Deset pravidel správné e-mailové komunikace

E-mailová komunikace je denním chlebem většiny podnikatelů. Studie ukazují, že se za den na celém světě odešle víc než 124 biliónů obchodních e-mailů. Zajímá vás, jak e-mail napsat tak, aby mezi ostatními nezapadl? Pojďte se podívat na to, co by měl správný obchodní e-mail obsahovat a čemu byste se měli naopak vyvarovat.

1)    Předmět je základ

Předmět je často faktorem, který určuje, zda příjemce e-mail otevře, nebo ne. Špatně napsaný předmět e-mailu může navíc spam filtr vyhodnotit jako nevyžádanou poštu a automaticky ho přesunout do složky Hromadné nebo Spam. Jak tedy předmět napsat tak, aby měl e-mail šanci na úspěch? Předmět by měl jasně a stručně definovat, co je obsahem zprávy. Předmět e-mailu by také neměl být příliš dlouhý, snažte se sdělení vyjádřit pouze několika slovy.

2)    Jak na oslovení?

Nezapomeňte e-mail zahájit oslovením. V oficiální komunikaci není zahájení e-mailu pozdravem považované za vhodné. Obvykle je oslovení ve formě Vážený pane/Vážená paní a následuje oslovení akademickým titulem, funkcí nebo příjmením. Za oslovením se vždy píše čárka a další řádek by měl začínat malým písmenem.

Zajímavosti o e-mailech

Věděli jste, že lidé v průměru odešlou 2,7 milionů e-mailů za sekundu? Podle statistik 86 % podnikatelů preferuje jako způsob komunikace právě e-mail. Zajímavostí také nepochybně je, že Bill Clinton v době, kdy byl prezidentem, odeslal údajně pouhopouhé 2 e-maily. Kolik jich denně odešlete vy?

3)    Obsah e-mailu

Podle společnosti McKinsey běžnému uživateli v e-mailové schránce přistane více než 100 e-mailů denně. Je proto velmi důležité, aby čtení vašeho e-mailu zabralo příjemci co nejméně času. Myslete vždy na to, že by měl být e-mail jasný, stručný a výstižný a snažte se, aby byl tak krátký, jak to jen jde.

TIP: Vraťte se k e-mailu po několika hodinách

Píšete velmi důležitý e-mail a záleží vám na tom, aby měl úspěch? Zkuste se na něj před tím, než ho odešlete, podívat s odstupem několika hodin a zamyslete se nad tím, zda opravdu zahrnuje to, co jste chtěli vyjádřit.

4)    Pozor na chyby

E-mailová komunikace je do značné míry vaší vizitkou. E-mail proto nikdy neodesílejte ve spěchu, ale několikrát si ho po sobě přečtěte, abyste se ujistili, že neobsahuje chyby ani překlepy.

5)    Kdy e-mail odeslat?

Z výzkumu společnosti CoSchedule vyplývá, že největší pravděpodobnost, že si příjemce e-mail otevře, je v úterý, ve středu a ve čtvrtek. Co se týče denní doby, je údajně nejvhodnější e-maily rozesílat v 6:00, 10:00, 14:00 nebo mezi 20:00 a 24:00. Více než 23 % lidí si dle PassiveCashMentors.com e-mail otevře do hodiny od doručení. Statistiky také říkají, že šance, že si příjemce e-mail přečte, prudce klesá po prvních hodinách od odeslání. Po 24 hodinách od odeslání je dokonce šance, že příjemce e-mail otevře pouhé 1 %.

Rada: Odesílání e-mailu skupině adresátů

Odesíláte e-mail skupině adresátů, kteří se navzájem neznají? Nezapomeňte vložit adresy do skryté kopie.

6)    Je váš e-mail kompletní?

Už se vám taky někdy stalo, že jste odeslali rozepsanou zprávu nebo že jste zapomněli k e-mailu přidat přílohu? Skvělým tipem, jak se tomu vyvarovat, je zadávat adresáta jako poslední údaj. Co se týče příloh, zaměřte se také na jejich formát. Ne každý má Word, je proto lepší posílat přílohu ve formátu .doc nebo .pdf.

7)    E-mailový podpis

Součástí vašeho e-mailu by měl být také podpis. Co by měl správný podpis v e-mailu obsahovat? Odborníci se shodují na tom, že platí, čím méně, tím lépe. Vyhněte se tomu, aby podpis zabíral velkou část e-mailu. Ideální délka jsou čtyři řádky, kdy se podpis skládá ze jména, telefonu, názvu společnosti a odkazu na webové stránky společnosti.

TIP: Generátor podpisů

Že ještě nemáte automatický podpis? Využijte generátor podpisů od Hubspotu, díky němuž nastavíte snadno a rychle podpis, který má úroveň. Tento generátor je zdarma.

8)    Historie e-mailů

Při e-mailové komunikaci je vždy dobré navazovat na zaslaný e-mail. Příjemce jistě potěší, když místo nového e-mailu odpovíte přímo na poslední zaslaný e-mail, a vytvoříte tím praktické vlákno, ve kterém budou všechny informace přehledně na jednom místě. Ušetříte tak sobě i příjemci čas dohledáváním potřebných e-mailů.

9)    Buďte při čekání na odpověď trpěliví

Pokud odesíláte e-mail, který je pro vaše podnikání velmi významný, jistě chcete, abyste dostali odpověď co nejdříve. Myslete však na to, že příjemce vašeho e-mailu může být velmi vytížený a k vašemu e-mailu se dostane třeba až za několik dnů. Zaručeným způsobem, jak příjemce odradit, je mu během několika dnů zaslat další e-maily s urgencí. Zkuste vyčkat týden, pokud ani do týdne nedostanete odpověď, napište znovu. Je možné, že e-mail kvůli filtrům skončil v nevyžádané poště.

10)  Na co si dát při psaní obchodního e-mailu pozor?

Odborníci se shodují na tom, že byste se měli při psaní obchodního e-mailu vyvarovat smajlíků, CAPS LOCKU a vykřičníků, které mohou působit negativně. V případě dlouhého e-mailu byste měli napsat důležité informace hned na začátek a není také od věci používat odrážky a číslování, díky kterému bude e-mail přehlednější.

Dodržujte pravidla e-mailové komunikace a posuňte díky správě napsaným e-mailům své podnikání na novou úroveň.