10. díl: Nástroje, které vám usnadní podnikání v době nouzového stavu

Máte svůj podnik a řešíte, jak virtuálně spravovat faktury, měřit si odpracovaný čas, vytvořit kalkulaci nebo ukládat dokumenty? Pro většinu těchto pracovních úkonů existují aplikace a programy, které můžete v omezeném rozsahu používat zdarma nebo za dostupnou částku využít jejich kompletní potenciál.

Nouzový stav přinutil mnoho firem přesunout se do online prostředí. I práce na dálku je zvládnutelná, když víte jak na to. O nástrojích pro komunikaci v týmu jsme psali v minulém článku. V tomto textu představíme programy pro další oblasti vaší práce.

Chytré nástroje pro fakturaci

Fakturaci a s ní spojenou práci můžete snadno vyřešit přes několik online programů, které vám umožní faktury vystavovat, a mít je přehledně uložené na jednom místě. Jedním z programů je iDoklad. Jedná se o intuitivní software, ve kterém faktury nejen vystavíte, ale díky přehledným sestavám také uvidíte, kde můžete šetřit. Kromě toho je možné program propojit s vaším bankovnictvím, případně účetním programem vašeho účetního. 

Na podobném principu funguje Fakturoid nebo FakturaOnline. Programy nabízí omezenou verzi zdarma, ale také několik zpoplatněných tarifů, které si vyberete na základě svých požadavků.

Online šablony pro smluvní dokumentace

Ne každý podnikatel má finanční prostředky na přípravu smluvní dokumentace s právníkem. Řešením často bývá dohledávání vzorů na internetu, což však není nejideálnější řešení. Šablony mohou obsahovat chyby, které vás v budoucnu mohou nemile potrápit. I tato část vašeho projektu má online řešení. 

Například nástroje Legito nebo Onesoft nabízejí celou řadu šablon smluv, které si můžete upravit podle svých potřeb. Nabídka šablon je bohatá. Kromě smluv o dílo obsahují i licenční smlouvy, zaměstnanecké nebo obchodní smlouvy a další. Aplikace navíc dokážou kontrolovat nastavené termíny a upozornit vás na deadliny, které se se smlouvami pojí.

Přehledný time management

Time management neboli efektivní plánování času je jedno z nejdiskutovanějších témat moderní společnosti. Díky správnému rozvržení času můžete dosáhnout vysoké produktivity za co nejkratší časový úsek. 

S nastavením správného rozvržení času vám pomůže například aplikace Toggl, která měří čas strávený nad konkrétním projektem. Pomocí přehledných grafů si můžete udělat obrázek o tom, kolik času vám zabrala práce u určitého projektu. Kromě toho, že můžete zlepšit svoji efektivitu, je možné z přehledů vytvořit report, na jehož základě vystavíte fakturu za odpracovaný čas. Toggl je v základní verzi dostupný zdarma. V rozšířené verzi, která je zpoplatněná, můžete využívat týmy a práci s hodinovou sazbou. Podobně jako Toggl pracuje i aplikace Clockify nebo Timely, která má navíc plánovací kalendář.

Hesla, která si nemusíte pamatovat

Vaše práce vyžaduje celou řadu nástrojů, do kterých se musíte přihlásit pod svým uživatelským jménem a heslem. Abyste se v jejich záplavě neztratili a zároveň nebyli nuceni používat jen jedno heslo, což je mimochodem velmi nebezpečné, existují aplikace, které si hesla zapamatují za vás. 

Patří mezi ně například Sticky Password nebo Last Pass. Aplikace hesla bezpečně ukládají a pamatují si je, vyplní za vás online formuláře a dokážou synchronizovat hesla v různých zařízeních. Obě varianty jsou v základu zdarma, u rozšířených možností se platí měsíční či roční poplatek.

Sdílení a vytváření dokumentů

Pro přehledné vytváření a sdílení dokumentů můžete využít G Suite, ve kterém můžete vytvářet textové dokumenty, tabulky, prezentace, třídit soubory do složek a nastavit si, zda je chcete sdílet jen s konkrétními lidmi, s týmem nebo je mít veřejně přístupné. Rovněž můžete určit, kdo bude mít možnost se na soubory jen dívat a kdo je i upravovat a komentovat. Zkušební verze G Suite na 14 dní je zdarma, poté je zpoplatněná na základě vybrané verze. Na podobném principu funguje také balíček Thinkfree.

Dokumenty můžete ukládat na virtuální úložiště, mezi které patří známý Dropbox, OneDrive nebo Datawall. Poslední jmenovaný je českou aplikací, která vám pomůže si v cloudu vytvořit prostředí podobné vaší ploše na PC, a tu jednoduše sdílet s ostatními. Zkušební verze Datawallu je zdarma po dobu 7 dní, prodloužení je možné provést ručně na dalších 30 dní.

Jednoduchý přehled o docházce

Přehled o docházce vám umožní mít kontrolu nad tím, kdo v práci je, kdo není, kdo má placené volno nebo kdo čerpá ošetřovné. Samozřejmě budete mít díky ní přehled o odpracovaných hodinách. Ani pro tuto evidenci nemusíte kupovat software, ale můžete využít některou z online aplikací. 

S Timmy.cloud budete mít přístup k docházce odkudkoliv a kdykoliv. Navíc si docházku můžete upravit podle vlastních požadavků. Prvních 30 dní je zdarma, následně se platí měsíční poplatek za každého uživatele podle vybraného tarifu. Cloudová aplikace primaERP je pro docházku tří uživatelů zdarma. V případě používání více uživateli se cena liší podle vybraného modulu.

Nahrávání obrazovky

Potřebujete někomu vysvětlit konkrétní postup, jak něco udělat v určitém programu nebo kde něco najít v počítači? Popis do e-mailu je v takovém případě zdlouhavý a ne tak názorný. V těchto situacích můžete využít nástroj Loom. Ten jednoduše nahraje dění na vaší obrazovce, uloží nahrávku do cloudu a vy můžete odeslat druhé straně jen odkaz, kde si video přehraje. 

Jak vytvořit jednoduše a rychle online formulář?

Máte už webovou stránku, kam potřebujete přidat formulář? Například pro rychlou objednávku? Nebo potřebujete chytřejší formulář, který bude například počítat cenu výrobků nebo služeb na základě zadaných parametrů? Tyto věci nemusíte dnes již složitě programovat. Využijte službu Cognito Forms. S ní vytvoříte jednoduché, ale i sofistikovanější formuláře, které si můžete různě přizpůsobit včetně odeslání automatické odpovědi po jeho vyplnění. Po nastavení formuláře stačí zkopírovat HTML kód, který jen vložíte do vašeho webu. Na podobném principu funguje i služba Wufoo.