Vše o datových schránkách pro OSVČ

Rok 2023 přinesl hned několik změn, které se týkají podnikatelů. Jednou z nich je i povinnost mít datovou schránku. Dobrou zprávou je, že sami datovou schránku zařizovat nemusíte, datové schránky budou aktivované automaticky. K čemu vlastně datová schránka slouží? Od kdy ji musíte začít používat a jak bude probíhat aktivace datových schránek ze strany státu?

Co je to datová schránka a k čemu slouží?

Datovou schránku neboli „datovku“ je možné popsat jako elektronickou obdobu klasické poštovní schránky. Jedná se o nástroj, který umožňuje odesílat a přijímat korespondenci, v tomto případě elektronickou.

Datové schránky tedy fungují podobně jako e-mailové schránky, jsou však velmi přísně zabezpečené. Pomocí datové schránky je možné komunikovat s jakýmkoliv úřadem, konkrétně například s okresní správou sociálního zabezpečení, finančním úřadem nebo zdravotní pojišťovnou. Účelem zavedení datových schránek bylo právě zejména usnadnění a urychlení komunikace mezi úřady a podnikateli, úspora nákladů za tištěné dokumenty a také zvýšení pravděpodobnosti úspěšného doručení dokumentů.

Povinné zřízení datových schránek pro všechny podnikatele v roce 2023

Na základě přijatých legislativních změn od 1. 1. 2023 dojde k povinnému zřízení datových schránek pro všechny podnikatele. Datové schránky budou státem aktivované automaticky v několika vlnách, každý den by mělo vzniknout přibližně 50 tisíc nových datových schránek a v roce 2023 jich celkově přibude 2,2 milionů.

Stát se k tomuto kroku rozhodl přistoupit z důvodu digitalizace a zefektivnění státní správy. Pro podnikatele to znamená, že nebudou muset písemnosti doručovat úřadům poštou nebo chodit osobně na podatelny. Nespornou výhodou také je, že je odesílání všech dokumentů úřadům prostřednictvím datové schránky zcela zdarma.  

Na koho se povinnost používat datovou schránku v roce 2023 vztahuje?

• V roce 2023 bude datová schránka automaticky zřízená všem právnickým osobám, které ji doposud nemají zřízenou. Jedná se například o spolky, nadace, společenství vlastníků jednotek či obecně prospěšné společnosti.
• Povinnost používat datovou schránku se bude od roku 2023 vztahovat i na fyzické podnikající osoby, tedy na všechny živnostníky a další osoby samostatně výdělečně činné, a to včetně OSVČ bez identifikačního čísla.
• I přesto, že se plánovalo, že se povinnost bude týkat i určitých fyzických osob, ministerstvo vnitra nakonec fyzické osoby z této povinnosti vyjmulo. U fyzických osob se tedy v roce 2023 nic měnit nebude, nicméně mají samozřejmě možnost si datovou schránku dobrovolně zařídit.

Povinnosti, které vyplývají z automatického zřízení „datovky“

Důležitou zprávou pro všechny podnikatele je, že se s vlastnictvím datové schránky pojí určité povinnosti. Od roku 2023 budou mít všichni podnikatelé povinnost podávat daňová přiznání elektronicky. Kromě daňového přiznání budou muset elektronicky podávat i přihlášku k registraci a oznámení o změně registračních údajů, a to včetně příloh.

Za odevzdání daňového přiznání nebo přiznání k DPH v papírové formě mohou být podnikatelé sankcionováni. Nejdříve však budou vyzváni k nápravě, a pokud nevyhoví, můžou dostat pokutu až 1 000 Kč. Postaru mohou daňová přiznání podávat pouze podnikatelé, jejichž datová schránka sice byla zřízená, ale ještě nebyla zpřístupněná.

Jak bude probíhat automatická aktivace datových schránek?

Možná vás také zajímá to, jak vlastně k aktivaci datových schránek dojde a jak se o vzniku své datové schránky dozvíte. Datové schránky se budou postupně zavádět od ledna do března. Až na vás přijde řada, obdržíte od České pošty obálku označenou žlutým pruhem, ve které najdete přihlašovací údaje ke své datové schránce.

