Jak správně připravit a předat podklady účetní firmě
Účetní služby mohou využít fyzické i právnické osoby. Výhodou profesionálního vedení účetnictví, ale i podání daňového přiznání je, že nepřijdete o slevy a výhody, které by vás samotné možná nenapadlo uplatnit.
Před tím, než se svěříte do rukou účetní firmě, zjistěte, co obnáší předání personální a mzdové agendy, jaké podklady je potřeba dodat k vedení účetnictví a bez jakých údajů se neobejde vypracování daňového přiznání. Účetní firmy mají mnoho zkušeností a znají aktuální znění, takže vám neunikne žádná sleva ani litera v zákoně, která by vám mohla být ku prospěchu. S profesionálně vedeným účetnictvím se pojí i další výhody. Ušetříte, nemusíte zaměstnávat vlastní účetní, platit za drahé účetnické softwary a v případě chyby ponese odpovědnost externí účetní firma, která je pro tyto případy pojištěná.
Co od účetní firmy můžete požadovat
Účetní firma se vám může jednou ročně na základě údajů z daňové evidence postarat o vypracování přiznání k dani z příjmů, ale můžete jí svěřit také kompletní personální a mzdovou agendu nebo vedení účetnictví, což jsou souvislé procesy, při nichž budete v pravidelném kontaktu.
Jaké dokumenty je nutné předat účetní firmě pro vedení mzdové a personální agendy
Mzdová a personální agenda je jedna z nejsložitějších vůbec. Její zpracování se dotýká zaměstnanců i úřadů a musíte se o ni starat od chvíle, kdy přijmete prvního zaměstnance. Legislativa vnímá jako zaměstnance každého, s kým uzavřete jakoukoli pracovní smlouvu. Může to být smlouva o hlavním pracovním poměru, dohoda o provedení práce (DPP), dohoda o pracovní činnosti (DPČ), ale i svěření vedení firmy do rukou jednatele. Při předání mzdové a personální agendy je potřeba účetní firmě dodat:
- pracovní smlouvy a jejich dodatky, platové výměry,
- mzdové listy,
- dohody o provedení práce a o pracovní činnosti (DPP a DPČ),
- růžová prohlášení poplatníků a související potvrzení,
- kopie rodných listů dětí,
- smlouvy o úvěrech na bydlení a životní pojistky,
- zbývající dny dovolené,
- potvrzení o zdanitelných příjmech z minulého roku,
- informace o zaměstnancích na rodičovské dovolené.
Jaké povinnosti se pojí s vedením mzdové a personální agendy
- V rámci personální agendy se vypracovávají pracovní smlouvy, DPP, DPČ, přihlášky a odhlášky zaměstnanců na správě sociálního zabezpečení a u zdravotní pojišťovny a další dokumenty, které míří jak k zaměstnancům, tak k orgánům státní správy.
- S vedením mzdové agendy je spojeno zpracování podkladů pro výplatu mezd zaměstnancům, přehledy pro zdravotní pojišťovnu a správu sociálního zabezpečení, údaje pro finanční úřad a výpočet pojistného na zákonné pojištění zaměstnavatele.
Jak předat celkové vedení účetnictví
Vedení účetnictví je poměrně složité a zabírá dost času, a proto ho podnikatelé často svěřují do rukou účetním firmám. Pro jeho předání je potřeba dodat:
- hlavní účetní knihu,
- účetní závěrky,
- účetní deníky,
- vnitřní účetní směrnice a účtový rozvrh,
- inventarizace rozvahových a podrozvahových účtů,
- inventurní seznam majetku, drobný majetek, zásoby, zboží, materiál a hotovost v pokladně,
- zůstatky na účtech za uplynulá účetní období,
- knihu závazků a pohledávek,
- obraty výsledkových účtů a účetní doklady rozpracovaného účetního období (při převzetí uprostřed zdaňovacího období),
- a také daňová přiznání z minulých let.
Co musíte účetnímu dodat k podání daňového přiznání
Pro výpočet základu daně z příjmů potřebuje účetní firma především údaje z daňové evidence, které musí obsahovat informace o příjmech, výdajích a také o majetku, pohledávkách a závazcích. Ve vlastním zájmu byste měli poskytnout také údaje a doklady k odpočitatelným položkám a ke slevám na dani a také daňová přiznání z minulých let, což vám částku, kterou na dani zaplatíte, výrazně sníží.
Příjmy a výdaje
Nejdůležitější jsou všechny peněžní i nepeněžní příjmy, které jste při podnikání obdrželi na bankovní účet nebo hotově během kalendářního roku. Jedná se o daňově uznatelné výdaje a odpočitatelné položky, k nimž patří penzijní a životní připojištění, dary a členské příspěvky. Plátci DPH musí do evidence ještě přidat informace o uskutečněných a přijatých plněních.
Majetek, závazky a pohledávky
Inventární zápis provedený ke konci zdaňovacího období, který bude obsahovat informace o skutečném stavu majetku, zásob, pohledávek a závazků. Závazky představují peněžní či nepeněžní částky, které někomu dlužíte. Pohledávky naopak evidují částky, které dluží jiní vám.
Daňová přiznání z minulých let
Daňová přiznání na sebe navazují, a proto je potřeba ke zpracování každého dalšího daňového přiznání znát údaje z těch předchozích, klíčové jsou především daňové ztráty a uplatněné odečitatelné položky.
Potvrzení ke slevám na dani
Pro snížení základu daně je dobré poskytnout také doklady ke slevám na dani, ku příkladu příjem manželky, kopie rodných listů dětí či potvrzení o studiu.
Jak by mělo probíhat předání dokumentů
Předání dokumentů k vedení jakékoli účetní agendy by mělo být zdokumentováno pomocí předávací listiny, kde bude seznam všech předaných podkladů. Před podpisem si listinu zkontrolujte, abyste zabránili vzniku pozdějších nedorozumění. Dobře vypracovaný dokument vás ochrání před nařčením, že jste nějaké materiály nedodali.
Zastupování na úřadech
Aby vás mohla účetní firma zastupovat i v jednání s úřady, potřebuje k tomu přístup do datové schránky a vaši plnou moc, která bude mít podobu notářsky ověřeného dokumentu, z něhož bude jasné, kdo, koho, na jakou dobu a k jakým právním úkonům zplnomocňuje. Kromě toho si smluvně ošetřete, jaká konkrétní přiznání vám bude účetní firma zpracovávat, kdo a do jakého termínu je za jejich odevzdání finančnímu i jinému úřadu zodpovědný. Čím přesněji budete mít tyto informace ve smlouvě ukotveny tím lépe. A v případě pochybení se máte o co opřít.