17. díl: Jak úspěšně řídit tým na dálku?

Popularita home office neustále roste a během letních měsíců je poptávka po práci na dálku ještě vyšší – zaměstnanci či vedoucí pracovníci si tak mohou prodloužit dovolenou klidně na celé prázdniny a pracovat třeba z pláže. Řídit remote tým je ale pro manažery výzvou. Poradíme vám, jak na to.

Začněte u sebe

Mnoho manažerů neumí efektivně řídit tým na dálku jednoduše proto, že nechtějí. Mít své zaměstnance v kanceláři a vždy po ruce má jistě své nesporné výhody, možnost home office s sebou ale také nese řadu benefitů. Pokud si je uvědomíte, získáte potřebnou motivaci.

• Spokojený a stabilní tým: Zaměstnavatelé, kteří vycházejí vstříc potřebám a požadavkům zaměstnanců, se těší mnohem větší oblibě. Spokojený tým, který ví, že se o něj manažer zajímá, je základem úspěchu každého byznysu. U remote týmů je prokazatelně nižší fluktuace zaměstnanců.
• Lepší výsledky a efektivita práce: Zaměstnanci na home office zpravidla pracují v době, kdy jsou nejvýkonnější. Navíc se nezdržují dojížděním do práce a nikdo je neruší. Díky tomu se zvyšuje efektivita práce i kvalita výstupů.
• Více kvalifikovaných zaměstnanců: V dnešní době je pro české podnikatele největší výzvou nedostatek kvalitních pracovníků. Mezi nejžádanější benefity přitom patří právě home office. Pokud tuto možnost zaměstnancům nabídnete, přitáhnete nejlepší kandidáty na trhu práce, a to klidně i z druhého konce světa.  
• Nižší náklady: Díky remote týmu ušetříte nemalé finance za pronájem kancelářských prostor, energie a další náklady.

Kromě notné dávky vlastní motivace je důležité, abyste si osvojili důvěru a flexibilitu. To, že nemáte zaměstnance pod dohledem, neznamená, že byste je měli více kontrolovat. Zkuste zcela zapomenout na to, kdy a jak dlouho pracují. Důvěřujte jim a hodnoťte pouze kvalitu dodaných výstupů. O to nakonec v podnikání jde.

Motivujte své zaměstnance

Zaměstnanci pracující na dálku se mohou cítit izolovaní, nedocenění nebo opomíjení. Proto je nevynechávejte z týmových schůzek, ke kterým se mohou připojit online, a informujte je o pokrocích či úspěších vaší firmy. Sdílejte s nimi vizi a hodnoty vaší společnosti, aby se s ní mohli ztotožnit.

Nezapomínejte také ocenit úspěchy remote zaměstnanců před vašimi kolegy. Ptejte se pravidelně na problémy a překážky, s nimiž se při plnění pracovních úkolů potýkají. Nabídněte jim stejnou podporu, jakou mají ostatní zaměstnanci.  

Remote zaměstnanci mají také své ambice. Pokud je jejich práce kvalitní, měli byste jim umožnit kariérně růst, rozvíjet své dovednosti na školeních apod.

Pracovní morálka a hranice

Dodržování pracovní morálky je největším strašákem manažerů, kteří řídí tým na dálku. Tato obava však není namístě – nejnovější výzkumy ukazují, že lidé pracující na home office jsou v průměru o 47 % produktivnější než zaměstnanci v kanceláři. Bát byste se tedy měli přesného opaku – vyhoření zaměstnanců.

Lidé pracující na dálku totiž nemají striktně stanovený začátek ani konec pracovní doby, a proto se mnohdy stává, že pracují prakticky nonstop. Časový posun může také způsobit, že zaměstnanec zvedá telefony a odpovídá na e-maily třeba v noci. Určitě proto nebude na škodu, když svým zaměstnancům poskytnete odborné poradenství, například ve formě školení, kde se naučí stanovit hranice mezi osobním a pracovním životem. Společně si domluvte konkrétní časy, kdy můžete zaměstnanci volat s neodkladnými záležitostmi (a on vám také). Mimo těchto časů respektujte jejich soukromí.

