpis má stejně jako reálný podpis právní účinky a nemůže být odmítnutý jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu.
Kdy využívat elektronický podpis?
Elektronický podpis je možné užívat prakticky v jakékoliv situaci. Při správném výběru a zacházení jde o ekvivalent písemného podpisu. Nejčastěji se používá pro interní schvalovací procesy, licenční smlouvy na software, pro ujednání soukromými subjekty v rámci běžného obchodního styku a také pro spotřebitelské smlouvy.
Kdy se užívání elektronického podpisu nedoporučuje?
Advokátní kanceláře nedoporučují elektronické podpisy vzhledem ke specifikům zákoníku práce používat pro úpravu pracovně právních vztahů. Elektronický podpis také není možné využít v případě jednání, která souvisejí s nemovitými věcmi, zástavních smluv, zakladatelských právních jednání obchodních korporací a dalších právních jednání, která vyžadují ke své platnosti úředně ověřený podpis.
Tip: Platformy pro vytváření elektronických podpisů
Chcete začít využívat elektronický podpis? Je to jednoduché: certifikační autorita coby důvěryhodná třetí strana vám vydá certifikát, a tím se zaručí za vaši identifikaci tímto certifikátem. Mezi platformy, které pro vás vytvoří podpis v souladu s legislativními požadavky, patří například I.CA, Blocknify nebo Docusign. Díky těmto světově uznávaným poskytovatelům je užívání elektronického podpisu velmi snadné. Nemusíte instalovat žádný program ani nemusíte disponovat předem získaným certifikátem.