Smlouvy: Nejlépe písemně

I když zákon umožňuje ve většině případů ústní dohodu, mnoha problémům předejdete, pokud smlouvu uzavřete písemně.

Písemně uzavřené smlouvy jsou ze zákona povinné jen v některých případech, především tehdy, pokud jsou s nimi spojené závažné právní následky – typicky je to třeba u převodu nemovitostí. Dále tam, kde se smlouvy zakládají do veřejnoprávních evidencí (registrů smluv) či u dokumentů, kde je zájem na ochranu slabší strany.

Mezi dvěma podnikateli se smlouvy řídí obchodním zákoníkem, který vyžaduje písemnou formu jen v určitých vyjmenovaných případech nebo tehdy, kdy alespoň jedna strana projeví vůli uzavřít smlouvu písemně.

Velká smluvní volnost tak znamená, že můžete uzavřít ústně i smlouvy, které jsou značného rozsahu. Příkladem může být postoupení pohledávky, převzetí dluhu, nájemní smlouva na prostory pro podnikání nebo smlouva o dílo. Také většina kupních smluv se písemně neuzavírá, přestože se často jedná o věci velké materiální hodnoty.

I když je uzavření smlouvy jen ústně v souladu se zákonem, má svá rizika. Ta se mohou naplnit především tehdy, pokud vzniknou mezi stranami pozdější neshody. Ty se často týkají termínu dodání nebo zhotovení, rozsahu prací nebo služeb či způsobu plnění (úhrady). Ústní dohoda může v případě sporu způsobit důkazní nouzi, protože nebudete mít jak prokázat její rozsah a detaily.

Důsledkem velké smluvní volnosti je to, že případné dodatky k písemné smlouvě je možné uzavřít také jen ústně. Ty jsou sice platné, ale výše zmíněné problémy s důkazní nouzí platí i zde, proto je vhodné i změny a dodatky předchozích smluv sjednat písemně.

Pokud je jednání ústní nebo telefonické, potvrďte následně jeho obsah písemně (alespoň e-mailem) a uveďte důležité body dohody – především rozsah sjednaného plnění, termín a cenu i způsob úhrady ze strany zákazníka. Nejlepší je ale uzavřít řádnou písemnou smlouvu.

Podpis není nutný, ale…

Pro platnost právního jednání v písemné formě se obecně vyžaduje podpis jednajícího. Ten se může nahradit mechanickým prostředkem, jakým je razítko nebo faksimile, pokud se tak děje obvykle. Platný je i dokument podepsaný elektronicky.

Velmi časté je uzavírání dohod elektronickou poštou. Samotné vypsání jména v těle e-mailu není dostatečným ověřením identity, přesto taková smlouva může být platná. Podle zákona totiž postačí, pokud se právní jednání uskuteční elektronickými nebo jinými technickými prostředky, které umožňují zachycení (a opakované zobrazení) jeho obsahu a určení jednající osoby. To je sice u e-mailu splněno, ale úskalí může být v důvěryhodném ověření identity jednající osoby. U důležitých dohod je proto vhodné je podložit písemnou smlouvou vlastnoručně podepsanou na papíře nebo elektronickým podpisem.

Dokumentujte nejen smlouvy

Shromažďujte všechny doklady spojené s plněním hned od začátku. Založte nejen smlouvy ale také další písemnosti, jako jsou předávací protokoly, doklady o odeslání poštou nebo přepravní společností. Užitečná může být i průběžná fotodokumentace. Budete tak připraveni na situaci, kdy zákazník bude rozporovat rozsah nebo formu předaného díla, a současně se připravíte na situaci, pokud budete muset vymáhat plnění ze strany zákazníka soudně.

Práci si zjednodušíte tím, když budete mít předem připravené vzorové dokumenty (obchodní podmínky, šablony smluv, zakázkových listů nebo předávacích protokolů). V případě potřeby můžete tyto vzorové dokumenty konzultovat s právníkem a používat je opakovaně.

Jak vymoci pohledávku?

Pokud máte problémy s plněním ze strany zákazníka, často nezbude než vymáhat pohledávku právní cestou. Prvním krokem přípravy na případný spor je obstarání důkazů; důkazní břemeno je totiž v takovém případě na vás. Písemně uzavřené smlouvy a řádná dokumentace provedení zakázky pak velmi dobře poslouží jako podklady pro případný spor. Pamatujte, že samotná faktura není dostatečným důkazem existence dluhu vašeho zákazníka – z právního hlediska jde o jednostranný akt, ze kterého není možné poznat, zda s jejím předmětem protistrana souhlasila či zda s vámi vůbec uzavřela smlouvu.

Dalším doporučeným krokem je předžalobní výzva, která někdy vede k úspěchu i proto, že tak prokážete své odhodlání domáhat se plnění smlouvy právní cestou. Pokud to nepomůže, zbývá podat žalobu a pokud nedojde k plnění ani po pravomocném rozsudku, je posledním krokem podání návrhu na zahájení exekuce.

Právní spory nemusejí být jednoduché, často je tak nutné vyhledat pomoc advokátní kanceláře. Určitou právní pomoc při vymáhání pohledávek můžete také získat jako součást finančních služeb, tzv. faktoringu.