Vše, co potřebujete vědět o používání firemního vozidla k soukromým účelům

Poskytnutí služebního automobilu k soukromým účelům je velmi oblíbeným zaměstnaneckým benefitem. Zaměstnanec si tak nejenže nemusí pořizovat vlastní auto, ale navíc mu odpadnou starosti a náklady spojené s jeho údržbou. Zjistěte, jaké jsou daňové a právní aspekty poskytování firemního vozidla k soukromým účelům i jaká práva a povinnosti mají obě strany.

Daňové dopady poskytování služebního auta k soukromým účelům

Na straně zaměstnance se možnost bezplatně využívat služební vozidlo k soukromým účelům považuje za nepeněžní příjem. Z tohoto příjmu se tedy odvádí daň i odvody na sociální a zdravotní pojistné.

V roce 2024 je výše nepeněžního příjmu v případě bezemisních vozidel stanovena na 0,25 % vstupní ceny vozidla za každý započatý měsíc, v případě nízkoemisních vozidel 0,5 % a u ostatních vozidel 1 %. Ve všech případech je minimální výše nepeněžního příjmu 1000 Kč. Nezáleží přitom na tom, kolik dní v měsíci měl zaměstnanec vozidlo k dispozici ani zda jej skutečně využíval.

Zaměstnavatel může dobrovolně hradit i pohonné hmoty spotřebované během soukromých cest zaměstnance – rovněž jde o nepeněžní zdanitelný příjem zaměstnance.   

Příklad

V případě nízkoemisního vozidla, které firma pořídila za 1 milion Kč včetně DPH, se zaměstnanci do daňového základu započítá nepeněžní příjem ve výši 5 tisíc Kč měsíčně. Z tohoto daňového základu se odvede daň z příjmů i sociální a zdravotní pojistné.  

Co je bezemisní a nízkoemisní vozidlo?

Bezemisní vozidlo je jednoduše takové vozidlo, které nemá žádné emise CO₂. Pro daňové účely se za nízkoemisní vozidlo až do 31. 12. 2025 považuje vozidlo splňující emisní limit CO₂ ve výši 50 g/km a 80 % emisních limitů pro látky znečišťující ovzduší v reálném provozu. Do této kategorie spadají např. i plug-in hybridy.

Od 1. 1. 2026 ale dojde ke zpřísnění posuzování a za nízkoemisní vozidlo se bude považovat výhradně bezemisní vozidlo (s nulovými emisemi CO₂), tedy pouze elektrická a vodíková vozidla.

Určení vstupní ceny vozidla

Abyste mohli správně vypočítat nepeněžní příjem zaměstnance, musíte znát vstupní cenu vozidla. Zde je potřeba rozlišovat, zda se jedná o vozidlo v obchodním majetku firmy, nebo o pronajaté vozidlo.

1. V případě vozidla, které je v majetku společnosti, se jedná o pořizovací cenu včetně DPH. Tato cena se v průběhu let nemění a je stejná bez ohledu na odpisy.
2. V případě vozidla, které má firma pronajaté (např. z autopůjčovny), se vychází ze vstupní ceny vozidla, kterou eviduje nájemce, a to podle stejných pravidel, jako v případě vozidel v majetku firmy – tedy včetně DPH a bez ohledu na odpisy.
3. Podobná je situace v případě leasingu. Nájemcem je leasingová společnost. Rozdíl je pouze v tom, že tato vstupní cena se uplatňuje i po tom, co firma vozidlo od leasingové společnosti odkoupí.   

Využívání více vozidel k soukromým účelům

Pokud zaměstnanec v jednom měsíci využije více vozidel po sobě (typicky v případě poruchy prvního vozu, kdy mu je v návaznosti poskytnut nový vůz), do daňového základu se započítá pouze nepeněžní příjem z vozidla s nejvyšší vstupní cenou.

Pokud využívá více služebních aut k soukromým účelům současně, částky nepeněžních příjmů za všechna poskytnutá vozidla se sčítají.

