Povinnosti zaměstnavatele při ukončení pracovního poměru

Ukončení pracovního poměru rozhodně není ničím příjemným, ať už ze strany zaměstnance nebo zaměstnavatele. Někdy je však výpověď nevyhnutelná. Jak tedy postupovat v případě, že jste museli se zaměstnancem ukončit pracovní poměr a na co nezapomenout? Přinášíme vám přehled povinností.

Jaké dokumenty musíte zaměstnanci vystavit?

Jednou z povinností zaměstnavatele při ukončení pracovního poměru je vystavit zaměstnanci některé dokumenty. Jaké?

Potvrzení o zaměstnání

Pokud pracovní poměr zakládal účast na nemocenském pojištění nebo byly zaměstnanci strhávané srážky ze mzdy, musí zaměstnavatel zaměstnanci vystavit potvrzení o zaměstnání známé i jako zápočtový list. Potvrzení o zaměstnání je možné zaměstnanci předat přímo na pracovišti nebo zaslat datovou schránkou či poštou do vlastních rukou.

Potvrzení o zdanitelných příjmech

Další povinností zaměstnavatele je vystavit zaměstnanci potvrzení o zdanitelných příjmech, a to 10 dnů od doby, kdy zaměstnanec o tento dokument zažádal. 

Potvrzení o nároku na podporu v nezaměstnanosti

Zatímco dříve se vydávalo potvrzení o nároku na podporu v nezaměstnanosti jako samostatný dokument, dnes je tomu jinak. Od 1. 4. 2022 zaměstnavatel vyplňuje informace o přiznání podpory v nezaměstnanosti při odhlašování zaměstnance na OSSZ.

Posudek o pracovní činnosti

V případě, že si zaměstnanec zažádá o posudek o pracovní činnosti, zaměstnavatel je na žádost povinen do 5 dnů posudek vydat, ne ale dříve než dva měsíce před skončením zaměstnání.

Evidenční list důchodového pojištění

Pokud pracovní poměr se zaměstnancem trval celý kalendářní rok, musí zaměstnavatel ke 30. dubnu vydat evidenční list důchodového pojištění. V případě, že bylo zaměstnání ukončeno dříve než 31. 12., maximální termín pro ukončení účetní závěrky je jeden měsíc, nejpozději tedy do 31. 1.

Kdo a kdy má nárok na odstupné?

Výpověď je v řadě případů spojená s odstupným. Ze zákona má zaměstnanec právo na odstupné, pokud dojde k ukončení pracovního poměru z organizačních nebo ze zdravotních důvodů při výpovědi ze strany zaměstnavatele nebo při uzavření dohody.

Co spadá pod organizační a zdravotní důvody? Organizačními důvody se rozumí zrušení zaměstnavatele nebo jeho části, přemístění zaměstnavatele nebo jeho části a výpověď pro nadbytečnost. Zdravotní důvody vždy vycházejí z lékařského posudku. Vztahují se na situace, kdy zaměstnanec nesmí dále vykonávat dosavadní práci kvůli pracovnímu úrazu, onemocnění nemocí z povolání nebo ohrožení touto nemocí. Vztahují se i na situaci, kdy zaměstnanec dlouhodobě pozbyl zdravotní způsobilost k výkonu práce.

Jaká je výše odstupného?

Výše odstupného se odvíjí od doby trvání zaměstnání. V případě, že u vás zaměstnanec pracoval kratší dobu než jeden rok, náleží mu jeden průměrný měsíční výdělek. Pokud u vás pracoval déle než jeden rok, ale méně než dva roky, musíte mu vyplatit dvojnásobek průměrného měsíčního výdělku. Pracoval u vás zaměstnanec přes dva roky? V tom případě mu ze zákona náleží trojnásobek průměrného měsíčního výdělku.

Věděli jste? V některých případech musí zaměstnanec vrátit odstupné

Účelem odstupného je kompenzovat zaměstnanci ztrátu výdělku a pomoci mu finančně překlenout dobu, než si najde jinou práci. Pokud ale zaměstnanec nastoupí zpět k původnímu zaměstnavateli před tím, než uplyne doba určená počtem násobků průměrných měsíčních výdělků, za které odstupné dostal, je povinen poměrnou část odstupného vrátit.

Nezapomeňte na ohlašovací povinnost

Zaměstnavatel má také ohlašovací povinnost. Je povinen do osmi kalendářních dnů ode dne skončení zaměstnání oznámit ukončení pracovního poměru příslušné zdravotní pojišťovně a také Okresní správě sociálního zabezpečení. Je také povinen OSSZ odeslat výše zmíněný evidenční list důchodového pojištění.

V případě postižení mzdy srážkami je zaměstnavatel povinen skončení pracovního poměru ohlásit soudu a zaslat mu vyúčtování srážek. Pokud byla mzda postižená srážkami v rámci takzvané daňové exekuce, musí zaměstnavatel oznámit ukončení pracovního poměru i správci daně. Při hromadném propouštění vzniká zaměstnavateli povinnost o dané skutečnosti informovat úřad práce.

Jak naložit s osobními údaji zaměstnance?

Ptáte se, co dělat po skončení pracovního poměru s osobními údaji zaměstnance? Na základě zákona na ochranu osobních údajů vzniká zaměstnavateli povinnost provést likvidaci osobních údajů ve chvíli, kdy pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracované.

Podle nařízení GDPR však může zaměstnavatel po ukončení pracovního poměru o zaměstnanci zachovávat údaje týkající se mzdové agendy a údaje, jež se vztahují k daňové povinnosti zaměstnance. O rozsahu vymazaných a nadále uchovaných údajů je povinen zaměstnance písemně informovat.

Jak postupovat v případě nevyčerpané dovolené?

Podle zákoníku práce zaměstnanci v případě skončení pracovního poměru náleží náhrada mzdy za nevyčerpanou dovolenou nebo její část. Tato náhrada zaměstnanci přísluší ve výši průměrného výdělku platného v den skončení pracovního poměru. Jedná se tedy o výdělek za kalendářní čtvrtletí, které předchází datu skončení pracovního poměru.

Stručně

• Jednou z povinností zaměstnavatele při ukončení pracovního poměru je vystavit zaměstnanci tyto dokumenty: potvrzení o zaměstnání neboli zápočtový list, potvrzení o zdanitelných příjmech, potvrzení o nároku na podporu v nezaměstnanosti, posudek o pracovní činnosti a evidenční list důchodového pojištění.
• Ze zákona má zaměstnanec právo na odstupné, pokud dojde k ukončení pracovního poměru z organizačních nebo ze zdravotních důvodů při výpovědi ze strany zaměstnavatele nebo při uzavření dohody. Výše odstupného se odvíjí od doby trvání zaměstnání.
• Zaměstnavatel je také povinen do osmi kalendářních dnů ode dne skončení zaměstnání oznámit ukončení pracovního poměru příslušné zdravotní pojišťovně a také Okresní správě sociálního zabezpečení. Je také povinen OSSZ odeslat evidenční list důchodového pojištění.
• Při hromadném propouštění vzniká zaměstnavateli povinnost o dané skutečnosti informovat úřad práce.
• Na základě zákona na ochranu osobních údajů vzniká zaměstnavateli povinnost provést likvidaci osobních údajů ve chvíli, kdy pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracované.
• Podle zákoníku práce zaměstnanci v případě skončení pracovního poměru náleží náhrada mzdy za nevyčerpanou dovolenou nebo její část.