Právní průvodce pro podnikatele: Obchodní podmínky

Obchodní podmínky tvoří v dnešní době naprosto automatickou součást podnikatelské činnosti. Ať už působíte v jakékoli oblasti, obchodní podmínky jsou něco, co budete dříve či později určitě potřebovat. Není však jednoduché sestavit je tak, aby přesně odpovídaly specifikům vašeho obchodního modelu, a zároveň byly v souladu s požadavky zákonů. Zde je pár základních informací, které byste v souvislosti s nimi měli mít vždy na paměti.

Proč se vám obchodní podmínky vyplatí

Možná se ptáte, zda je opravdu musíte mít. Odpověď zní – samozřejmě že ne. Nikde není stanovená povinnost používat obchodní podmínky při podnikání, tudíž vás k tomu ani nikdo nemůže nutit. Na druhou stranu, pokud si je vytvoříte, značně si tím zjednodušíte život, a to hned z několika důvodů:

• Vaše smlouvy budou kratší a jednodušší, což vaši zákazníci jistě ocení,
• celý proces uzavírání smluv s vašimi zákazníky se tím zrychlí,
• budete se moct soustředit na rozvoj vašeho byznysu místo toho, abyste museli u každé nové smlouvy vždy a znovu procházet všechna jednotlivá ustanovení, abyste si byli jistí, že jste na nic nezapomněli,
• můžete je jednostranně změnit (za určitých podmínek).

Toto jsou důvody, pro které obchodní podmínky využívá naprosto drtivá většina podnikatelů, jejichž podnikatelská činnost zahrnuje prodej zboží či poskytování služeb.

Je to celkem logické – většina smluv, které ve styku se svými zákazníky používáte, bude vždy obsahovat určitou část, která bude pro všechny stejná. Proto dává smysl tuto opakující se část vyčlenit stranou, v textu smlouvy na ni jednoduše odkázat a ušetřit tak papír (nebo minimálně práci).

Co v obchodních podmínkách může, co musí, a co naopak nesmí být

Předně je třeba si uvědomit, že požadavky na obsah obchodních podmínek se mohou lišit v závislosti na tom, zda budou tvořit součást smluv uzavíraných se spotřebiteli, nebo podnikateli. Podnikatel je totiž zákonem brán jako profesionál, proto při obchodním styku mezi podnikateli není potřeba, aby obchodní podmínky byly tak podrobné. U spotřebitelů je to něco jiného – zde už je vaše informační povinnost o něco rozsáhlejší.

Běžnou součástí obchodních podmínek bývá například přesná identifikace stran uzavírané smlouvy, zejména prodávajícího (zhotovitele, poskytovatele…), a dále:

• okamžik uzavření smlouvy,
• charakteristika zboží či poskytované služby,
• cena, způsob jejího určení, popř. odkaz na ceník (máte-li ho např. zveřejněný na webových stránkách) a platební podmínky,
• způsob a místo dodání zboží či plnění služby, včetně lhůt,
• jakým způsobem je nakládáno se získanými osobními údaji,
• v případě smluv uzavíraných se spotřebiteli zmínka o mimosoudním řešení jejich stížností na vás, včetně adresy orgánu, který je má vyřizovat (nejčastěji ČOI).

Důležitou součástí obchodních podmínek je také způsob a podmínky reklamace zboží či služby. Celý proces, včetně okolností vylučujících vaši odpovědnost za vady zboží či služeb a toho, jaká práva z vad je možné uplatňovat, by měl být popsán zcela jasně, aby se předešlo případným budoucím sporům. Poskytujete-li záruku, i ta by měla být v obchodních podmínkách zmíněna. Neméně podstatným ustanovením obchodních podmínek je také právo od smlouvy odstoupit, konkrétně kdy, jak a za jakých podmínek.

Ve vztahu ke spotřebitelům pak zákon zmiňuje několik ujednání, která obsahem obchodních podmínek naopak v žádném případě být nesmí – a pokud budou, nebudou aplikovatelná, a navíc vám hrozí návštěva inspektora ČOI a tučná sankce. Mezi taková zakázaná ustanovení patří například:

• vyloučení veškerých práv z vadného plnění,
• vaše právo odstoupit od smlouvy bez udání důvodu, přičemž spotřebitel takové právo mít nebude nebo mu za to bude hrozit sankce v podobě pokuty,
• vaše právo zvýšit cenu svého produktu, aniž byste mu dali možnost od smlouvy odstoupit,
• a další překvapivá ujednání.