Evidence soukromých a služebních cest

Počet ujetých kilometrů, ať už v rámci služebních nebo soukromých cest, není z pohledu výše nepeněžního příjmu zaměstnance relevantní. Evidence je však důležitá pro vyúčtování pohonných hmot, přičemž pohonné hmoty spotřebované k soukromým účelům si zaměstnanec hradí sám, pokud se se zaměstnavatelem nedohodne jinak.

Ujeté kilometry se evidují v Knize jízd, kam zaměstnanec zapisuje účel cesty, datum, čas a počet kilometrů na tachometru před a po jízdě. Pro vyúčtování pohonných hmot musí zaměstnanec doložit doklady o úhradě pohonných hmot. Kniha jízd je zároveň účetním dokladem.

POZOR: Cesta z a do práce není považována za služební cestu, ale soukromou cestu. Náklady hradí zaměstnanec.

Právní aspekty využívání služebního vozidla k soukromým účelům

Zaměstnavatel by měl mít se zaměstnancem uzavřenou písemnou dohodu o užívání firemního auta k soukromým účelům, která by měla obsahovat práva a povinnosti obou stran, např. způsob úhrady způsobené škody či rozsah užívání k soukromým účelům.

Povinnosti zaměstnavatele

• Zaměstnavatel hradí náklady spojené s užíváním vozidla, jako jsou servisní prohlídky, výměna pneumatik, povinné ručení, případně havarijní pojištění a další. 
• Zaměstnavatel hradí parkovné a pohonné hmoty spotřebované během služebních cest.

Úspory s flotilovým pojištěním

Zaměstnavatelé často hledají způsoby, jak efektivně snížit provozní náklady spojené s firemními vozidly. Důležitá položka je správa nákladů na povinné ručení, které může výrazně ovlivnit celkové výdaje na vozový park. Při správném přístupu mohou firmy dosáhnout podstatných úspor. Pro ty, kteří vlastní větší počet vozidel, může být výhodné zvážit možnost flotilového pojištění.

Flotilové pojištění umožňuje konsolidovat pojištění několika vozidel do jednoho balíčku, což může vést k výrazně nižším nákladům na pojištění každého vozidla.

Povinnosti zaměstnance

• Zaměstnanec hradí parkovné a pohonné hmoty spotřebované během soukromých cest a za účelem vyúčtování pohonných hmot vede Knihu jízd.
• Firemní vozidlo může řídit pouze zaměstnanec, který zároveň odpovídá za to, že jej nebude řídit nikdo jiný.
• Zaměstnanec je povinen ihned informovat zaměstnavatele, že vozidlo není v technickém stavu způsobilém k jeho provozu, případně že zaměstnanec není ve zdravotním stavu způsobilém k řízení vozidla nebo pozbyl řidičské oprávnění.
• Zaměstnanec je povinen ihned oznámit zaměstnavateli nehodu či jinou pojistnou událost.

Stručně

• Na straně zaměstnance se možnost bezplatně využívat služební vozidlo k soukromým účelům považuje za nepeněžní příjem. Z tohoto příjmu se tedy odvádí daň i odvody na sociální a zdravotní pojistné.
• V roce 2024 je výše nepeněžního příjmu v případě bezemisních vozidel stanovena na 0,25 % vstupní ceny vozidla za každý započatý měsíc, v případě nízkoemisních vozidel 0,5 % a u ostatních vozidel 1 %.
• Vstupní cena je pořizovací cena vozidla včetně DPH a v průběhu let je stejná bez ohledu na odpisy. V případě pronajatého vozidla se vychází ze vstupní ceny vozidla, kterou eviduje nájemce.
• Pro účely vyúčtování pohonných hmot vede zaměstnanec Knihu jízd, přičemž pohonné hmoty spotřebované k soukromým účelům si zaměstnanec hradí sám, pokud se se zaměstnavatelem nedohodne jinak.
• Zaměstnavatel hradí náklady spojené s užíváním vozidla, jako jsou servisní prohlídky, výměna pneumatik, povinné ručení, případně havarijní pojištění a další a také parkovné a pohonné hmoty spotřebované během služebních cest.
• Zaměstnavatel by měl mít se zaměstnancem uzavřenou písemnou dohodu o užívání firemního auta k soukromým účelům.