Mzdové účetnictví: přehled agendy a povinností vůči státním institucím
Sjednáním pracovněprávního vztahu vznikají jednak povinnosti vůči samotným zaměstnancům, ale také vůči různým institucím. Pokud jako společnost zaměstnáváte alespoň jednoho zaměstnance, musíte vést mzdové účetnictví, se kterým přicházejí nejrůznější administrativní povinnosti, kterými jsou například vedení mzdové a personální agendy.
Co je to pracovněprávní vztah
Pracovněprávním vztahem je vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, který je založený na:
- pracovní smlouvě,
- dohodě o provedení práce „DPP“ – zákonem stanovený rozsah odpracovaných hodin v rámci DPP je stanoven na maximálně 300 hodin za kalendářní rok, přičemž:
- do konce roku 2023 platí, že pokud odměna z DPP nepřesahuje 10 000 Kč (v případě více DPP se příjmy nesčítají), pak se nemusí odvádět žádné příspěvky na sociální a zdravotní pojištění,
- dle návrhu novely zákona, který je součástí konsolidačního balíčku, by mělo od 1. ledna 2024 dojít k následujícím úpravám:
- pokud bude mít zaměstnanec uzavřenou DPP pouze u jednoho zaměstnavatele, pak sociální pojištění bude hrazeno od výdělku ve výši 25 % průměrné mzdy,
- pokud bude mít zaměstnanec podepsané minimálně dvě DPP u různých zaměstnavatelů, pak sociální pojištění bude hrazeno od výdělku ve výši 40 % průměrné mzdy;
- dohodě o pracovní činnosti „DPČ“ – tuto dohodu je vhodné sjednávat pouze pro nahodilé práce, jelikož zákon stanovuje rozsah odpracovaných hodin na maximálně 20 hodin týdně; v případě, že odměna překročí částku 4 000 Kč, odvádí se z ní sociální pojistné.
Zahájení a ukončení pracovněprávního vztahu
Po uzavření pracovní smlouvy mezi vámi a novým zaměstnancem musíte:
- do 8 dnů zaměstnance přihlásit k jeho zdravotní pojišťovně,
- do 8 dnů zaměstnance přihlásit k České správě sociálního zabezpečení.
Pokud se jedná o vašeho prvního zaměstnance, pak je pro vás nezbytná registrace k dani z příjmů ze závislé činnosti, a to ve lhůtě do 8 dnů od uzavření pracovní smlouvy. Dále je nutné sjednání pojištění odpovědnosti zaměstnavatele na pracovní úrazy a nemoci z povolání. Toto pojištění lze sjednat pouze u pojišťovny Kooperativa. Samozřejmostí je též registrace k příslušné správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně jako zaměstnavatele, a to ve lhůtě 8 dnů.
České správě sociálního zabezpečení musíte také nahlásit, pokud je váš zaměstnanec v pracovní neschopnosti déle než 14 dnů, pokud nastupuje na mateřskou dovolenou, nebo každé vyhotovení evidenčních listů důchodového pojištění.
V případě ukončení pracovního vztahu mezi vámi a zaměstnancem musíte tohoto zaměstnance samozřejmě odhlásit na České správě sociálního zabezpečení a u jeho zdravotní pojišťovny, lhůta je stanovena stejně jako u přihlášení, a to 8 dnů.
Personální a mzdová agenda
V rámci personální agendy se vypracovávají pracovní smlouvy, formuláře pro zdravotní pojišťovny a pro správu sociálního zabezpečení. Mzdová agenda se zabývá samotným zpracováním mezd jednotlivých zaměstnanců.
Nyní si pojďme popsat několik administrativních úkonů, které musí mzdová účetní provést v případě nástupu nového zaměstnance do zaměstnání, aby mohla být vypracována pracovní smlouva.
Nejprve je nutné opatřit si potvrzení o zaměstnání od předchozího zaměstnavatele, tzv. zápočtový list, který byl vydán předchozím zaměstnavatelem při ukončení pracovního poměru. Pokud zaměstnanec pobírá důchod, je třeba jej požádat o doložení rozhodnutí o přiznání důchodu, dále může být požádán o doložení potvrzení o kvalifikaci, bezúhonnosti, zdravotní způsobilosti k výkonu práce, případně, pokud chce zaměstnanec uplatňovat slevy na dani, pak je třeba, aby doložil i další k tomu potřebné dokumenty.
Nastupující zaměstnanec musí sdělit svému zaměstnavateli, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn (v případě změny pojišťovny v průběhu trvání pracovní smlouvy je též nutné tuto změnu zaměstnavateli sdělit). Samozřejmostí je také doložení čísla bankovního účtu, na který bude zaměstnanci odesílána mzda. Mzdová účetní si dále od zaměstnance zajišťuje výstup z pracovní lékařské prohlídky, školení BOZP a PO. V tuto chvíli je také možné podepsat se zaměstnancem dohodu o hmotné odpovědnosti, srážkách ze mzdy a podobně.
