Jak začít s účetnictvím?

Založili jste si firmu, nebo vám ze zákona vzniká povinnost vést účetnictví, jestliže podnikáte jako fyzická osoba? Přečtěte si, co všechno vedení účetnictví obnáší a na co si dát pozor.

Kdy musíte vést účetnictví

Povinné vedení účetnictví se týká všech právnických osob (nejčastěji společností s ručením omezeným a akciových společností).

Fyzické osoby (OSVČ) vedou účetnictví, pokud splní jednu z následujících podmínek:

• jejich obrat v předcházejícím kalendářním roce přesáhl 25 milionů Kč,
• jsou zapsané v obchodním rejstříku.

Účetnictví ale živnostníci mohou vést i dobrovolně, přestože jim to zákon nenařizuje.

O čem se účtuje

Smyslem vedení účetnictví je písemné zaznamenávání informací o tom, co se v podniku děje z finančního hlediska.

Účtuje se o:

• aktivech (stavu a pohybu majetku),
• pasivech (zdrojích majetku, které určují, čím se majetek financuje),
• nákladech a výnosech,
• výsledku hospodaření.

Výdaje představují úbytek peněz v hotovosti nebo z bankovního účtu. Příklad: nákup stroje v hotovosti.

Náklady vyjadřují spotřebu – vstup materiálu, práce atp. Příklad: oprava automobilu na fakturu.

Příjmy jsou přírůstky peněz v hotovosti nebo na účtech. Příklad: odběratel zaplatí za nákup zboží v hotovosti.

Výnosy představují peněžní částky, které podnik získal z veškerých svých činností za určité období bez ohledu na to, zda došlo k jejich úhradě. Příklad: tržba za prodané služby.

Jak se účtuje v účetnictví

Každá operace, která v podniku proběhne, se musí zaznamenat na dvou souvztažných účtech ve stejné částce – jedná se o účty „má dáti” (MD) a „dal” (D).

Pokud například obdržíte fakturu od dodavatele za spotřebu energií, vznikne vám náklad a současně závazek. Fakturu zaúčtujete na účet 502 (MD) a 321 (D).

Pro účtování potřebujete účetní osnovu a účetní rozvrh. Účetní osnova obsahuje 10 kategorií (tříd) – např. dlouhodobý majetek, zásoby, krátkodobý finanční majetek a krátkodobé bankovní úvěry, náklady, výnosy. Na základě tříd si stanovíte svůj účtový rozvrh (= seznam účtů, které budete používat při vedení účetnictví.

Účty se člení na aktivní a pasivní:

• u aktivních účtů se počáteční stav a přírůstky zapisují na stranu MD a úbytky na stranu D,
• u pasivních účtů to funguje přesně naopak – tj. počáteční stav a přírůstky se zachycují na straně D a úbytky na straně MD.

Účtuje se i na výsledkové účty. Ty se člení na nákladové a výnosové. Na rozdíl od rozvahových účtů však nemají počáteční stav. Náklady se zaznamenávají na straně MD a výnosy na straně D.

Seznamte se se základními účetními pojmy

K účetnictví se váže několik důležitých pojmů, které vychází ze zákona o účetnictví.

Účetní období

Prvním z nich je účetní období (= 12 po sobě jdoucích měsíců, kdy vedete účetnictví). Někdy se shoduje s kalendářním rokem (leden až prosinec). Ale pokud firma či OSVČ začíná s vedením účetnictvím jakýkoliv jiný první den v měsíci než 1. ledna, mluvíme o hospodářském roku. Na konci účetního období provádíte účetní závěrku, kdy uzavřete účetní výkazy.

Účetní jednotka

Účetní jednotka – subjekt, který vede účetnictví ve stanoveném rozsahu. Může se jednat o fyzickou osobu i právnickou osobu. Rozlišují se 4 kategorie účetních jednotek:

• mikro,
• malé,
• střední,
• velké.

Pro zařazení do jedné z kategorií musí účetní jednotky znát svůj obrat, velikost aktiv a průměrný počet zaměstnanců. Pro každou z nich platí jiné povinnosti týkající se rozsahu vedení účetnictví a účetní závěrky, ověření účetní závěrky auditorem, sestavení výroční zprávy apod.

