Průvodce pro OSVČ a s.r.o.: Povinnosti vůči úřadům při změně osobních údajů

Změn, které mohou podnikatelé řešit, je hned několik. Jedná se například o změnu příjmení, změnu adresy trvalého bydliště nebo změnu sídla či názvu společnosti. Jaké povinnosti jsou s těmito změnami spojeny a na jakých institucích musíte konkrétní změny nahlásit?

Změna příjmení (jména)

Při změně příjmení nebo jména v případě podnikatelů je nutné myslet nejen na změnu údajů v občanském průkazu nebo na řidičském průkazu, ale také na další povinnosti. Podnikatelé musí změnu nahlásit na příslušném živnostenském úřadě do 15 dnů od vzniku změny. Změnu není nutné hlásit u zdravotní pojišťovny, protože je napojena na evidenci obyvatel a změna by se měla do systému promítnout sama, stejně je tomu u finančního úřadu a ČSSZ.  

Změna trvalého bydliště

Kde musíte nahlásit změnu trvalého bydliště v případě, že podnikáte? Samotná změna není nijak náročná, stačí zajít na příslušný úřad a prostřednictvím formuláře adresu změnit. Náročnější je však následující proces, v první řadě je nutné zažádat o nové doklady. Do 30 dnů od změny trvalého bydliště musíte také tuto skutečnost nahlásit zdravotní pojišťovně. Živnostenskému úřadu OSVČ změnu hlásit nemusí, úřady údaje změní samy, je však nutné myslet na to, že adresa sídla podnikatele se se změnou trvalého bydliště nemění. Co se týče finančního úřadu, změna trvalého bydliště se hlásit nemusí, protože jsou tato pracoviště napojena na základní registry.

Změna bankovního účtu

Při změně banky dochází ke změně čísla bankovního účtu. Podnikatelé mají při změně bankovního účtu povinnost tuto skutečnost nahlásit příslušnému finančnímu úřadu, České správě sociálního zabezpečení a své zdravotní pojišťovně. Změnu bankovního účtu byste samozřejmě neměli zapomenout nahlásit také svým klientům, kteří vám zasílají pravidelné platby. Číslo bankovního účtu změňte také všude tam, kde ho uvádíte, tedy například na webových stránkách nebo na fakturách.

Změna názvu společnosti

Podnikatelé mají právo název společnosti kdykoliv změnit. Podmínkou pro změnu názvu je změna stanov společnosti, o které může rozhodnout pouze valná hromada společnosti. Po rozhodnutí valné hromady je následně nutné podat návrh změny obchodní firmy do obchodního rejstříku příslušného soudu. Při změně názvu společnosti je důležité myslet na to, že nesmí být shodný nebo zaměnitelný s obchodní firmou jiného podnikatele.

Kde změnu názvu společnosti nahlásit?

Změnu názvu obchodní firmy je nutné nahlásit na živnostenském i finančním úřadu a také na příslušné správě sociálního zabezpečení a poskytovatelům zdravotního pojištění. Změnu je také nutné nahlásit na příslušném katastrálním úřadu a Úřadu průmyslového vlastnictví. Při změně názvu je také nutné označit provozovnu novou obchodní firmou, provést změny ve všech obchodních dokumentech a oznámit změnu poskytovatelům služeb, bankám a obchodním partnerům.

Změna DIČ

Na základě novely daňového řádu účinné od 1. 1. 2021 mohou fyzické osoby změnit své daňové identifikační číslo v případě, že je jim nepříjemné, že je z něj možné vyčíst osobní údaje. Daňové identifikační číslo je totiž obvykle tvořeno rodným číslem. O přidělení vlastního identifikátoru odlišného od obecného identifikátoru (rodného čísla) je možné požádat správce daně.

Změna sídla nebo místa podnikání

Změna sídla je poměrně nenáročný proces, jehož náklady se obvykle pohybují v řádech několika tisíců korun. V případě, že se jednatelé rozhodnou pro změnu sídla společnosti, je nutné změnit společenskou nebo zakladatelskou smlouvu, pokud se jedná o změnu sídla do jiného města.

Kde nahlásit změnu sídla nebo místa podnikání

Změnu sídla je také nutné provést v obchodním rejstříku, a to do 90 dnů od rozhodnutí změny sídla. Jak změnu v obchodním rejstříku provést? Podáním návrhu na zápis do rejstříku na příslušný rejstříkový úřad. Ve chvíli, kdy dojde k zápisu změny sídla firmy do obchodního rejstříku a změnu schválí soud, je nutné do 15 dní tuto změnu nahlásit na živnostenském úřadě podáním takzvaného změnového listu. Stejný termín platí i pro nahlášení změny na finančním úřadě. Změnu je možné doložit buď výpisem z obchodního rejstříku s údajem o nabytí právní moci, nebo doložit změnu novým živnostenským oprávněním.

V případě, že má firma zaměstnance, musí změnu sídla oznámit do 8 dnů i na příslušném úřadě sociální pojišťovny a na zdravotních pojišťovnách.

Změna zdravotní pojišťovny

Rozhodli jste se pro změnu zdravotní pojišťovny například z důvodu zajímavějších benefitů? Přihlášku k nové pojišťovně je možné podat osobně na příslušné pobočce pojišťovny nebo také elektronicky. Kromě občanského průkazu musí OSVČ předložit i doklad o výši placených záloh od předešlé zdravotní pojišťovny. A jak je to se změnou pojišťovny v souvislosti s přehledem o příjmech a výdajích? OSVČ, které od 1. ledna 2021 změnily zdravotní pojišťovnu, musí přehledy za rok 2020 odevzdat ještě u původní zdravotní pojišťovny, u níž byly pojištěny v roce 2020.

Co byste měli vědět o změně zdravotní pojišťovny

Pojišťovny si nemohou vybírat klienty samy, ale musí přijmout každého, kdo se přihlásí. Je důležité vědět, že pojišťovnu můžete změnit jednou za dvanáct měsíců, a to pouze k 1. červenci nebo k 1. lednu, přihlášku k nové zdravotní pojišťovně je nutné odevzdat nejpozději tři měsíce před požadovaným datem.

TIP: Datová schránka

Nahlašování změn spojených s podnikáním vám může výrazně zjednodušit datová schránka, jejímž prostřednictvím je možné komunikovat s úřady online, a to jak s finančním úřadem, tak i zdravotní pojišťovnou a ČSSZ. Do datové schránky je možné nahrávat dokumenty a řešit skrze ni i formuláře, které jsou v interaktivní formě. Založení datové schránky je zcela zdarma.