Přihlašovací údaje se skládají z uživatelského jména a hesla pro prvotní přihlášení. Uživatelské jméno je kombinací šesti náhodných znaků a užívat ho můžete trvale. O jeho změnu sice můžete zažádat, ale nové heslo, jež vám bude zasláno, bude opět kombinací šesti náhodných znaků. Zaslané heslo je pouze dočasné a slouží jen pro první přihlášení.

Jak se poprvé do datové schránky přihlásit? 

Přihlášení do datové schránky je velmi jednoduché. Přihlásíte se na adrese mojedatovaschranka.cz, kde z metod přihlášení zvolíte přihlášení uživatelským jménem a heslem. Zadáním těchto zaslaných údajů datovou schránku aktivujete a budete mít možnost přijímat a odesílat zprávy.

V případě, že byste se do datové schránky nepřihlásili, po uplynutí 15 dnů by došlo k její automatické aktivaci. Doporučujeme se však do schránky přihlásit co nejdříve, po automatické aktivaci vám totiž mohou začít chodit důležité dokumenty, které byste mohli přehlédnout.

Změna hesla

Poté, co se poprvé přihlásíte, budete vyzváni ke změně hesla, bez změny hesla byste nemohli datovou schránku plnohodnotně využívat. Ve chvíli, kdy si nastavíte nové heslo, systém po vás bude chtít zadat vaši e-mailovou adresu. Na tu vám budou chodit notifikace o doručených zprávách.

Pokud nechcete notifikace přijímat prostřednictvím e-mailové schránky, můžete využít možnost příjmu notifikací do aplikace Mobilní klíč eGovernmentu nebo upozornění formou SMS, zprávy jsou ale zpoplatněny částkou 3 Kč za jednu zprávu.

Jaké jsou výhody datových schránek pro podnikatele?

Datové schránky, které vypadají velmi podobně jako e-mailová schránka, jsou spojeny s řadou výhod, které vám zásadně usnadní komunikaci s úřady, firmami a dalšími subjekty.

• Výhodou je skutečnost, že můžete korespondenci vyřídit kdekoliv a takřka odkudkoliv a nemusíte brát ohled na otevírací dobu úřadů.
• Každou odeslanou zprávu si můžete uložit a snadno tak prokázat, že jste dokument odeslali.
• V neposlední řadě ušetříte na poštovném a ušetříte čas nutný k osobní návštěvě úřadů.

Jsou s datovou schránkou spojené i nějaké nevýhody?

Při používání datové schránky byste si měli být vědomi i několika nevýhod, které se s ní pojí.

• V první řadě myslete na to, že byste si měli kontrolovat dokumenty, které vám do schránky chodí. Téměř všechny písemnosti, jež vám dojdou, budou totiž do 10 dnů považované za doručené, a to i přesto, že se do datové schránky nepřihlásíte.
• Nevýhodou je i to, že se všechny zprávy po třech měsících automaticky mažou. Je sice možné je ve formátu pdf uložit do počítače, ale bez časového razítka, které příjem zprávy potvrzuje. Toto potvrzení si můžete uchovat delší dobu díky zálohování do počítače s elektronickým podpisem nebo časovým razítkem, případně zřízením služby Datový trezor. Obě služby jsou ale zpoplatněné.
• Prostřednictvím datové schránky můžete komunikovat i mimo státní správu. Přijaté zprávy jsou sice zdarma, ale odchozí zprávy jsou zpoplatněny částkou 5 Kč.

Stručně

• Od 1. 1. 2023 dochází k povinnému zřízení datových schránek pro všechny podnikatele.
• O zřízení „datovky“ se ale starat nemusíte, datové schránky ve třech vlnách od ledna do března 2023 automaticky zřizuje stát.
• Jakmile ji zřídí i vám, dojde vám obálka se žlutým pruhem, ve které najdete přihlašovací údaje, kterými se do datové schránky přihlásíte na stránkách mojedatovaschranka.cz.