10 základních pravidel business etikety na obchodní schůzce

Dodržování základů etikety je velmi důležité nejen v běžném životě, ale také v tom obchodním. Podle odborníků dodržování etikety při obchodních schůzkách zlepšuje vztahy s obchodními partnery, zvyšuje produktivitu a přispívá k utváření respektující atmosféry. Jaká pravidla během obchodní schůzky dodržovat tak, aby schůzka skončila úspěchem?

Pravidlo 1: Přijďte na schůzku připravení

Před tím, než se vydáte na obchodní schůzku, vsaďte na pečlivou přípravu. Vyhledejte si a zpracujte veškeré důležité informace. Pokud například sjednáváte obchod, je dobré mít přehled o cenových nabídkách konkurence apod.

Kromě toho byste si měli ujasnit, čeho přesně chcete schůzkou dosáhnout. V případě, že vás čeká jednání s cizincem, nastudujte si pravidla obchodních jednání dané země, abyste se vyhnuli případnému faux pas.

Pravidlo 2: Vhodně se oblékněte

Správný dojem na potenciální klienty nebo na business partnery neuděláte jen dostatečnou přípravou, ale také vhodným oděvem. V případě, že se chystáte na jednání s bankou, měli byste se obléci podle zásad stylu business formal. Pokud se však chystáte na schůzku do méně formálního prostředí, například do malé nebo střední firmy, bude dostatečné oblečení ve stylu smart casual.

Jak se obléknout ve stylu business formal?

Muži by si měli obléci tmavě modrý nebo šedý oblek a doplnit ho o kravatu v tmavších odstínech. Příkladem vhodného oděvu pro ženy ve stylu business formal je jednobarevný kostým se sukní nebo kalhotami a košile či halenka.

Jak se obléknout ve stylu smart casual?

Smart casual je volnějším stylem než business formal. Příkladem pro muže mohou být méně formální bavlněné kalhoty, košile s dlouhým rukávem a volnočasové sako. Ženy si mohou obléknout například kalhoty či úzkou sukni s délkou ke kolenům a halenku či košili.

Pravidlo 3: Na schůzku dorazte včas (nebo ještě lépe s předstihem)

Říká se, že je první dojem tím nejdůležitějším a jen máloco dokáže první dojem pokazit tak, jako pozdní příchod na domluvenou schůzku. Včasný příchod je ukázkou profesionality a respektu.

Na obchodní schůzku se ideálně dostavte alespoň několik minut předem, abyste měli dostatek času srovnat si své myšlenky a případně si připravit potřebné podklady. Pokud se z jakéhokoliv důvodu zpozdíte, dejte o tom vědět co nejdříve protistraně a za zpoždění se omluvte.

Pravidlo 4: Zaměřte se na stisk ruky

Jedním z prvních dojmů, které si protistrana z obchodní schůzky odnese, je podání ruky. Tento několikavteřinový akt o vás může prozradit mnohem více, než možná tušíte.

Správný stisk ruky je pevný a trvá asi jednu až dvě vteřiny. Při podání ruky byste měli stát a ruku podat dlaní kolmo k zemi nebo hranou směrem k zemi. Stisk ruky by měl být doprovázený pohledem do očí a jemným úsměvem, kterým protistraně naznačíte, že vás těší, že jste se potkali.

Pravidlo 5: Naučte se základní pravidla při předávání vizitek

I v dnešní době, kdy je nedílnou součástí business světa elektronická komunikace, mají při obchodních schůzkách své místo vizitky. Pokud chcete partnerovi vizitku předat, předejte mu ji na začátku schůzky, krátce po představení.

Vizitku mějte předem připravenou, abyste předešli tomu, že ji budete dlouhé minuty hledat po kapsách. V případě, že vám dá vizitku i protistrana, podívejte se na ni a přečtěte si ji, následně vizitku viditelně uložte. Vyvarovat byste se podle expertů na etiketu rozhodně měli tomu, cokoliv na vizitku psát.