V případě ukončení pracovního poměru mezi společností a zaměstnancem vytváří mzdová účetní dokument o ukončení pracovního poměru (jedná se například o dohodu o ukončení pracovního poměru, výpověď ze strany zaměstnavatele včetně dohody o odstupném a podobně). Dále je zaměstnanci vystaven zápočtový list, aby měl potvrzení o zaměstnání pro nového zaměstnavatele. Účetní pak přepočítá nevyčerpanou dovolenou, která bude posléze zaměstnanci proplacena, vyhotoví mzdové listy, vyplní evidenční list důchodového pojištění, vystaví potvrzení zaměstnavatele pro účely posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti. Dále, pokud o to zaměstnanec požádá, předá zaměstnanci pracovní posudek.
Přehled úkonů, které musí zaměstnavatel každý měsíc provádět
- Do 20. kalendářního dne následujícího měsíce musí být proveden:
- odvod zdravotního pojištění na účet příslušné zdravotní pojišťovny,
- zaslání přehledu o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatele příslušné zdravotní pojišťovně,
- odvod pojistného na sociální zabezpečení na účet příslušné správy sociálního zabezpečení,
- zaslání přehledu o výši pojistného a vyplacených dávkách na Českou správu sociálního zabezpečení,
- odvod daně z příjmů ze závislé činnosti,
- odvod zálohy na důchodové spoření na účet příslušného finančního úřadu a podání hlášení k záloze na pojistné na důchodové spoření.
- K datu výplatního termínu se:
- odešle výplata zaměstnanci,
- zaměstnanci se předá doklad o jednotlivých složkách mzdy a provedených srážkách,
- připraví se mzdová závěrka pro účely účetnictví a archivace,
- předá se výkon rozhodnutí o srážkách ze mzdy k rukám oprávněné osoby.
- Mezi průběžné a trvalé úkony patří dále:
- zjišťování, zda zaměstnanec není náhodou v insolvenci,
- vedení evidence docházky – směny, práce přesčas, pracovní cesty, čerpání dovolené apod.
Přehled úkonů, které musí zaměstnavatel provádět po skončení kalendářního roku
- Zpracování ročních mzdových listů + jejich archivace, která musí dle zákona trvat minimálně 45 let,
- do 15. 2. je třeba shromáždit veškeré podklady potřebné pro sestavení ročního zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a daňového zvýhodnění včetně podpisu daňového prohlášení pro daný kalendářní rok,
- do 15. 2. je třeba nahlásit příslušné pobočce úřadu práce plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením, a to včetně způsobu plnění, a ve stejné lhůtě provést odvod z neplnění povinného podílu zaměstnanců se zdravotním postižením,
- ve lhůtě do dvou měsíců po uplynutí kalendářního roku je nutné podat místně příslušnému finančnímu úřadu „Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti“, v případě, že je vyúčtování podáváno elektronicky, lhůta pro podání je stanovena do 20. března,
- ve lhůtě do tří měsíců po uplynutí kalendářního roku je nutné podat místně příslušnému správci daně „Vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických osob“,
- po mzdové závěrce (nejpozději do 30. 4.) vyplnit a předložit evidenční list důchodového pojištění příslušné správě sociálního zabezpečení,
- provedení archivace účetních dokladů (záznamy o evidenci pracovní doby, srážky ze mzdy, pracovní cesty apod.).
Na žádost zaměstnance se dále provádí:
- do 31. 3. roční zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti,
- do 8 dnů od podání žádosti vystavit potvrzení o době trvání zaměstnání,
- do 8 dnů od podání žádosti vystavit potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů, z nichž bylo sraženo pojistné na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení,
- do 10 dnů od podání žádosti vystavit potvrzení o zdanitelných příjmech.
Závěrem můžeme shrnout, že vedení mzdového účetnictví a personalistiky je velmi rozsáhlou problematikou, na kterou je třeba pohlížet optikou pracovního práva, daní i předpisů upravujících sociální zabezpečení a zdravotní pojištění. Je třeba tedy neustále sledovat možné změny a včas se jim přizpůsobit.
Autoři:
Kateřina Měcháčková
Vystudovala VŠE obor Zdanění a daňová politika. Aktuálně ve studiu pokračuje na navazujícím magisterském studiu. V EKP Advisory pracuje téměř rok na pozici asistent daňového poradce. Jejím cílem je stát v brzké době certifikovanou daňovou poradkyní. Je aktivní v publikování odborných textů.
Zuzana Tregnerová
Zuzana Tregnerová je součástí týmu EKP Advisory, s.r.o. od roku 2017. Její hlavní specializací je řešení daňových sporů s finančním úřadem ve věci daňových kontrol, zajišťovacích příkazů a odvolacích řízení. Má dlouholeté know-how ve zpracování správních žalob i kasačních stížností. Při řešení této problematiky je v případě potřeby zvyklá úzce spolupracovat s advokátními kancelářemi. Mimo uvedené má zkušenosti z oblasti daně z příjmů právnických osob, spotřební daně, mezinárodního zdanění, DPH, dotační problematiky, nemovitostních daní a likvidace společností. Z důvodu své specializace v KDP ČR je členkou sekce správy daní, DPH, mezinárodního zdanění a nemovitostních daní.
