Právní průvodce pro podnikatele: Plná moc a odpovědný zástupce v podnikání

Možnost podnikat je na území České republiky podmíněna splněním řady požadavků, přičemž pro provozování různých druhů živností je takových požadavků různé množství. V rámci své činnosti jsou pak podnikatelé denně nuceni činit celou řadu úkonů a jednání. Taková jednání mohou představovat značnou zátěž a potenciální snížení efektivity činnosti pro podnikatele v situaci, kdy se musí zabývat každým úkonem, který za podnikatele musí být učiněn, ať už se jedná o podepsání smlouvy, jednání s úřadem či soudem.

Pro splnění podmínek nutných k podnikání v určitých oblastech může však podnikatel využít tzv. odpovědného zástupce, který mu může značně ulehčit nejen jeho podnikatelské začátky. S běžnými úkony každodenní praxe může zase podnikateli pomoci jeho zmocněnec na základě smlouvy o zastupování, jež se v takovém případě „prokazuje“ tzv. plnou mocí.

Plná moc a její náležitosti

Plná moc je fakticky jednostranným potvrzením zmocnitele o skutečnosti, že mezi ním a druhou osobou došlo k uzavření smlouvy, na jejímž základě ho bude tato osoba zastupovat jako zmocněnec. Nejedná se tedy o smlouvu samotnou, jak bývá často chybně uváděno.

Na základě plné moci může být zmocněnec oprávněn činit za zmocnitele jedno konkrétní, více určitých, nebo veškerá jednání v dané oblasti. Případ, kdy je zmocnění poskytnuto pro konkrétní jednání a takový úkon současně nevyžaduje písemnou formu, je jediný, kdy i plná moc může být udělena formou ústní. Obecně pak platí, že plná moc musí mít takovou formu, jakou musí mít jednání, které zmocněnec za zmocnitele činí (např. když osoba A zmocní osobu B k zastupování ve věci uzavření kupní smlouvy o prodeji nemovitosti, přesto, že se jedná o zmocnění k jednomu konkrétnímu právnímu jednání, plná moc musí mít písemnou formu, protože i smlouva, kterou má zmocněnec uzavřít, musí být písemná).

Každá plná moc musí obsahovat identifikaci zmocněnce i zmocnitele, tedy jejich jméno, datum narození (nebo rodné číslo) a trvalé bydliště u osob fyzických – nepodnikatelů; jméno (resp. obchodní firmu), sídlo a IČO u fyzických osob – podnikatelů a osob právnických. Tato identifikace musí být natolik určitá, aby nebylo pochyb o oprávněnosti konkrétní osoby za konkrétního zmocnitele jednat.

Rovněž musí být v plné moci uvedeno, jaká jednání je zmocněnec za zmocnitele oprávněn činit, v jakém rozsahu (předmět plné moci) a případně po jakou dobu.

Dále musí plná moc obsahovat podpis zmocnitele. Zde potom záleží na předmětu zmocnění, zda je vyžadováno také úřední ověření podpisu či nikoliv. Úředním ověřením se však určitě nic nezkazí. Často je pak chybně uváděno, že plná moc musí obsahovat i podpis zmocněnce. Plná moc je však pouze jednostranné potvrzení o existenci smlouvy, která je dvoustranným právním jednáním a jako na takové musí být uvedeny podpisy obou stran, nikoliv na plné moci, kde stačí uvést pouze podpis zmocnitele. Přesto se doporučuje i na plné moci z důvodu opatrnosti uvést podpisy oba, a to právě z důvodu, aby nedocházelo ke zbytečným situacím neakceptování plné moci obsahující pouze podpis zmocnitele, která je sice platná, ale ne každý tuto znalost má. Podpis zmocněnce na plné moci „navíc“ přitom platnost dokumentu nijak negativně neovlivňuje.

Plná moc v podnikání

V rámci podnikatelské činnosti bývají plné moci užívány velmi často, a to pro zastupování podnikatelů v nejrůznějších věcech. Ať už se jedná o komunikaci se správními úřady, jinými podnikateli, ale i se soudy, resp. o zastupování před soudy, ve všech těchto oblastech se podnikatelé nezřídka nechávají zastupovat.