Pravidlo 6: Nepodceňujte řeč těla

Při obchodní schůzce je důležité nejen to, co vyjadřujete slovy, ale také tónem hlasu, mimikou a řečí těla. Jak tedy při jednání využít řeč těla ve svůj prospěch?

Při chůzi choďte vzpřímeně a nemějte svěšená ramena. Ve chvíli, kdy se posadíte, nenaklánějte se ani dozadu, ani dopředu, ideální poloha vsedě je s rovnými zády a otevřeným hrudníkem. Vyvarujte se nežádoucím pohybům, jako je hraní si s vlasy, cvakání propiskou nebo poklepávání nohou.

Pravidlo 7: Soustřeďte se na partnera, ne na mobilní telefon

Průzkum USC Marshall School of Business ukázal, že 86 % dotázaných považuje za nevhodné reagovat na telefonní hovory během obchodní schůzky. 84 % oslovených si myslí, že je také nevhodné během schůzky odpovídat na SMS zprávy nebo e-maily.

Používání telefonu při jednání je vůči druhé straně neuctivé a budí dojem, že máte zrovna na práci něco důležitějšího. Během schůzky proto mějte telefon schovaný a vypněte si vyzvánění.

Pravidlo 8: Buďte zdvořilí a profesionální

Základem úspěšné obchodní schůzky je vytvoření respektujícího prostředí. Vyhněte se jakýmkoliv negativním nebo nezdvořilým komentářům a používání neformálního jazyka. Neskákejte protistraně do řeči, ale nechejte ji vždy domluvit.  

Pravidlo 9: Seznamte se s platící etiketou

Pozvali jste protistranu na obchodní schůzku do restaurace? V tom případě myslete na to, že útratu by měl podle etikety vždy zaplatit ten, kdo schůzku svolal. Zaplatit byste měli také v případě, že z výsledné schůzky budete vy nebo vaše firma profitovat více než druhá strana nebo když budete jíst s klienty, kteří jsou pro vaši společnost důležití.

Při výběru restaurace zvolte takovou, jejíž úroveň odpovídá obchodnímu jednání. Pokud jste naplánovali obchodní schůzku v kanceláři, nabídněte protistraně alespoň vodu, čaj nebo kávu.

Pravidlo 10: Schůzku vhodně zakončete

Jakákoliv obchodní schůzka by měla vést ke konkrétnímu výsledku, aby měly obě strany jasno v tom, jaký bude další postup. Na závěr tedy shrňte, k čemu jste během schůzky došli a během rozloučení poděkujte protistraně za čas, který vám věnovala.

Stručně

• Před schůzkou si vyhledejte a zpracujte veškeré důležité informace a ujasněte si, čeho přesně chcete schůzkou dosáhnout.
• Správný dojem na potenciální klienty nebo na business partnery neuděláte jen dostatečnou přípravou, ale také vhodným oděvem.
• Na obchodní schůzku se ideálně dostavte alespoň několik minut předem, abyste měli dostatek času srovnat si své myšlenky a případně si připravit potřebné podklady.
• Správný stisk ruky je pevný a trvá asi jednu až dvě vteřiny. Stisk ruky by měl být doprovázený pohledem do očí a jemným úsměvem.
• Vizitku předejte na začátku schůzky, krátce po představení.
• Při obchodní schůzce je důležité nejen to, co vyjadřujete slovy, ale také tónem hlasu, mimikou a řečí těla.
• Používání telefonu při jednání je vůči druhé straně neuctivé. Během schůzky proto mějte telefon schovaný a vypněte si vyzvánění.
• Vyhněte se jakýmkoliv negativním nebo nezdvořilým komentářům a používání neformálního jazyka. Neskákejte protistraně do řeči.
• Útratu v restauraci by měl podle etikety vždy zaplatit ten, kdo schůzku svolal.
• Na závěr shrňte, k čemu jste během schůzky došli a během rozloučení poděkujte protistraně za čas, který vám věnovala.