Účetní doklady

Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy o hospodářských operacích účetní jednotky, bez kterých není možné provádět zápisy (tedy vést účetnictví). Mezi účetní doklady patří:

• pokladní doklady (příjmové a výdajové),
• přijaté a vydané (vystavené) faktury,
• bankovní výpisy
• nebo vnitřní účetní doklady (např. příjemka a výdejka, zúčtovací listina mezd).

Účetní závěrka

Účetní závěrka se sestavuje k poslednímu dni účetního období a skládá se z finančních výkazů. Jejich počet se liší v závislosti na tom, do jaké kategorie účetních jednotek subjekt spadá. Všechny účetní jednotky povinně sestavují:

• výkaz zisku a ztráty – tzv. výsledovku,
• rozvahu – přehled o majetku podniku (aktivech) a zdrojích jeho krytí (pasivech) vyjádřený v korunách k určitému datu,
• přílohu k účetní závěrce (bez ní bychom správně nedokázali interpretovat údaje uvedené v rozvaze a výkazu zisku a ztráty).

Vybrané účetní jednotky kromě toho navíc sestavují:

• přehled o peněžních tocích (cash flow),
• přehled o změnách vlastního kapitálu.

Výsledek hospodaření

Výsledek hospodaření spočítáte jako rozdíl mezi výnosy a náklady podniku. Pokud výnosy převažují náklady, dosahuje podnik zisku. A obráceně – pokud náklady převyšují výnosy, je společnost ve ztrátě.

Jak vést účetnictví

Samotné účetnictví vedete prostřednictvím:

• účetního deníku s účetními zápisy v chronologickém pořadí,
• hlavní knihy s účetními zápisy podle kategorií z účetní osnovy,
• knihy analytických účtů, ve kterých se podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy
• a knihy podrozvahových účtů, v níž najdete například zástavní práva.

Účetnictví ve zjednodušeném rozsahu nevyžaduje vedení knihy analytických a podrozvahových účtů.

Kdo účetnictví povede

Vedení účetnictví je na rozdíl od daňové evidence poměrně komplikované. Existují rekvalifikační kurzy, online kurzy či odborné knihy, odkud se účetní zákonitosti naučíte. To samo o sobě ale nestačí.

K vedení účetní evidence musíte znát také problematiku zpracování mezd, daně z příjmů či DPH. Kromě toho je potřeba neustále sledovat změny v předpisech upravující účetnictví a daně.

Pokud s účetnictvím začínáte, rozhodně doporučujeme využít kontroly kvalifikovanou osobou. A jestliže si na kompletní vedení účetnictví sami netroufáte, přijměte interní účetní nebo zvažte spolupráci s externí účetní kanceláří. Můžete jí svěřit celou účetní agendu, nebo jen vybrané činnosti.

Software pro zpracování účetnictví

Zvažte také investici do účetního softwaru. Cena závisí na počtu udělených licencí a modulech (např. sklad, mzdy a personalistika nebo evidence majetku) potřebných pro váš typ podnikání.

TIP: Než se rozhodnete investovat do účetního systému, stáhněte si nejdříve například Money S3 – účetní program zdarma ke stažení. Zjistíte, jestli vám (nebo vaší účetní) systém vyhovuje a teprve poté se rozhodnete, jestli si zakoupíte placenou verzi.

Pokud byste chtěli mít nad svým účetnictvým dokonalý přehled doporučujeme se podívat na článek o nejlepších účetních softwarech.

Stručně

• Povinné vedení účetnictví se týká všech právnických osob a také OSVČ s obratem přes 25 milionů Kč.
• Smyslem vedení účetnictví je písemné zaznamenávání informací o tom, co se v podniku děje z finančního hlediska. Každá operace, která v podniku proběhne, se musí zaznamenat na dvou souvztažných účtech ve stejné částce – jedná se o účty „má dáti” (MD) a „dal” (D).
• Výsledek hospodaření spočítáte jako rozdíl mezi výnosy a náklady podniku. Pokud výnosy převažují náklady, dosahuje podnik zisku. A obráceně – pokud náklady převyšují výnosy, je společnost ve ztrátě.
• Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy o hospodářských operacích účetní jednotky, bez kterých není možné provádět zápisy (tedy vést účetnictví).
• Vedení účetnictví je na rozdíl od daňové evidence poměrně komplikované. Pravděpodobně se neobejdete bez účetní a účetního softwaru.