Typickým příkladem zmocněnce je v takových případech advokát, který podnikateli se svou odborností zpravidla poskytne celkové zastoupení ve věci od jejího začátku až po, v ideálním případě, zdárný konec. Může se však jednat např. i o zaměstnance, který pro vyřešení konkrétního problému bude jednat nad rámec svých běžných oprávnění nebo o třetí osobu, se kterou se na zastupování podnikatel dohodne.

Pokud např. podnikateli jeho obchodní partner nezaplatí za jeho poskytnuté plnění, zmocní svého advokáta ve věci vymáhání pohledávky od tohoto partnera, a to ve všech věcech s tím souvisejících včetně jednání s partnerem jménem podnikatele, podávání návrhů k soudu, zastupování před soudem v této věci atd., pak takto zmocněný advokát může v dané věci jednat bez omezení.

I v podnikatelské činnosti je pak třeba respektovat, že nikdo nemůže na druhého převést víc práv, než kolik sám má. V případě, že takto k určitému jednání svého zmocněnce zmocňuje podnikatel, který podniká formou OSVČ, není v tomto ohledu v zásadě omezen. Podobně je to v případě, kdy má zmocněnec jednat za s.r.o. a zmocnil ho k tomu jednatel společnosti, který disponuje z titulu své funkce širokým zástupčím oprávněním. Pokud však zmocněnci dané oprávnění uděluje např. zaměstnanec podnikatele, který má jasně vymezený rozsah, v jakém může za podnikatele jednat, musí tento rozsah respektovat a nesmí zmocnit jinou osobu k úkonům, které sám není oprávněn za podnikatele činit.

Odpovědný zástupce

V situaci, kdy podnikatel od počátku nesplňuje zvláštní podmínky pro provozování určité živnosti nebo podmínky splňovat přestane, nemusí nutně s podnikáním v dané oblasti přestat, resp. nezačínat. Pro tyto situace je určen právě institut odpovědného zástupce, díky kterému může podnikatel působit i v oblastech, pro které sám živnostenské oprávnění nemá. Zvláštními podmínkami, které stát vyžaduje po podnikatelích v určitých oblastech, jsou např. ukončené vzdělání v oboru (např. výuční list či vysokoškolský diplom v oboru) nebo praxe, tedy doba prokazatelného vykonávání předmětné činnosti. Podnikatel, který působí jako fyzická osoba, však vždy musí splnit podmínky všeobecné, tedy musí být plně svéprávný (nebo mít svolení soudu a zákonného zástupce) a bezúhonný. Odpovědný zástupce pak musí splňovat jak podmínky všeobecné, tak zvláštní.

Vztah mezi podnikatelem a odpovědným zástupcem může vzniknout buďto uzavřením zvláštní smlouvy nebo může být ujednání o odpovědném zastupování součástí smlouvy pracovní. Odpovědným zástupcem často bývá právě zaměstnanec podnikatele, přesto se i v takovém případě, jako lepší z variant, doporučuje uzavření zvláštní smlouvy o spolupráci. Při změně v této oblasti totiž není třeba měnit pracovní smlouvu, s čímž můžou nastat komplikace.

Odpovědnému zástupci za to, že podnikateli poskytuje takovou službu, náleží odměna. Celý vztah mezi podnikatelem a jeho odpovědným zástupcem přitom nesmí být pouze fasádní, nýbrž se odpovědný zástupce na výkonu činnosti, pro kterou má příslušné oprávnění, musí reálně podílet.

Podnikání je náročná a komplexní disciplína, která může být dobře a efektivně vykonávána pouze za předpokladu, že konkrétní problémy budou pro podnikatele řešit specializovaní odborníci. Právě k tomu můžou instituty plné moci a odpovědného zástupce nemalou měrou pomoci.

Tento článek byl připraven ve spolupráci s advokátní kanceláří AZ LEGAL.