Jak komunikovat s úřady rychle a efektivně

Žádné fronty na úřadech, žádné zbytečné papíry. Pro podnikatele je elektronická komunikace s úřady vítaná změna, a v některých případech dokonce povinnost.

Jednoduše elektronicky

Pro elektronickou komunikaci jsou základní dvě věci: uznávaný elektronický podpis a zřízení datové schránky.
Datová schránka je elektronické úložiště, kam vám mohou zasílat veškeré dokumenty státní úřady, ale i soukromé firmy, a odkud můžete zasílat dokumenty vy jim. Datová schránka je povinná pro všechny právnické osoby zřízené zákonem a je zřízena automaticky po zapsání subjektu do příslušné evidence. Taktéž je povinná pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Dále musí mít datovou schránku také advokáti. Povinná elektronická komunikace se týká i zadavatelů a dodavatelů veřejných zakázek. Datovou schránku si může zřídit podnikatel, ale také fyzická osoba.
Elektronický podpis potvrdí vaši identitu namísto klasického podpisu a předložení občanského průkazu.
Díky těmto dvěma nástrojům zvládnete vyřídit vše potřebné pohodlně ze svého počítače.

Elektronický podpis

Elektronický podpis není digitální obrázek vašeho vlastnoručního podpisu. Je to soubor unikátních dat, který připojíte k elektronickému dokumentu. Tím potvrdíte, že jste dokument podepsali právě vy a že dokument nebyl po podpisu dále měněn. Elektronický podpis umožňuje připojit i časové razítko, tedy informaci o tom, kdy jste dokument podepsali.

Legislativa ČR rozlišuje mezi e-podpisem fyzické osoby a právnické osoby. Jako elektronický podpis se označuje podpis fyzické osoby, zatímco právnické osoby využívají elektronickou pečeť (značku), která v podstatě nahradí razítko vaší firmy.

Elektronický podpis (pečeť) využijete například při elektronickém podání daňového a DPH přiznání, při podpisu faktur, při podání žádosti o dotace EU, při žádosti o sociální dávky a u přihlášky a odhlášky nemocenského pojištění. Zkrátka a dobře se vám bude hodit pro jednání se všemi úřady, které elektronickou komunikaci umožňují. To jsou úřady státní správy, krajské a městské úřady, ČSSZ a zdravotní pojišťovny. Prakticky pro vás e-podpis znamená spoustu hodin ušetřených na čekání ve frontě u podatelen.

Elektronický podpis ale můžete využít také při podpisu jakýchkoli smluv v PDF formátu a při používání datové schránky. Dokumenty s elektronickým podpisem nemusíte zasílat výhradně přes datovou schránku, ale třeba e-mailem.

Jak si elektronický podpis opatříte

K vytvoření elektronického podpisu budete potřebovat certifikát. Ten vám může vystavit některá z mnoha tzv. certifikačních autorit. Ke komunikaci se státní správou budete potřebovat kvalifikovaný certifikát, který vám vystaví jedině některá z těchto tří společností: Česká pošta, První certifikační autorita a. s. nebo eldentity a. s. Cena certifikátu se pohybuje podle druhu (elektronický podpis nebo elektronická pečeť) a typu společnosti v rozmezí od 400 do 1200 Kč.

Datová schránka

Úložiště datové schránky vám umožní přijímat a podávat úřední dokumenty elektronicky. Jakmile máte datovou schránku zřízenou, orgány veřejné moci mají povinnost vám tam dokumenty zasílat. To je velmi praktické, pokud například cestujete, a nemáte možnost převzít si dopis určený do vlastních rukou.

Pokud odešlete dokument z datové schránky, je to zákonem považováno za totéž, jako byste daný dokument opatřili elektronickým podpisem, v podstatě tedy za ekvivalent ověření vaší identity. Skrze datovou schránku můžete komunikovat nejen se státem, ale i se všemi firmami, které mají datovou schránku. Komunikace se státními úřady je zdarma, se soukromými subjekty je zpoplatněná.

Jak si zařídit datovou schránku?

Úplně jednoduše si o ni zažádáte v kterémkoli Kontaktním místě veřejné správy (Czech POINT) s předložením občanského průkazu nebo pasu. Většina žádostí je hned na místě vyřízena, takže dostanete potvrzení o zřízení s identifikátorem datové schránky. Zřízení datové schránky je zdarma.

Orgány veřejné moci a některé skupiny právnických a podnikajících fyzických osob (např. notář, advokát, exekutor) obdrží datovou schránku automaticky, protože mají povinnost schránkou disponovat.

Další služby datové schránky

V datové schránce zůstávají dokumenty uloženy 90 dní a pak jsou smazány. Lze si ale předplatit službu takzvaného datového trezoru, kde si můžete nastavit uložení zpráv dle kapacity a doby uložení. Trezor bude vaše dokumenty ukládat a třídit automaticky, a vy si tak ušetříte práci, kterou byste měli s ruční archivací. Navíc za ochranu dat uložených v datovém trezoru zodpovídá Česká pošta a zprávy zde uložené neztrácejí svou platnost. Díky časovému razítku, rozšiřující zpoplatněné službě, se vám prodlouží platnost zprávy až o pět let.

Z datové schránky můžete posílat poštovní datové zprávy, které jsou vlastně obdobou doporučeného dopisu. Poštovní datová zpráva vám poslouží například k posílání upomínek na faktury po splatnosti, objednávek či smluv, můžete podat daňové přiznání, komunikovat s OSSZ nebo zdravotní pojišťovnou. Zahrnuje tedy veškerou písemnou komunikaci, u níž potřebujete prokázat, že jste ji odeslali řádně a včas.

Pokud jste často na cestách, oceníte možnost kontrolovat svou datovou schránku prostřednictvím mobilní aplikace Datovka.

Podávejte daně a formuláře elektronicky

Pokud máte datovou schránku, vztahuje se na vás povinnost podávat elektronicky daňová přiznání, přihlášky k registraci na finanční úřad, oznámení o změně registračních údajů a žádosti o zrušení registrace, vyúčtování a další hlášení. To se týká i těch, kdo mají ze zákona povinnost nechat ověřit účetní uzávěrku auditorem, a těch, kdo jsou plátci DPH.
Elektronická podání provedete na Daňovém portálu Finanční správy nebo odesláním z datové schránky.

Chcete více chytrých rad pro své podnikání a užitečné nástroje? Sledujte náš web průběžně, ať jste pořád o krok napřed před konkurencí.