Neschovávejte je – obchodní podmínky musí být vidět

Vždy je nezbytné, abyste na obchodní podmínky ve smlouvě odkázali. U smluv uzavíraných skrze prostředky elektronické komunikace by odkaz měl vašeho zákazníka vést nejčastěji na samostatnou podstránku vašich webových stránek, kde bude mít zákazník možnost se s celými obchodními podmínkami detailně (a hlavně ještě před uzavřením smlouvy) seznámit.

Zveřejňované obchodní podmínky musí být pro zákazníky snadno dostupné a dohledatelné. Pokud tento požadavek nebude splněn, ČOI má pravomoc uložit vám za tento prohřešek v závislosti na jeho rozsahu velice vysokou pokutu. Hrozí vám také soudní spory, a pokud protistranou bude spotřebitel, pak vzhledem k jeho celkem široké zákonné ochraně dobrou pozici mít nebudete. Navíc vše bude fungovat tak, jako by žádné obchodní podmínky neexistovaly, takže se všechny vaše vztahy budou řídit od prvního do posledního jen zákonem, a to většinou moc pozitivní vyhlídka není.

Obchodní podmínky můžete dále uveřejnit tak, že je vyvěsíte ve své provozovně, ovšem zde budou plnit pouze informační funkci, tzn. i kdybyste na ně odkázali, součástí smlouvy se nestanou. Bude-li pak smlouva uzavřena v listinné podobě (typicky podepsaná přímo v provozovně), bude potřeba tyto podmínky připojit taktéž v listinné podobě například sešívačkou – v tomto případě tedy pouhý odkaz stačit nebude, a to ani na webové stránky, ani na nástěnku ve vaší provozovně.

E-shopy mají speciální pravidla

Provozujete-li e-shop, pak jsou vaše smlouvy se zákazníky uzavírány s největší pravděpodobností prostřednictvím vyplnění objednávky ve formě internetového formuláře. Takto uzavřená smlouva s sebou však pro vás jakožto podnikatele nese několik povinností navíc.

Abyste splnili požadavek kladený právními předpisy na snadnou dostupnost a dohledatelnost obchodních podmínek, je nejvhodnější umístit je na samostatnou podstránku přístupnou z domovské stránky e-shopu. Zároveň aby tyto podmínky tvořily platnou součást uzavírané smlouvy, je navíc potřeba odkázat na ně viditelně během vyplňování objednávky ještě předtím, než ji zákazník dokončí, a to tak, že se budou moci dát zobrazit v jiném okně na téže webové stránce. Nutno upozornit, že tzv. pop-up vyskakovací okna tyto požadavky rozhodně nenaplňují.

A co se obsahu obchodních podmínek týče, e-shopaři si musí dávat pozor zejména na skutečnost, že jejich zákazníci jsou v drtivé většině případů spotřebitelé. To znamená, že musíte dbát zejména na dodržování značně rozsáhlé informační a poučovací povinnosti, jinak vám hrozí nepříjemné důsledky – za všechny je možné uvést například povinnost informovat o právu odstoupit od smlouvy ve lhůtě 14 dní ode dne převzetí zboží. Pokud totiž toto opominete, pak se mu lhůta, kdy takto může od smlouvy odstoupit a požadovat již zaplacené peníze zpět, značně protáhne (na více jak rok), což vám může pěkně zamávat s cash flow. A za to si asi zpětně moc nepoděkujete.

Jak je vidět, sestavení obchodních podmínek není radno podceňovat, nejde o jednoduchou záležitost a pokud nebudou v souladu s právními předpisy, hrozí vám sankce peněžní i reputační. Vzory stažené z internetu tak nepřichází v úvahu, stejně jako kopírování obchodních podmínek konkurence – nemusí totiž odpovídat vašemu obchodnímu modelu nebo mohou být taky špatné. Pokud tak chcete mít jistotu, že máte vše v pořádku, využít právní služby advokátní kanceláře je jistota.

Tento článek byl připraven ve spolupráci s advokátní kanceláří AZ LEGAL.