Nezapomínejte, že každý zaměstnanec volí remote práci z jiných důvodů – někdo chce cestovat, jiný zase skloubit práci s péčí o malé děti či seniory, další chtějí při práci studovat. Každý tak má i jiné časové možnosti a různou míru flexibility. Snažte se co nejvíce pochopit jejich individuální možnosti a maximálně se jim přizpůsobit.

Vyjasněte si kompetence a jednoznačně definujte úkoly

Nyní už se dostáváme k samotnému výkonu práce na dálku. Jak už jsme nastínili, při řízení remote týmů není většinou problémem pracovní morálka. Zdaleka nejčastěji se manažeři potýkají s nedorozuměními, která jsou způsobena nedostatečnou komunikací.

Při zadávání práce proto stanovte jasná očekávání, procesy a měřitelné cíle. Všem úkolům přiřaďte důležitost, termín a řešitele. Tyto informace včetně kontaktů na všechny zaměstnance musí být písemně dostupné online. Ujistěte se, že zaměstnanci mají všechny potřebné podklady a informace.

Komunikační kanály

V kanceláři si můžete jakýkoli problém okamžitě vyříkat, diskutovat o nápadech a ladit procesy. Na home office to může být složitější, ale nikoli nemožné. Základem je vybrat správné komunikační kanály a jasně nastavit pravidla komunikace. Tu lze rozdělit na:

1. Průběžnou: Používejte vhodné softwary pro projektový management a všechny zaměstnance s nimi naučte správně pracovat. Mějte pravidelné týmové videohovory a všechny soubory sdílejte na společném online úložišti, aby k nim všichni měli přístup.
2. Urgentní: Jak jsme již psali výše, ideální je stanovit si přesné časy, kdy budete vy i váš remote zaměstnanec k dispozici na telefonu či chatu pro řešení nenadálých situací.
3. Individuální: Nezapomínejte také na komunikaci jednoho na jednoho. Během té můžete zjistit, s jakými problémy se zaměstnanec potýká a v jaké fázi jsou rozpracované úkoly. Díky individuální komunikaci zajistíte diskrétnost a omezíte „spamování“ ostatních zaměstnanců.
4. Neformální: Ať už máte zaměstnance v kanceláři nebo na druhém konci světa, neformální setkání jsou důležitá pro utužení vztahů a podporu týmového ducha. Pokud se nemůžete setkat osobně, vyzkoušejte online teambuildingy.

Práce na dálku je samozřejmě také nerozlučně spojena s kvalitní technikou, softwarem a stabilním internetovým připojením. Pokud budete dodržovat tyto jednoduché kroky, můžete vybudovat tým snů, který porazí i tu nejsilnější konkurenci.

Stručně

• Možnost home office přináší zaměstnavatelům benefity v podobě spokojeného a stabilního týmu, lepších výsledků a efektivity práce, nižších nákladů či kvalifikovaných zaměstnanců.
• Zaměstnanci pracující na dálku se mohou cítit izolovaní, nedocenění nebo opomíjení. Proto je nevynechávejte z týmových schůzek, oceňte jejich úspěchy a umožněte jim kariérně růst.
• Lidé pracující na dálku nemají striktně stanovený začátek ani konec pracovní doby, a proto se mnohdy stává, že pracují prakticky nonstop. Poskytněte jim proto školení, kde se naučí stanovit hranice mezi osobním a pracovním životem, a respektujte jejich soukromí.
• Největším problémem jsou nedorozumění, která jsou způsobena nedostatečnou komunikací. Při zadávání práce proto stanovte jasná očekávání, procesy a měřitelné cíle.
• Vyberte vhodné komunikační kanály a jasně nastavte pravidla komunikace. Tu lze rozdělit na průběžnou, urgentní, individuální a neformální.