3. díl: Jak být dobrým lídrem: Jak delegovat práci zaměstnancům
Odpovědí na to, jak nenechat veškeré úkoly na svých bedrech a vést tým k dobrým výsledkům, je delegování práce, které je jednou z klíčových dovedností úspěšných lídrů. Proč a jak práci delegovat? Jak kontrolovat zadané úkoly a jakým chybám se vyhnout?
Delegování práce
Delegováním práce se rozumí proces, při němž dochází k přenesení úkolů a zodpovědnosti za práci na jinou osobu. Delegace práce je zejména pro manažery velmi důležitou dovedností, kterou si musí osvojit, aby zvládli dosáhnout vytyčených cílů a aby veškeré úkoly neležely jen na nich.
Proč práci delegovat?
Jak už jsme nastínili v úvodu, delegování nerozlučně patří k práci manažerů. Existuje hned několik důvodů, proč práci delegovat. V první řadě přestanete dělat úkoly, které vás zdržují od důležitější práce. Čas získaný delegováním můžete využít podstatně efektivněji, a sice na strategické činnosti, které pro firmu mají reálné výsledky. Díky delegování práce se navíc naučíte oddělit podstatné úkoly od těch méně důležitých a můžete se dále zdokonalovat ve svých klíčových úkolech.
Jaké úkoly delegovat?
Hned na úvod je třeba zodpovědět si otázku, jaké úkoly si nechat a jaké delegovat. Abyste se rozhodli správně, je třeba znát své silné stránky a také své slabé stránky. V úkolech, ve kterých vynikáte a které mají strategický význam, byste měli nadále pokračovat. Naopak úkoly, které vám tak dobře nejdou, opakují se a snadno je zvládnou i jiní, delegujte na své podřízené.
Komu úkoly delegovat?
Velmi důležité je také úkoly delegovat té správné osobě. To se vám podaří ve chvíli, kdy perfektně poznáte svůj tým a budete znát přednosti a nedostatky jednotlivých podřízených. Úkoly tedy zadávejte lidem, kteří mají potřebné dovednosti a znalosti. Myslete také na to, že jsou lidé různí a je třeba tomu také přizpůsobit zadání úkolu. Například pracovníkům, kteří chtějí odvést perfektní výsledek, ale neví, jak úkol splnit, musíte zadání podrobně vysvětlit. Zkušeným zaměstnancům, kteří přesně ví, jak na to, ale úkol pro ně není výzvou, je třeba především vysvětlit, že i zdánlivě nedůležitý úkol má velký význam pro celkový výsledek.
Jak správně úkoly delegovat?
Předtím, než práci předáte svým zaměstnancům, si stanovte cíl, definujte svá očekávání a popište výsledek, kterého chcete dosáhnout. Podřízeným vysvětlete, jaké jsou jejich povinnosti a jakým způsobem mají být úkoly splněny. Sdělte jim také očekávání týkající se finálního výsledku. Myslete na to, že vámi zadané úkoly a také kroky vedoucí k jejich naplnění musí být jasné, přiměřené a měřitelné.
Kontrola zadaných úkolů
Někteří manažeři dělají tu chybu, že zadané úkoly nekontrolují a také nedávají svým podřízeným zpětnou vazbu, která je však cestou k zdokonalení spolupráce, a navíc zvyšuje motivaci zaměstnanců. Manažeři by si proto měli vyhradit čas, kdy budou zjišťovat, jak se zaměstnancům daří zvládnout zadaný úkol. Díky pravidelným schůzkám budete mít dokonalý přehled o tom, v jaké fázi zadaného úkolu podřízení jsou, případně zda nebojují s nějakými problémy.
Jak by měla zpětná vazba vypadat?
Zpětná vazba by měla být vyvážená, neměla by tedy obsahovat jen kritiku, ale také pochvalu, měla by být věcná a konkrétní a manažer, který zpětnou vazbu poskytuje, by měl být v komunikaci upřímný a mít emoce pod kontrolou. Je rozhodně namístě nechat podřízené zhodnotit i vaši práci. Nezapomeňte se proto svých zaměstnanců zeptat, jak se jim pod vašim vedením pracuje, zda jim komunikace vyhovuje a co by případně chtěli vylepšit.
Časté chyby při delegování práce
Mezi jednu z nejčastějších chyb manažerů při delegování práce patří, že práci vůbec nedelegují. Proč? Zejména z obavy, že podřízený neodvede delegovanou práci v požadované kvalitě. Někteří manažeři mají pocit, že daný úkol zvládnou jen oni sami, mnohdy to však nebývá pravda.
Další častou chybou je, že manažeři úkoly nedokáží dobře a přesně zadat, takže podřízení neví, co mají dělat, tudíž výsledek nenaplní očekávání manažera. A jaké jsou další obavy manažerů při delegování práce?
Na delegování není čas
Nejeden pracovní kolektiv zažil situaci, kdy manažer nevěděl, kde mu hlava stojí a byl zahlcený prací, ale jeho podřízení neměli takříkajíc do čeho píchnout. Proč k této situaci dochází? Protože manažeři často mívají pocit, že jim delegování zabere příliš mnoho času, který nemají. V případě jednorázových úkolů to může být pravda, pokud se však jedná o úkoly, jež se pravidelně opakují, rozhodně se vyplatí investovat nějaký čas do zaškolení zaměstnanců. Násobně se to totiž vrátí v následujících dnech a měsících.
Zásluhy sklidí podřízení
Někteří manažeři vidí problém s delegováním práce v tom, že sami nesklidí zásluhy za odvedenou práci a že nadřízení budou mít pocit, že jen převádí úkoly na ostatní a sami nic nedělají. Je však třeba uvědomit si, že manažer nezodpovídá jen za odvedení jednotlivých úkolů, ale za celkový výsledek, který může pozitivně ovlivnit právě správně delegovaná práce.
Závěr
Umění delegovat práci je jednou ze základních dovedností úspěšných manažerů. Pokud dokážete delegovat práci těm správným podřízeným a jasně jim vysvětlíte, co od nich očekáváte, budete mít dostatek času věnovat se důležitým úkolům. Řiďte se našimi radami a vypilujte dovednost delegovat práci k dokonalosti.