Víte, jak správně vést knihu jízd?
Pokud používáte automobil k podnikání, měli byste si vést knihu jízd. Co to kniha jízd je? Kdo ji potřebuje? Co musí obsahovat a jaké chytré nástroje vám zaznamenávání údajů do knihy jízd usnadní?
Co je kniha jízd?
Kniha jízd je účetním dokladem sloužícím k evidenci údajů o provozu služebního nebo soukromého automobilu užívaného k podnikání. Údaje, které se do knihy jízd zapisují, slouží finančnímu úřadu ke kontrole toho, zda je automobil skutečně používaný k dosažení, udržení a zajištění příjmů. Kniha jízd může mít papírovou i elektronickou podobu.
Kdo knihu jízd potřebuje?
Knihu jízd by měli vést živnostníci nebo firmy s alespoň jedním vozidlem, které používají k výkonu své činnosti. Typicky knihu jízd vedou plátci DPH, ale i neplátci DPH, kteří nepoužívají paušální výdaje. K tomu, aby mohli uplatnit reálné náklady na pohonné hmoty, musí podrobně evidovat provoz služebního automobilu. Knihu jízd by také měli vést všichni, kteří dokládají dodržování bezpečnosti práce. Podle nařízení totiž musí řidiči dodržovat povinné přestávky. Z knihy jízd se zjišťuje, jestli byly tyto přestávky opravdu dodrženy. Naopak knihu jízd nemusejí vést ti, kteří vozidlo pro podnikání používají osobně a nebudou nárokovat odpočet na pohonné hmoty.
TIP: Přečtěte si náš článek Stručně a jasně o autech v podnikání.
Jaké údaje musíte uvádět do knihy jízd?
Informace o vozidle:
- Typ automobilu
- SPZ
- Průměrná spotřeba pohonných hmot uvedená v technickém průkazu
- Zahájení a ukončení provozu vozidla
Údaje o každé cestě:
- Datum jízdy
- Čas zahájení jízdy a čas příjezdu
- Stav tachometru na začátku jízdy a na konci jízdy
- Bezpečnostní přestávky (čas začátku a konce)
- Místo výjezdu a cílové místo
- Čerpání pohonných hmot (počet litrů a cena)
- Účel cesty
- V případě cest do zahraničí placení mýta
- Informace o závadách na vozidle
Údaje o jízdě zapište, jakmile dojedete
Údaje o každé cestě zapisujte hned po návratu, zpětně byste si nemuseli pamatovat všechny potřebné informace. V případě, že knihu jízd vedete z důvodu prokázání bezpečnosti práce, máte navíc povinnost údaje zapisovat každý den, nelze je zapisovat zpětně.
Jak rozlišovat soukromé a firemní kilometry?
Používáte auto k podnikání i soukromým účelům? V případě, že vozidlo využíváte k podnikání, můžete jej uplatnit jako náklad v daňovém přiznání. To je však možné pouze na cesty sloužící k služebním účelům. Soukromé cesty je nutné z evidence vyřadit. Jednoduše to uděláte například tak, že budete do excelové tabulky odděleně zaznamenávat soukromé a firemní kilometry.
TIP: Vzor excelové tabulky sloužící k zaznamenání údajů do knihy jízd najdete zde.
Můžete také využít některý z nástrojů s GPS lokátory, které vedou knihu jízd plně automaticky, řidič si pouze na palubní jednotce navolí, jestli se jedná o služební, nebo soukromou jízdu.
Elektronická nebo papírová kniha jízd?
Záleží jen na vás, jestli budete údaje vyplňovat elektronicky nebo klasicky na papír. Pokud se rozhodnete pro papírovou formu, můžete si koupit předtištěný tiskopis nebo údaje zapisovat do klasického sešitu. Čím dál tím více lidí však volí elektronickou knihu jízd, díky níž je zapisování údajů jednodušší a navíc nehrozí, že se někam vytratí. Některé GPS nástroje dokonce automaticky nahrávají údaje do centrální databáze, čímž odpadá povinnost údaje zapisovat.
Mobilní aplikace usnadňující vedení knihy jízd
Svou jízdu automobilem můžete snadno zaznamenat prostřednictvím praktických mobilních aplikací.
Aplikace Kniha jízd jednoduše
V Google Play si můžete zdarma stáhnout aplikaci Kniha jízd jednoduše (Easy Car Logbook), díky níž budete mít dokonalý přehled o najeté vzdálenosti, spotřebovaném palivu i procestovaných financích. Data budou ve vašem telefonu bezpečně uložena a mohou být zálohovaná lokálně nebo na Google Drive.
Aplikace GPS monitoring a kniha jízd
Další oblíbenou aplikací v Google Play, určenou pro živnostníky a firmy, je aplikace GPS monitoring a kniha jízd. Aplikace slouží k elektronické evidenci jízd s možností monitorování polohy, tankování a výdajů. Mobilní GPS aplikace je zdarma, doplňkové prémiové funkce jsou však zpoplatněny.
Aplikace Kniha jízd
V App Storu je ke stažení aplikace Kniha jízd, která plně nahrazuje klasické papírové knihy jízd a navíc přináší pro firmy i jejich zaměstnance řadu výhod. Umožňuje například vkládat data o výdajích (nákup oleje, oprava vozidla) nebo zobrazovat vozidla na mapě.
Paušál na dopravu
Alternativou ke knize jízd jsou paušální výdaje za dopravu. Díky této možnosti odpadá nutnost zaznamenávat počet ujetých kilometrů nebo zapisovat, kolik jste natankovali benzínu. Paušál na dopravu mohou podnikatelé uplatnit maximálně na tři vozidla, u kterých jsou zapsaní jako provozovatelé vozidla. Místo skutečných nákladů mohou díky paušálu na dopravu uplatnit částku 5000 Kč za měsíc v případě, že automobil používali jen k pracovním účelům a 4000 Kč za měsíc, pokud vozidlo používali i pro soukromé účely.
Shrnutí
Kniha jízd je důležitá zejména pro prokázání uznatelnosti daňových výdajů na spotřebu pohonných hmot, ke kontrole z finančního úřadu a také z hlediska bezpečnosti práce. Měli by ji vést plátci i neplátci DPH, kteří nepoužívají paušál a kteří chtějí nárokovat odpočet DPH z pohonných hmot. Kniha jízd může mít papírovou i elektronickou formu. Zaznamenávání údajů vám může usnadnit například vzorová excelová tabulka nebo mobilní aplikace.